Dzisiejszy świat wymusza często na właścicielach firm nowe, całkiem innowacyjne podejście do gospodarki rynkowej i jej procesów. Charakteryzują się one ciągłymi zmianami, co powoduje konieczność nowego spojrzenia na przedsiębiorstwo i jego funkcje. Jedną z takich funkcji jest planowanie.

Planowanie jest procesem opracowywania celów i zadań firmy, przygotowywaniem środków, pozwalających owe cele realizować w wyznaczonych ramach czasowych. Planowanie jest procesem ciągłym, nie da się bowiem opracować jakiegoś planu "raz na zawsze", do końca istnienia przedsiębiorstwa. Plany należy opracowywać systematycznie.

Oczywiście, planować należy jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania firmy i sprawnego realizowania założonych celów. Innymi słowy musi istnieć plan początkowy.

Specyficznym jego przykładem jest biznes plan. Jest to szczegółowy opis działalności przedsiębiorstwa i jego rozwoju. Tworzy się go szczególnie dla firm, które dopiero rozpoczynają swoją działalność, ale również dla tych, które swój debiut na rynku mają już dawno za sobą.

Opracowany biznes plan jest główną podstawą do opracowania ewentualnej propozycji finansowania dla innych osób, które zainteresowane są danym przedsięwzięciem. Jest to ważna funkcja biznes planu jako źródła informacji. Jest on jednakże również ważny dla samego pomysłodawcy przedsięwzięcia. Pozwala mu na odpowiednie przemyślenie złożoności i sensowności projektu oraz zabezpieczenie go od strony finansowej.

Opracowując taki dokument pomysłodawca musi zachować obiektywność. Tylko wtedy będzie mógł dostrzec mocne i słabe strony przedsięwzięcia oraz określić wszystkie jego potrzeby. Dostrzeżenie potrzeb firmy

w początkowym etapie pozwala na optymalne planowanie, które ułatwi dojście do wyznaczonych przez nas celów. Plan początkowy stanowi również swego rodzaju system wczesnego ostrzegania, który pozwala na czas wykryć i usunąć nieprawidłowości.

Opracowując biznes plan należy zachować pewien stopień realizmu. Wiele przedsięwzięć kończyło się porażką z powodu nadmiernego i nieuzasadnionego optymizmu pomysłodawców. należy więc realnie patrzeć na wszystkie aspekty działań przedsiębiorstwa, a w szczególności na jego stronę finansową. Planując dochody

i wydatki warto oprzeć się o informacje z przeszłości, pozwalające uzmysłowić sobie pewną wizję funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wszystkie dane muszą być zebrane dokładnie i z należytą starannością. Opracowanie takiego planu wymaga więc rzetelności i dłuższego czasu, potrzebnego na zebranie i opracowanie wszystkich informacji.

W sytuacji, kiedy biznes plan opracowywany jest dla firmy, która istnieje na rynku od dłuższego czasu pozwala on na zauważenie problemów, które nie są jeszcze na tyle poważne, aby zagrozić bezpieczeństwu przedsięwzięcia.

Czasem po napisaniu biznes planu okazuje się, że projektowane przedsięwzięcie nie ma większego sensu w obecnej sytuacji rynkowej. Nawet wówczas plan spełnia swoją funkcję - pozwala zorientować się na rynku i angażować tylko w te projekty, które mają szansę powodzenia w realizacji, a ich istnienie ma gospodarczy sens.

Planowanie jest więc jedną z najważniejszych czynności przed rozpoczęciem zupełnie nowej działalności lub przekierowaniem już istniejącej. Innymi słowy: im lepszy biznes plan, tym większe szanse na sukces.

Cele i funkcje biznes planu:

Głównymi celami biznes planu są:

- przedstawianie przyszłej sytuacji, w jakiej znajdzie się przedsiębiorstwo,

- prezentacja celów, do których dąży,

- opis środków, za pomocą których zamierza te cele osiągnąć.

Funkcje:

- biznes plan jest ważny zarówno dla samego przedsiębiorstwa jak i dla jego otoczenia. Stanowi podstawę przy pozyskiwaniu funduszy, np. w postaci kredytów i pożyczek bankowych czy podczas negocjacji z inwestorami.

- Określa on ile środków potrzebuje przedsiębiorca na konkretne inwestycje.

- Jest narzędziem wyceny przedsiębiorstwa.

- Jest on także narzędziem kontroli i planowania działań.

- Ułatwia właściwe zarządzanie poprzez szczegółowe definiowanie celów.

