1. Planowanie- pochodzi od łacińskiego słowa "planta", które oznaczało "szkic budynku". Zatem "planować" znaczy- zaprojektować jakiś szkic, schemat, działanie lub wykonanie czegoś. W języku zarządzania "planowanie" oznacza wytyczanie celów przedsiębiorstwa i określanie najlepszej i najprostszej drogi do ich osiągnięcia.
  2. Planowanie jest procesem podejmowania pewnych decyzji. Zawiera w sobie przewidywanie warunków, jakie nastąpią w przyszłości oraz wykorzystanie środków działania i sformułowanie ich celów z uwzględnieniem wszystkich cech zaistniałej sytuacji. Planowanie jest procesem ciągłym, składającym się z uporządkowanych działań. Proces ten składa się z następujących części:
    1. cele ogólne
    2. środki
    3. zasoby
    4. realizacja
    5. kontrola
  1. Planowanie składa się z kilku etapów. Oto poszczególne z nich:
    1. określenie celów
    2. ocena obecnej sytuacji
    3. ustalanie procedury postępowania (procedura w planowaniu to opis przemiany posiadanych zasobów w rezultaty. Innymi słowy- jest to określenie tego, co, kto i kiedy ma wykonać i kto jest za to odpowiedzialny)
    4. ustalenie harmonogramu pracy
    5. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację planów, zakresu jej władzy, sposobów sprawowania kontroli nad planem i zasobami oraz odpowiedzialności za wynik, za który ta osoba odpowiada
    6. sprawdzenie wykonania planów oraz kosztów jego wprowadzenia w życie
  1. Planowanie można postrzegać jako określanie stanu w przyszłości, który chciałoby się osiągnąć, czasu jego zrealizowania oraz ustalenie koniecznych do osiągnięcia tego stanu działań, które przedstawiane są w formie planów oraz które nie mogłyby wykonać się same. Reguły planowania w przedsiębiorstwie skupiają się zazwyczaj na ustaleniu celów oraz na decydowaniu o kolejności działań poprzez ustalenie zadań, jakie są do wykonania.
  2. Istnieją cztery zasadnicze role, jakie spełniają cele w organizacji:
    1. są wskazówką oraz nadają odpowiedni kierunek czynnościom osób, działającym w organizacji. Dzięki temu pozwalają one na zrozumienie tego, dokąd dana organizacja zmierza oraz dlaczego osiągnięcie zamierzonego punktu jest aż tak ważne.

Przykładem może być firma Hewlett-Packard i jej plany dotyczące obniżenia kosztów napraw gwarancyjnych. Sygnał płynący z tych zamierzeń sprawia, że firma jest bardzo zaangażowana w sprawę poprawy jakości produktu oraz obniżenia kosztów napraw.

    1. ustalanie celów pozytywnie wpływa na planowanie. Dobre wyznaczenie celu sprzyja planowaniu, a z kolei ono ułatwia planowanie innych celów w przyszłości
    2. cele mogą stać się źródłem do motywacji dla podwładnych. Jeśli postawione cele są dobrze i jasno sformułowane i maja umiarkowany stopień trudności, może to zachęcić pracowników do zwiększonego wysiłku, szczególnie jeśli po osiągnięciu zamierzonego celu zostaną oni wynagrodzeni
    3. dzięki celom pojawia się prawidłowo działający mechanizm oceny i kontroli. Dzięki temu wyniki, które zamierzamy osiągnąć w przyszłości, można ocenić już dzisiaj na podstawie realizowania wytyczonych celów.
  1. Cechy dobrego planu:
    1. realność planu- aby plan był prawdopodobny do zrealizowania, należy dobrze rozpoznać warunki, w jakich działa organizacja i uzyskać pewność, że posiadane środki wystarczą do jego realizacji
    2. wewnętrzna zgodność, spójność planu- wyznaczone cele nie powinny być ze sobą ani sprzeczne ani wykluczające się wzajemnie
    3. operatywność- zrozumiałość planu, jego przejrzystość i ścisłość, dzięki której nadaje się on do wprowadzenia w życie zgodnie z przewidywanym wykorzystaniem środków oraz kierunkiem działania
    4. elastyczność, która pozwala na realizację zamierzeń nawet w zmienionych warunkach, z uwzględnieniem zawartych w nim różnych wariantów ewentualnych rozwiązań
    5. terminowość- określenie czasu wykonania zarówno celu pośredniego, jak i celu głównego
    6. kompletność- branie pod uwagę wszystkich koniecznych i niezbędnych działań, które prowadzą do realizacji celu
    7. perspektywiczność- umiejętność wybiegania w przyszłość połączona z uwzględnieniem różnic pomiędzy planami krótkookresowymi z długookresowymi, tak aby nie były one ze sobą sprzeczne
    8. konkretność- określenie w sposób jak najbardziej ścisły, dokładny i konkretny celów, jakie maja zostać osiągnięte.
  1. Ustalane przez poszczególne organizacje zamierzenia mogą się między sobą różnić szczeblem, dziedziną oraz ramami czasowymi.

