I. Zasady rozliczania oraz uiszczania składek z tytułu ubezpieczeń: społecznych, zdrowotnych a także na Fundusz Pracy jak też Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Płatnik wyżej wymienionych składek ma obowiązek obliczania ich wysokości, potrącania z płac ubezpieczonych, ich dokładnego rozliczania oraz opłacania regularnie raz w ciągu każdego miesiąca. Istnieją oczywiście wyjątki, kiedy opłacanie tych składek nie jest obowiązkowe.

Płatnik wypłacający ubezpieczonemu którąkolwiek z powyższych składek np. z powodu wypadku pracownika itd. odlicza wysokość wypłaty składki od podatku.

1. Terminy, w których należy rozliczać a także dokonywać opłat z tytułu składek:

Termin dostarczenia deklaracji rozliczeniowej wraz z załącznikiem, na którym wyszczególnione są comiesięczne imienne raporty jest taki sam jak wyżej, natomiast termin dokonania opłaty tych składek za określony miesiąc to najpóźniej:

A) Do piątego dnia nadchodzącego miesiąca, dotyczy on: jednostek oraz zakładów budżetowych a także gospodarstw pomocniczych zgodnie z treścią artykułu 18 ustęp 1, artykułu 19 ustęp 1 oraz artykułu 20 ustęp 1 Ustawy o Finansach Publicznych z dnia 26 listopada 1998 roku (Dziennik Ustaw numer 155, pozycja 1014 z późniejszymi zmianami).

B) Do dziesiątego dnia nadchodzącego miesiąca, dotyczy osób fizycznych, dokonujących opłat składki tylko i wyłącznie za samych siebie.

C) Do piętnastego dnia nadchodzącego miesiąca, dotyczy pozostałych płatników.

Płatnik opłacający składki tylko za siebie samego dostarcza deklarację rozliczeniową określaną jako: Zakład Ubezpieczeń Społecznych "DRA".

Twórcy ludowi oraz artyści dostarczają deklaracje rozliczeniowe wraz z imiennymi raportami za każdy miesiąc a także uiszczają składki za przedział czasowy, w którym prowadzili swoją działalności w przededniu wydania decyzji przez Komisję ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, w czasie uiszczania składek za miesiąc, którego otrzymana przez nich decyzja dotyczy.

2. Reguły dokonywania rozliczeń składek:

Płatnik obowiązany jest przedłożyć niżej wymienione dokumenty niezbędne do rozliczenia:

1. deklaracja rozliczeniowa o oznaczeniu ZUS DRA.

Wraz z imiennymi raportami co miesiąc:

A) Raport skierowany do płatników, którzy są uprawnieni do pobierania świadczeń z tytułu ubezpieczenia chorobowego, oznaczanego jako ZUS RCA.

B) Raport skierowany do płatników, którzy nie posiadają uprawnień do pobierania świadczeń z tytułu ubezpieczenia chorobowego, oznaczanego jako ZUS RNA.

C) Raport dotyczący należnych składek z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego, oznaczany jako ZUS RZA.

D) Raport dotyczący wypłaconych świadczeń oraz przerwach w dokonywaniu opłat składek, oznaczanych jako ZUS RSA.

E) Raport dotyczący wypłaconych świadczeń jak również przerw w dokonywaniu opłat składek a także informacji koniecznych do zaliczenia okresów pracy w górnictwie, oznaczany jako ZUS RGA.

Rozliczenie składek polega na: przedłożeniu przez płatnika wszystkich niezbędnych do rozliczenia dokumentów takich jak: deklaracja rozliczeniowa wraz z właściwym imiennych raportem za określony miesiąc. Jedynym wyjątek stanowi płatnik, który opłaca składki tylko z tytułu swojego, indywidualnego ubezpieczenia. Dostarcza on do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jedynie deklarację potrzebną do rozliczenia.

Kserokopie przedłożonych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych dokumentów dotyczących rozliczeń płatnik jest zobligowany przechowywać w czasie pięciu lat, licząc od dnia dostarczenia ich do właściwej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Należy podkreślić, że dla wszystkich ubezpieczonych, w stosunku do których jako podstawę wysokości składek z tytułu ubezpieczeń społecznych tworzy przychód osoba uiszczająca składki, w raporcie lub też w raporcie służącym do dokonania korekty, wykonanym za danego ubezpieczonego a także w deklaracji oraz, w deklaracji służącej dokonaniu korekty powinien zaznaczyć wysokość należnej składki z tytułu ubezpieczeń społecznych od każdej, uiszczonej lub też postawionej w gestii ubezpieczonego wypłat, będących podstawą wysokości składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, począwszy od pierwszego aż po ostatni dzień miesiąca do którego przypisana jest dana deklaracja.