- Pomaga w przyszłej ocenie stopnia zrealizowania założonych na początku celów.

Ważną sprawą jest ustalenie adresata projektowanego biznes planu. Bo innego bowiem będzie chciał widzieć

w nim bank, w którym ubiegamy się o pożyczkę, a co innego inwestorzy.

Zadania szczegółowe biznes planu:

- Wybór strategii działania

- Poszukiwanie partnerów

- Uzyskanie środków finansowych

- Oszacowanie ryzyka

- Ocena rynku

- Poznanie konkurencji

- Ocena branży

- Określenie potrzeb finansowych

- Oszacowanie przychodów i kosztów

- Ocena mocnych i słabych stron

- Przedstawienie koncepcji rozwoju

Jak napisać biznes plan

Nie ma uniwersalnego wzoru pisania biznes planu. Istnieje jednak specyficzna procedura, której warto przestrzegać, gdyż od tego zależy nieraz powodzenia całego przedsięwzięcia. Każda firma musi mieć swój własny unikatowy dokument, bo przecież każda ma swoją specyfikę działania. Ważna jest oryginalność pomysłu i jego opracowania.

Z reguły napisanie biznes planu jest zadaniem kierownictwa firmy. Może ona co prawda zlecić jego przygotowanie firmie zewnętrznej, wtedy jednak traci możliwość posiadania wpływu na kształt opracowywanego dokumentu. Samodzielne opracowywanie biznes planu pozwala uświadomić sobie, z jakimi problemami możemy się zetknąć w najbliższej przyszłości.

Opracowywanie biznes planu zmusza przedsiębiorców do ciągłego myślenia o własnych koncepcjach, uzmysławia im niedostatków ich wiedzy, a także wymaga podejmowania decyzji i sprzyja spójnej i jednolitej strategii. W trakcie przygotowywania dokumentu rozważane są wciąż nowe, odmienne koncepcje, które następnie są oceniane. Istnieje również szansa na uchwycenie potencjalnych zagrożeń.

Biznes plan powinien składać się z kilku zasadniczych części. Są nimi:

- streszczenie menedżerskie,

- pomysł- opis firmy,

- zarządzanie,

- plan marketingowy,

- plan organizacyjny,

- analiza ryzyka,

- realizacja,

- plan finansowy.

1). Streszczenie - podsumowanie menedżerskie - skrótowe przedstawianie tego czym szczegółowo będzie się zajmował cały biznes plan.

Ogólny zarys projektu jest tutaj szansą, aby w sposób rzetelny, a zarazem interesujący zaprezentować nasz pomysł. Sukces przedsięwzięcia zależy bowiem w dużej mierze od wsparcia zewnętrznego, które trzeba w jakiś sposób pozyskać. Zdolność firmy do pozyskiwania kredytów wiąże się szeroko z jej zdolnością do klarownego precyzowania zamierzonych celów oraz racjonalnego doboru celów prowadzących do ich osiągnięcia.

Streszczenie biznes planu jest jego wizytówką, powinno więc zachęcać do dalszej lektury. Musi zawierać najistotniejsze informacje, a przede wszystkim podawać wszystkie zalety przedsięwzięcia.

Właśnie w podsumowaniu powinna znaleźć się krótka historia projektu (zostanie omówiona dokładnie poniżej)

i porównanie tej dawniejszej sytuacji z obecną.

Tak jak od jakości biznes planu zależy powodzenie całego przedsięwzięcia, tak od tego jakie wrażenie robi streszczenie na czytającym zależy to czy sięgnie on po dalsze strony opracowania przedinwestycyjnego. Bezwzględnie ważne jest więc przestrzeganie zasady umieszczania w nim tylko najważniejszych kwestii, pamiętając przy tym, aby było ono łatwe w odbiorze, napisane prostym i zrozumiałym dla każdego językiem.

2). W opisie firmy powinny zostać zawarte informacje dotyczące ogólnego jej zarysu, rodzaju przedsięwzięcia oraz tego, w jaki sposób będzie się ona odróżniać od konkurencji. Powinien on zawierać również takie elementy jak:

- misja firmy - hasło przewodnie jej działalności,

- podsumowanie wykonawcze - definicja firmy,

- osobowość prawna firmy - czyli czy będzie to np. jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy jakaś inna,

- konkurencyjność oferty - sposób odróżniania się od konkurencji.