Cele wyznaczane na różnym poziomie szczebli:

  1. cele strategiczne- wyznaczane są na najwyższym szczeblu i dla najważniejszego kierownictwa firmy. Cele strategiczne skupiają się na ogólnych problemach przedsiębiorstwa i ustalane są przez najwyższą władzę organizacji. Na przykład- przedsiębiorstwo, której towary lub usługi mają wpływ na środowisko naturalne, może wyznaczyć sobie cel strategiczny, polegający na jak największej ochronie zasobów środowiska naturalnego poprzez wprowadzenie np. kubeczków ekologicznych.
  2. cele taktyczne- ustalane są na średnim szczeblu i dla kierownictwa średniego szczebla. Koncentrują się na sposobach przygotowania do działań, które są niezbędne, aby osiągnąć cel strategiczny.
  3. cele operacyjne- ustalane są na niższym szczeblu dla menedżerów niższego szczebla. Związane są z krótkookresowymi zadaniami dotyczącymi celów taktycznych.
  1. Dziedzina- obszar, w którym organizacje wyznaczają sobie cele. Przykładem może być opisana wyżej firma komputerowa, która ustaliła cele dotyczące obszaru jakości oraz wydajności.
  1. Ramy czasowe:
    1. cele długofalowe
    2. cele średnioterminowe
    3. cele krótkookresowe

Cele mogą mieć różne ramy czasowe- np. wybudowanie 10 fabryk w ciągu 3 lat, bądź mogą nie mieć wyraźnie określonego horyzontu czasowego- np. utrzymanie 5% tempa wzrost w skali roku.

Ramy czasowe, co jest ważne, mają różne długości w zależności od szczebla. Na szczeblu strategicznym długi okres może oznaczać 10 lat, średni to 5 lat, krótki- nawet rok. Na szczeblu operacyjnym zaś te zależności się zmieniają- długi okres może trwać 2 lub 3 lata, a okres krótki może trwać tygodnie lub dni.

  1. Planowanie w organizacji.

Organizacje zatwierdzają plany różnego typu. Na poziomie szczebla ogólnego istnieją plany: strategiczne, taktyczne i operacyjne.

  1. Plan strategiczny- jest to ogólny plan zawierający decyzje odnośnie alokacji posiadanych zasobów, działań priorytetowych i potrzebnych, aby osiągnąć cele strategiczne. Jest to zazwyczaj plan długookresowy- od pięciu lat wzwyż, i może obejmować nawet kilka dziesięcioleci.
  1. Plan taktyczny- na podstawie tego planu realizowane są elementy planu strategicznego. Plan taktyczny jest bardziej szczegółowy w części dotyczącej sposobów realizacji. Obejmuje krótsze okresy, niż plan strategiczny- około 1-5 lat (średnio 2-3 lata).