Płatnik przeprowadza rozliczenie niezbędnych do uiszczenia składek za każdego ubezpieczonego oraz z każdego tytułu na jednej deklaracji służącej do rozliczenia tak jak:

1. Składek z tytułu ubezpieczenia społecznego dotyczącego określonego miesiąca a także tych składek, które są objęte zaliczeniem w poczet składek z tytułu ubezpieczenia społecznego, pobranych przez płatnika podczas tego samego miesiąca wszelkich zasiłków pochodzących ze środków dostępnych w ramach ubezpieczeń społecznych jak też zasiłków: rodzinnych i pielęgnacyjnych oraz wychowawczych - pod warunkiem, że płatnik jeśli posiada uprawnienia do ich pobierania oraz wynagrodzeniem należnym mu z tytułu realizacji zadań dotyczących ustalania uprawnień oraz wymiaru świadczeń z tytułu ubezpieczenia chorobowego a także dokonanie ich wypłaty.

2. Składek z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego jak również świadczeń, które potrącane są z kwoty zainkasowanych składek, czyli: wynagrodzenia z tytułu terminowego naliczenia oraz uiszczanie składek z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego a także dostarczanie informacji dotyczących powyższych kwestii.

3. Składek przeznaczanych dla Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Płatnik do wypełnionej deklaracji rozliczeniowej ma obowiązek dołączyć imienne raporty dotyczące każdego miesiąca i każdego spośród ubezpieczonych osób.

Wyjątki od tej reguły obejmują jedynie następujące jednostki:

1. Powiatowe Urzędy Pracy, dokonujące przedłożenia innych zestawów dokumentów niezbędnych do rozliczenia za:

A) Osoby pozostające bez pracy, absolwentów otrzymujących stypendium w czasie trwania szkolenia/stażu a także osoby otrzymujące zasiłek przedemerytalny/świadczenie przedemerytalne.

B) Pozostałych ubezpieczanych przez ten urząd.

2. Jednostki wchodzące w struktury pomocy społecznej, dokonujące przedłożenia innych zestawów dokumentów niezbędnych do rozliczenia za:

A) Podmioty za które uiszczają składki zgodnie z Ustawą o Pomocy Społecznej z 29 XI 1990 roku, Dziennik Ustaw 1998, numer 64, pozycja 414 z późniejszymi zmianami.

B) Pozostałych ubezpieczanych przez te jednostki.

3. Wojskowe Biuro Emerytalne, Zakład Emerytalny Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Biuro Emerytalne Służby Więziennej, dokonujące przedłożenia innych zestawów dokumentów niezbędnych do rozliczenia za:

A) Emerytów oraz rencistów.

B) Pozostałych ubezpieczonych.

4. Banki, dokonujące przedłożenia innych zestawów dokumentów niezbędnych do rozliczenia za:

A) Emerytów oraz rencistów otrzymujących świadczenia z innych krajów.

B) Pozostałych ubezpieczonych.

Do dokonania przedłożenia innych zestawów dokumentów niezbędnych do rozliczenia uprawniony jest także sam Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Płatnik składek zobligowany jest do dokonania oznaczenia:

1. Deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów za każdy miesiąc.

2. Deklaracji rozliczeniowych, służących do korekty oraz imiennych raportów do korekty za każdy miesiąc.

3. Dokumentów płatniczych wraz z odpowiednimi numerami - zgodnie z regułami określonymi przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Płatnik jest zobligowany do przedłożenia deklaracji rozliczeniowej dokonującej korekty we wszystkich sytuacjach, kiedy prawo nakazuje przedłożenia raportów imiennych dokonujących korekty. Tylko w przypadku, kiedy korekta związana jest z danymi umieszczonymi jedynie na deklaracji rozliczeniowej tak jak chociażby wysokość wpłat z tytułu składek dla Funduszu Pracy to wtedy nie trzeba dostarczać korekty imiennych raportów za każdy miesiąc. Korektę dostarcza się w terminie siedmiu dni od wykrycia nieprawidłowości.