W tym punkcie szczególnie zaakcentowana powinna zostać unikalność naszego produktu czy usługi. Należy postarać się wyszczególnić czym nasza firma będzie różnić się od konkurencji i co świadczyć będzie o jej wyjątkowości. Dobrze jest również zaznaczać nowości technologiczne, z których zamierza korzystać nowe przedsiębiorstwo.

Ważnym czynnikiem jest nie tylko dokładne opisanie produktu czy usługi, które zamierzamy wytwarzać ale

i określenie rynku docelowego, do którego zamierzamy kierować naszą ofertę. Powinna zostać podkreślona potrzeba istnienia danego produktu na rynku . Należy również wspomnieć jeżeli istnieją jakieś specyficzne wymagania dotyczące sprzedaży bądź używania tego produktu.

3). Zarządzanie

Ważną częścią biznes planu jest profil organizacyjny firmy. Warto więc zaprezentować w nim najważniejsze osoby zarządzające przedsiębiorstwem, ich kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, wykształcenie i przebieg kariery. Dobrze jest podkreślić atuty własne i całego zespołu.

Zarządzanie jest w pewnym stopniu wiedzą o tym, dokąd przedsiębiorstwo zmierza.

Wybierając zarząd należy kierować się doświadczeniem, wiedzą i zrozumieniem dla profesjonalnej sylwetki sprawowanych funkcji pomiędzy osobami typowanymi na określone stanowiska.

Prawa i obowiązki całego zespołu powinny być nakreślone jasno i przejrzyście.

W opinii wielu inwestorów jakość kierownictwa często determinuje potencjalny sukces firmy. Dlatego tak ważnym jest zaprezentowanie sylwetek osób przewidywanych do wejścia w skład zarządu, ich dotychczasowych sukcesów, zajmowanych pozycji i osiągnięć na polu zawodowym.

Dobrze jest również dołączyć schemat organizacyjny i udowodnić, że w danej firmie pracuje zgrany i sprawny zespół, o dużych kwalifikacjach i sprawdzający się w trudnych sytuacjach. Warto wspomnieć również

o przyczynach, mających swe podstawy w przeszłości pozwalające zakładać, że załoga firmy będzie zgodnie współpracować przy realizacji zadań rozwojowych założonych w biznes planie.

3). Plan marketingowy

W planie marketingowym jest miejsce na analizę rynku, na którym będzie działać lub już działa dane przedsiębiorstwo. chodzi tutaj o opis poszczególnych klientów, do których kierowane są produkty czy usługi firmy, ich promocji, sprzedaży i dystrybucji.

- analiza rynku - wymaga uwzględnienia geograficznego usytuowania firmy, jej rozwoju, możliwości konkurencyjnych, nisz rynkowych oraz liderów.

- identyfikacja klientów - określenie, kto będzie klientem firmy, dla której jest opracowywany biznes plan (klienci bezpośredni czy podmioty gospodarcze),

- lokalizacja - określenie planowanego obszaru działania firmy.

- dystrybucja - określenie w jaki sposób firma będzie dostarczać produkty na rynek.

- reklama - sposób pozyskiwania klientów.

- public relations - sposób tworzenia pozytywnego wizerunku firmy, dbanie o kontakty z mediami, które pozwalają tworzyć dobrą opinię o przedsiębiorstwie.

- polityka cenowa - powinna zawierać przewidywaną strategię cenową i informację o spodziewanych zyskach.

- warunki sprzedaży i kredytu - zanim zostanie przeprowadzona jakakolwiek transakcja powinny zostać ustalone warunki płatności.

Innymi słowy marketing jest zamianą pomysłów na strategie.

Inwestorzy są przede wszystkim zainteresowani tym, jak produkt czy usługa będzie odebrana na rynku, jakie korzyści z kupna odniesie klient i czym będzie można go zmobilizować do zakupu towaru bądź usługi. Przydatne jest więc porównanie produktu naszej firmy z istniejącymi na rynku oraz oszacowanie korzyści wynikających z przyjęcia naszej oferty.

Dobrze określona strategia pozwoli skutecznie zrealizować określone cele. Dlatego w biznes planie powinna znaleźć się wzmianka dotycząca sposobu prowadzenia kampanii informacyjnej dla klientów samych klientów, ich charakterystyka. Warto również zadbać o odpowiednią reklamę i promocję swojego produktu.