Aby opracować plan taktyczny należy:

  1. rozpoznać i zrozumieć nadrzędne cele planu strategicznego oraz taktycznego
  2. określić ilość potrzebnych zasobów oraz terminy
  3. rozpoznać i określić liczbę dostępnych zasobów ludzkich

Aby zrealizować plan taktyczny, należy:

  1. ocenić kierunek podjętego działania z punktu widzenia celu, który chcemy osiągnąć
  2. pozyskać odpowiednie informacje i zasoby oraz umiejętnie je rozlokować
  3. obserwować zarówno poziomą jak i pionową łączność oraz zintegrować działania
  4. obserwować bieżące kroki, podjęte w celu osiągnięcia zamierzonego punktu.
  1. Mimo, że skuteczne planowanie taktyczne zależy od wielu różnych czynników, które zmieniają się w zależności od okoliczności, można uwzględnić kilka podstawowych reguł:
  2. zarządzający powinien zapamiętać to, że planowanie taktyczne dotyczy szeregu różnych celów taktycznych, które wynikają z celu strategicznego. W pewnych przypadkach potrzebny jest samodzielny, wyodrębniony z całości plan taktyczny, jednak zazwyczaj wywodzi się on z szerszego planu strategicznego, w związku z czym plan taktyczny musi być z nim w zgodzie.

Przykład- Coca-Cola chce zwiększyć udział w globalnym rynku napojów orzeźwiających. Aby ułatwić osiągnięcie celu, opracowano plany taktyczne, dotyczące budowy nowej fabryki na południu Francji, która wytwarzać miała koncentrat napojów orzeźwiających oraz plany budowy zakładu produkującego napoje w puszkach. Budowa owych zakładów produkcyjnych jest działaniem, wymagającym konkretnych zasobów (pieniądze na inwestycję) oraz ma określony horyzont czasowy (termin otwarcia zakładu). Osoby odpowiedzialne za projekt zaangażowały się znacznie w planowanie budowy nowych zakładów, organizowanie formy dystrybucji oraz w planowanie wejścia w spółkę z firmą Cadbury Schweppes z Wielkiej Brytanii. Każdy krok wymagał ogromnych nakładów sił i czasu sporej grupy menedżerów, aby wszystko poszło zgodnie z planem.

Jednak ostateczny sukces zależy nie tylko od jakości ułożonego planu taktycznego, ale również od sposobu jego realizacji. Ta z kolei zależy od właściwego wykorzystania środków, jakie się posiada, dobrego podejmowania decyzji i przemyślanych ruchów, dzięki którym odpowiednie rzeczy wykonane zostaną w odpowiednim czasie.

  1. Plan operacyjny- ukierunkowany jest na zrealizowanie planu taktycznego, aby osiągnąć cele operacyjne.

Cele te są bardzo szczegółowe, tak opracowane, aby można było realizować poszczególne zadania. Plan operacyjny jest zazwyczaj krótkookresowy i obejmuje okres jednego roku lub nawet mniej. Istnieją dwie podstawowe formy planu operacyjnego:

  1. plan działania- używa się go, aby uruchomić inny plan
  2. plan reakcji- inaczej plan awaryjny, który wykorzystywany jest przy wystąpieniu nieprzewidzianych zdarzeń.

Plan awaryjny pozwala na inne działania w momencie, kiedy plan pierwotny może zostać zakłócony lub kiedy zmienią się istniejące warunki.

Sposób działania przy planie awaryjnym:

  1. najpierw opracowuje się taki plan, uwzględniając w nim wydarzenia, które mogą nieoczekiwanie wystąpić
  2. potem następuje wdrażanie planu oraz określa się formalnymi nazwami niespodziewane wydarzenia
  3. określa się wskaźnik nieoczekiwanych sytuacji oraz przygotowuje się plan na każdą możliwą ewentualność
  4. realizuje się plan pierwotny, jednocześnie obserwując wskaźnik nieoczekiwanych sytuacji. W razie niespodziewanego przypadku wykorzystuje się plan awaryjny.

Tworzenie planów awaryjnych jest coraz powszechniejsze, zwłaszcza dla tych organizacji, które działają w złożonym lub nieprzewidywalnym otoczeniu. Jednak niewielu menedżerów potrafi zabezpieczyć się na każdy możliwy wypadek, co nie zmienia faktu, że plan awaryjny jest swego rodzaju ochroną przed nieoczekiwanymi wydarzeniami.