Deklaracja rozliczeniowa służąca do dokonywania korekt stanowi nowy, odrębny dokument z poprawionymi danymi. To samo dotyczy raportu imiennego służącego do korekty. Całość dokumentacji korygującej należy oznaczać jednakowym numerem.

Imienny raport służący do korekty za każdy miesiąc składa się we wszystkich sytuacjach gdy:

1. Zachodzi konieczność dokonania poprawy danych zawartych w tym raporcie w kwestii wydanej decyzji związanej z obowiązkiem dokonania ubezpieczeń. Należy złożyć korektę w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania polecenia.

2. Osoba opłacająca składki sama wykryła błąd. Termin złożenia korekty tak samo jak wyżej.

3. Błędy w procesie uiszczania składek wykrył Zakład Ubezpieczeń Społecznych po przeprowadzeniu kontroli. Termin złożenia korekty to trzydzieści dni od daty otrzymania wyników kontroli.

Informacje zamieszczone w imiennych raportach osoba uiszczająca składki przekazuje do wiadomości osobie ubezpieczonej w formie pisemnej, a jeżeli chodzi o pracowników zagranicą lub też służby na placówkach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach Organizacji Narodów Zjednoczonych jak również innych, międzynarodowych misjach (wyłącznie za wyrażoną przez nich zgodą) w postaci elektronicznej, celem weryfikacji danych. Informacja dostarczana ubezpieczonemu zawiera również oznaczenie kasy chorych, która otrzymuje składkę z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego.

Płatnik przesyła dokumenty dotyczące ubezpieczeń poprzez teletransmisję w postaci dokumentu elektronicznego, w ramach programu komputerowego wymaganego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nie dotyczy to płatników opłacających składki za maksymalnie 20 osób. Dokumenty nie spełniające wymogów formalnych lub nie nadające się do automatycznego odczytu danych są nieważne i taka sytuacja traktowana jest identycznie jak niedostarczenie dokumentów. Osoby opłacające składki za więcej niż tysiąc osób mogą za zgodą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dostarczać rozliczenia w postaci dokumentu elektronicznego, zgodnie z jego wymogami formalnymi, zawartymi w Rozporządzeniu, wydanym przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 3 lipca 2001 roku, Dziennik Ustaw numer 73, pozycja 774.

Okresy dostosowawcze:

Obowiązek dostarczania dokumentów związanych z ubezpieczeniami w postaci dokumentu elektronicznego pojawiał się najpóźniej po upłynięciu:

A) Pięciu miesięcy: dotyczy podmiotów rozliczających składki z tytułu ubezpieczenia społecznego albo składki z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego całkowicie za minimum tysiąc osób ubezpieczonych.

B) Sześciu miesięcy: dotyczy podmiotów rozliczających składki z tytułu ubezpieczenia społecznego albo składki z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego całkowicie w przedziale od stu do tysiąca osób.

C) Siedmiu miesięcy: dotyczy podmiotów rozliczających składki z tytułu ubezpieczenia społecznego albo składki z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego całkowicie w przedziale od dwudziestu jeden do stu osób.

od daty, od której zaczyna obowiązywać Ustawa o Zmianie Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych z dn. 11 stycznia 2001 roku, Dziennik Ustaw numer 8, pozycja 64, czyli od dnia17 lutego 2001 roku.

C) Reguły uiszczania składek:

Osoba opłacająca składki, dokonuje oddzielnych wpłat na następujące konta bankowe na polecenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:

1. Ubezpieczenia społeczne.

2. Ubezpieczenia zdrowotne.

3. Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Wymagane dokumenty do dokonania uiszczenia składki:

1. Bankowych dokumentów służących do dokonywania transakcji, przesyłanych przez bank, zgodnie z wzorami określonymi w artykule 49 ustęp 3 Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych.

2. Dokumentu elektronicznego poprzez program komputerowy wymagany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych ewentualnie przez dostarczenie wydruku.

3. Dokumentu elektronicznego poprzez program komputerowy wymagany przez bank.

4. Dokumentu w formie ustalonej z instytucją, zajmującą się obsługą uiszczanych składek z tytułu ubezpieczeń społecznych.