Bardzo ważnym składnikiem kampanii reklamowej jest podanie ceny wytwarzanego produktu. Nie powinna ona odbiegać poziomem od konkurencji. Ustalenie wysokości ceny pozwoli na orientacyjne określenie poziomu zysku, jakiego można się spodziewać ze sprzedaży tegoż produktu. Po zdefiniowaniu strategii cenowej należy wyliczyć metody dystrybucji - przedstawicieli, dealerów, itp. Podsumowując, celem wszystkich działań marketingowych musi być zaprezentowanie możliwie jak najskuteczniejszego sposobu sprzedania wytworzonego towaru.

4). Plan organizacyjny - część ta musi zawierać opis codziennego funkcjonowania firmy i wszystkich jej funkcji,

- pracownicy - większość małych firm składa się tylko z jednej osoby, jeżeli jednak przewiduje się zatrudnienie wielu osób, to w biznes planie powinno się zawrzeć informacje dotyczące tego gdzie można znaleźć pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami, w jaki sposób będzie się ich motywować, czy będą przewidziane szkolenia i co będzie ich treścią,

- dostawcy - określanie z kim będzie się współpracować i na jakich zasadach,

- księgowość - należy sobie odpowiedzieć na pytanie, jaki rodzaj księgowości będzie się prowadzić w zakładanej firmie oraz czy będzie się to robić samemu czy za pomocą firmy zewnętrznej.

5). Analiza ryzyka - z przedsięwzięciami finansowymi zawsze związane jest ryzyko, plan biznesowy w pewnym stopniu pozwala je przewidzieć i zminimalizować.

6). Realizacja - punkt ten powinien zawierać wzmiankę o tym, co i w jaki sposób przyczyni się do zrealizowania przedsięwzięcia w praktyce. Nie należy przy tym zapominać o harmonogramie, zgodnie z którym realizowane będą poszczególne etapy projektu.

7). Plan finansowy - najważniejszym punktem jest wycena finansowa przedsiębiorstwa. Należy wziąć pod uwagę kilka rodzajów sprawozdań:

- rachunek zysków i strat - zawiera dochody i wydatki w jakimś okresie, najlepiej w trzyletniej perspektywie.

W pierwszym roku najlepiej rozbić go na miesiące, a potem na lata.

- arkusz bilansowy - zestawienie aktywów ze zobowiązaniami,

- rachunek przepływu środków pieniężnych - ilość gotówki, która przepływa przez firmę w postaci wpływów

i wydatków, informacja ta pozwala właścicielowi zorientować się, jaki kapitał będzie mu potrzebny.

Profesjonalnie przeprowadzona analiza rynku ma znaczenie przy określaniu zakresu programu inwestycyjnego, wielkości obiektu, wymaganej technologii i doborze lokalizacji. Na samym początku dobrze jest wiec określić szacunek aktualnego i potencjalnego rynku. Należy również przygotować prognozę rozwoju tego rynku

i określony poziom dochodów z użytkowanego obiektu.

Kwestia finansowania jest jedną z ważniejszych przy tworzeniu dokumentu typu biznes plan. Na niewiele zdadzą się bowiem nawet najlepsze pomysły jeżeli nie przekonamy banku do udzielenia nam kredytu na rozpoczęcie działalności. Zarówno więc inwestorzy jak i bank muszą znać całość kosztów realizowanego przedsięwzięcia, jak również zainteresują ich poszczególne pozycje kosztorysu. Po wymienieniu poszczególnych źródeł finansowania, należy zwrócić uwagę, aby koszty całkowite były zrównoważone z całkowitym finansowaniem.

W biznes planie powinno znaleźć się również udokumentowanie środków własnych. Każdy bank jest zainteresowany wielkością kapitału własnego. Należy również przedstawić sposób pozyskania środków obcych, jeśli własne okażą się niewystarczające.

Ważne są również informacje ile pieniędzy będzie dokładnie potrzebne i jakie będzie ich szczegółowe przeznaczenie.

Cała aktualna sytuacja finansowa firmy powinna być dokładnie opisana, łącznie z wszelkimi rodzajami zobowiązań i terminami ich uregulowania.

Nie należy także zapomnieć o prognozach finansowych czyli oszacowaniu rezultatów działalności naszej firmy w przyszłości Wszystkie kwestie związane z finansami powinny być rozplanowane w rzetelny i bardzo realistyczny sposób. Od tego zależy przecież powodzenie całego przedsięwzięcia.

Oczywiście należy brać pod uwagę, iż nie wszystkie założenia okażą się zgodne z rzeczywistością, jednak już samo przygotowanie biznes planu pozwoli zorientować się w zawiłościach prowadzenia firmy.