Od dnia 18 maja 2001 roku podmioty opłacające składki są zobligowane do regulowania należnych składek z tytułów wyżej wymienionych w postaci bezgotówkowej poprzez obciążenie konta bankowego podmiotu płacącego składki. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły. Obowiązek ten nie obejmuje osób fizycznych, które nie zajmują się działalnością pozarolniczej zgodnie z prawem dotyczącym działalności gospodarczej. Przykłady wyjątków to m.in.:

1. osoby wykonujące tzw. "wolny zawód" zgodnie z prawem dotyczącym zryczałtowanego podatku dochodowego od wybranych przychodów, które uzyskują osoby fizyczne, są to m.in.: lekarze każdej specjalności, technicy dentystyczni, felczerzy, położne, pielęgniarki, prawnicy, ekonomiści, inżynierowie, architekci, technicy budowlani, geodeci, rzecznicy patentowi, tłumacze jak również księgowi itp.

2. Twórcy ludowi oraz artyści, nie prowadzący innej pozarolniczej działalności.

3. Osoby duchowne (księża) tak jak wyżej.

4. Osoby, które kontynuują ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe.

5. Osoby fizyczne tak jak w punkcie drugim ale zatrudniające pracowników np. w postaci pomoc domowej.

6 Osoby fizyczne tak jak w punkcie drugim uiszczające składki na swoje ubezpieczenia dobrowolnie m.in.: studenci a także doktoranci, nie objęci innymi ubezpieczeniami tego typu.

Według artykułu 60 Ustawy o Ordynacji Podatkowej z dn. 29 sierpnia 1997 roku, Dziennik Ustaw numer 137, pozycja 926 z późniejszymi zmianami, na podstawie artykułu 31 Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych z dn. 13 października 1998 roku, stosuje się do pobierania należności przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Za datę dokonania wpłaty przyjmuje się:

1. W przypadku zapłaty gotówką: dzień dokonania wpłaty należności na konto bankowe ZUS - u, w banku, urzędzie pocztowym lub agencji pocztowej.

2. W przypadku zapłaty bezgotówkowej: dzień, w którym następuje obciążenie konta bankowego podmiotu uiszczającego składki.

II. Zgłaszanie a także rozliczanie składek obejmujących osoby będące na urlopach wychowawczych jak również osób otrzymujących zasiłek macierzyński albo zasiłek równy wielkości zasiłku macierzyńskiego.

Ustawa o Zmianie Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych oraz Niektórych Innych Ustaw z dn. 11 stycznia 2001roku Dziennik Ustaw numer 8, pozycja 64, dokonały pewnych zmian jeżeli chodzi o kwestię zgłaszania osób do ubezpieczenia a także sposobu rozliczania składek uiszczanych za osoby będące na urlopach wychowawczych jak również osób otrzymujących zasiłek macierzyński albo zasiłek odpowiadający wartością zasiłkowi macierzyńskiemu. Podmioty opłacające składki zobligowane są do zgłaszania wyżej wymienionych osób celem ewidencji ich ubezpieczeń: emerytalnego i rentowego oraz ewentualnie także ubezpieczenia zdrowotnego za pomocą podania ich danych w raporcie jak też rozliczać składki z tytułu tych ubezpieczeń opłacanych za dane osoby.

III. Kogo nazywamy płatnikiem składek z tytułu ubezpieczeń społecznych:

1. Jednostka organizacyjna podlegająca Komendzie Głównej Policji: wobec funkcjonariuszy Policji.

2. Jednostka organizacyjna podlegająca Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji: wobec funkcjonariuszy a także żołnierzy.

3. Jednostka organizacyjna podlegająca Ministrowi Sprawiedliwości: wobec funkcjonariuszy pracujących w Służbie Więziennej.

4. Ośrodek pomocy społecznej: wobec osób otrzymujących zasiłki stałe albo gwarantowane zasiłki okresowe ze środków pomocy społecznej.

5. Powiatowy urząd pracy: wobec tych, którzy otrzymujących zasiłek dla osób bezrobotnych albo stypendium.

6. Zakład Ubezpieczeń Społecznych: wobec osób pozostających na urlopach wychowawczych, otrzymujących zasiłek macierzyński lub inny zasiłek równy wartości zasiłku macierzyńskiego.

7. Podmiot finansujące stypendia sportowe: wobec osób otrzymujących tego typu stypendia.

8. Jednostka organizacyjna podlegająca Prezesowi Głównego Urzędu Ceł a także Główny Urząd Ceł: wobec pracowników celnych.

9. Krajowa Szkoła Administracji Publicznej: wobec słuchaczy otrzymujących stypendium.

10. Osoba zajmująca się pozarolniczą działalnością: wobec osób współdziałających przy prowadzeniu właśnie tej działalności.

11. Jednostka organizacyjna do spraw zatrudnienia oraz zapobiegania bezrobociu: wobec osób, mających pokrywane ubezpieczenia z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, pod warunkiem, że powyższe świadczenia wypłaca właśnie ta jednostka.

IV. Wymiar Składek z tytułu ubezpieczeń społecznych:

Wymiar składek z tytułu ubezpieczeń: emerytalnego jak też rentowego oraz chorobowego wynosi tyle samo dla każdego ubezpieczonego.

Jeśli osoba podpisała umowę z jednym spośród otwartych funduszy emerytalnych to wtedy Zakład Ubezpieczeń Społecznych przesyła do tego funduszu pewną część składki (7,3 procenta podstawy wysokości składki) z tytułu ubezpieczenia emerytalnego. Podmiot wpłaca Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych za określonego ubezpieczonego w każdym wypadku całą składkę z tytułu ubezpieczenia emerytalnego w wysokości 19,5 procent. Bez znaczenia jest fakt czy określony podmiot podpisał umowę z którymś z otwartych funduszy emerytalnych.

V. Tryb zgłaszania podmiotu uiszczającego składki:

Podmioty opłacające składki zobligowane są do przedłożenia właściwego formularza w czasie siedmiu dni począwszy od:

1. Dnia zatrudnienia pierwszej spośród osób fizycznych albo zaistnienia stosunku prawnego, który staje się podstawą do objęcia ubezpieczeniami: emerytalnym oraz rentowym tej osoby.

2. Dnia zaistnienia obowiązku uiszczania ubezpieczeń: emerytalnego oraz rentowego dla osób ubezpieczonych i zobowiązanych tylko do opłacania swoich składek lub na ubezpieczenia osób, które z nimi współdziałają.

Osoby duchowne a także osoby objęte dobrowolnymi ubezpieczeniami: emerytalnym oraz rentowym zgodnie z treścią artykułu 7 Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych, za wyjątkiem osób, które zajmują się pozarolniczą działalnością gospodarczą, są zobligowane do uiszczania składek tylko na swoje ubezpieczenie, muszą przedłożyć zgłoszenie dotyczące ubezpieczeń społecznych na właściwych formularzach: ZUS ZUA albo ZUS ZZA, są jednocześnie są uznawane za zgłoszenie podmiotu opłacającego składki.

Przesyłany druk ZUS ZFA, czyli zgłoszenie podmiotu opłacającego składki (osoby fizycznej) powinien zawierać takie numery jak: NIP oraz NUSP, o ile podmiotowi opłacającemu składki przyznano Numer Ubezpieczenia Społecznego Płatnika. Do momentu uzyskania decyzji o przyznaniu numeru NUSP podmiot opłacający składki musi podać numery: NIP oraz REGON natomiast jeśli nie przyznano mu jednego albo obu tych numerów to wtedy numer PESEL lub serię wraz z numerem dowodu osobistego albo paszportu.

Formularz typu ZUS ZPA, czyli zgłoszenie podmiotu opłacającego składki, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej, która nie ma osobowości prawnej, powinien także zostać zawarty numer NIP oraz NUSP, pod warunkiem, że płatnik posiada numer NUSP. Aż do momentu uzyskania decyzji dotyczącej nadania numeru NUSP podmiot opłacający składki informuje o numerze NIP oraz REGON.

Podmiot opłacający składki informuje odpowiednią jednostkę organizacyjną ZUS - u:

1. O jakichkolwiek zmianach, które zaszły w zgłoszeniu dotyczącym ubezpieczenia: w czasie siedmiu dni od daty wystąpienia tychże zmian.

2. O jakichkolwiek zmianach, które zaszły w zgłoszeniu dotyczącym podmiotu opłacającego składki: w czasie czternastu dni od daty wystąpienia tychże zmian.