Ważnym elementem jest również historia projektu.

Wspomnienia wymagają:

- ważne daty w historii projektu,

- dotychczas przeprowadzone studia i analizy,

- wnioski i decyzje będące przedmiotem wcześniejszych studiów,

- przyczyny, dla których projekt nie został wcześniej wykonany.

Powinna znaleźć się również wzmianka o:

- wykonanych studiach przedinwestycyjnych,

- studium możliwości,

- studium przedrealizacyjnym,

- studium ostatecznej realizacji projektu,

- specjalistycznych studiach szczegółowych,

- kosztach ekspertyz i konsultacji,

- badaniach i analizach wstępnych.

Lokalizacja

Studium przedinwestycyjne powinno określić właściwą lokalizację projektu. Jej wybór powinien być dokonany przy uwzględnieniu regionalnej polityki gospodarczej, dostępu do rynków zbytu i źródeł zaopatrzenia, infrastruktury, warunków lokalnych rozwoju społeczno - ekonomicznego. Wybór lokalizacji dokonywany jest

w ramach rozległego obszaru, na terenie którego rozważa się różne lokalizacje szczegółowe.

Należy wziąć pod uwagę również aspekt ekologiczny.

Studium musi zawierać dogłębną i obszerną analizę ekologicznych skutków danego projektu. Przede wszystkim jednak powinna się ona charakteryzować realizmem, który pozwoli na szybkie wykrycie i zneutralizowanie wpływu zagrożeń na środowisko. Skutki ekologiczne są o tyle ważne do przewidzenia, gdyż mają one znaczące wpływ na opłacalność finansową i gospodarczą projektu oraz przesądzają o jego charakterystyce technicznej.

W składzie analizy ekologicznej powinny się znaleźć:

- identyfikacja możliwych skutków ekologicznych.

- identyfikacja "odbiorców" zanieczyszczeń,

- analiza skutków ekologicznych,

- analiza zalecanych sposobów ograniczenia wpływu ujemnych skutków projektu.

Ważnym składnikiem studium przedinwestycyjnego jest dokumentacja techniczna i opis technologii.

Przy określaniu dokumentacji dla własnego projektu należy określić:

- przyjęta technologię i know - how,

- program realizacji projektu,

- dane wykorzystywane przy przygotowywaniu dokumentacji,

- alternatywne projekty i technologie,

- wybór optymalnej technologii z uzasadnieniem.

Wybór technologii powinien brać pod uwagę:

- wymagania rynku, potrzebne nakłady i zasoby,

- program realizacji i potencjał wytwórczy,

- typ wymaganej technologii, jej zdolność wytwórczą i źródło pochodzenia,

- warunki dostępu do technologii,

- skutki społeczne, polityczne, ekonomiczne i ekologiczne,

- koszt technologii,

- zarys projektu.

Analiza zarysu projektu oprócz opisu siedziby powinna również zawierać wszelkie kwestie związane

z zaopatrzeniem, realizacją projektu oraz wymaganą infrastrukturą pomocniczą. Całościowe podejście ma służyć temu, aby określić jakie inwestycje towarzyszące powinny być zrealizowane i sfinalizowane w ramach projektu bądź podjęte przez osoby trzecie.

Charakterystyka fizyczno - przestrzenna i funkcjonalna projektu jest podstawą przyszłych prac inżynieryjno budowlanych.

Poprawnie przygotowany biznes plan jest instrumentem rozwoju nowoczesnej firmy i czymś w rodzaju polisy ubezpieczeniowej, która chroni przed podejmowanie nieuzasadnionego ryzyka. Umożliwia również przetrwanie w trudnych i ekspansję w lepszych czasach. Jego specyfika powinna zależeć od rodzaju działalności, jaka ma być głównym zadaniem danego przedsiębiorstwa. Musi być on skonstruowany profesjonalnie, a zarazem w sposób pozwalający na jego zrozumienie przez każdego czytającego. Czas i wysiłek poświęcony na jego przygotowanie nie pozostanie jednak stracony. Dobrze przygotowany biznes plan jest bowiem podstawą sukcesu działalności firmy na rynku.

Niniejsza praca miała na celu przybliżyć pewne wskazówki, które można wykorzystać przy opracowywaniu takiego dokumentu. Oczywiście nie było możliwe dokładne opracowanie zawartości biznes planów z każdej branży, myślę jednak, że zaakcentowane zostało najważniejsze przesłanie - dobry biznes plan to początek sukcesu naszej firmy na rynku.