KONTO (account) - jest to podstawowe narzędzie ewidencyjne, które służy do księgowego przedstawiania stanu oraz zmian zachodzących w określonym składniku aktywów, pasywów lub też w wyniku. Konto umożliwia grupowanie, czyli ewidencjonowanie i rejestrowanie spójnych operacji gospodarczych, najczęściej w ujęciu wartościowym. Na konto składają się określone elementy składowe, do których należą:

  • Nazwa konta - musi być odpowiednio sformułowana, aby odzwierciedlała istotę zapisywanych na koncie stanów i zjawisk gospodarczych;
  • Symbol konta, tj. numer konta - symbol cyfrowy, który wynika z planu kont danego podmiotu gospodarczego;
  • Dwie przeciwstawne strony - lewa: debetowa (Dt; Winien) oraz prawa: kredytowa
  • (Ct; Ma);
  • Saldo konta - początkowe i końcowe;
  • Obroty konta - zapisy księgowe dokonywanych operacji.

Konto może mieć rozmaitą postać, strukturę i układ graficzny. Jest to uzależnione przede wszystkim od wykorzystywanej techniki i formy księgowości. Z punktu widzenia dydaktycznego, najczęściej i najchętniej stosuje się konto o najprostszym układzie, które swoim kształtem przypomina literę "t" i w związku z tym nazywane jest kontem teowym.

Konto z jednej strony umożliwia dostarczenie określonych informacji, a z drugiej strony - ich zarejestrowanie. Chodzi tu przede wszystkim o informacje dotyczące:

  • początkowych stanów poszczególnych składników bilansu;
  • wszelkich zmian, zarówno zmniejszeń, jak i zwiększeń, które zaszły w poszczególnych składnikach bilansu w wyniku przeprowadzonych operacji gospodarczych;
  • wartości końcowych każdego ze składników bilansu, tj. aktywów i pasywów.

OBRÓT KONTA - suma zapisów dokonanych po określonej stronie konta. Można wyróżnić dwie sumy obrotowe, tj. dwa rodzaje obrotu:

  • obrót debetowy - łączna wartość zapisów po stronie debetowej (Dt);
  • obrót kredytowy - łączna wartość zapisów po stronie kredytowej (Ct).

SALDO KONTA - różnica pomiędzy obrotami konta, gdzie od większej sumy obrotowej należy odjąć mniejszy obrót. Konto może przyjąć jedno z następujących sald:

  • saldo debetowe - obrót po stronie debetowej jest większy niż po stronie kredytowej;
  • saldo kredytowe - obrót po stronie debetowej jest mniejszy niż po stronie kredytowej;
  • saldo zerowe - obrót po stronie debetowej jest równy obrotowi po stronie kredytowej.

Z kolei według innego podziału można także wyróżnić:

  • saldo początkowe (Sp) - określa wartość danego składnika bilansu na początku okresu sprawozdawczego;
  • saldo końcowe (Sk) - wyraża wartość określonego składnika bilansu na koniec okresu sprawozdawczego.

Konto rozpoczyna swoje działanie w momencie nadania mu określonej nazwy, przydzielenia odpowiedniego symbolu, a także umieszczenia w nim stanu początkowego zaczerpniętego

z bilansu otwarcia. Jeżeli nie ma możliwości wpisania stanu początkowego, należy uwzględnić pierwszą operację. Dalsze operacje gospodarcze księguje się kolejno po odpowiednich stronach konta.

KONTO BILANSOWE - jest to konto, które swoją nazwę czerpie z elementów bilansu lub też jego stan końcowy został uwzględniony w bilansie. Wymienić należy tu:

  • konta aktywów;
  • konta pasywów.

Według innego podziału wyróżnić można także następujące konta bilansowe:

  • konto rzeczowe - służy do ewidencjonowania określonych składników majątku
  • o charakterze materialnym, jak np. "Papiery wartościowe", "Materiały", "Środki trwałe". Nie należy tutaj żadne konto pasywne;
  • konto osobowe - przeznaczone jest do ewidencjonowania określonych praw majątkowych, jak np. "Należności od odbiorców". Zalicza się tutaj wszystkie konta pasywne.

KONTO WYNIKOWE - specyficzny rodzaj konta służącego do ewidencjonowania przychodów, kosztów i wyniku finansowego. Jest to konto o charakterze niebilansowym, które nazywane bywa także kontem procesów gospodarczych. Wśród kont wynikowych wyróżnić można:

  • konta przychodów;
  • konta kosztów;
  • konto "wynik finansowy".

Zarówno konta wynikowe, jak i bilansowe są kontami głównymi o charakterze zbiorczym.

Bardzo często zdarza się, że kierownictwo danej jednostki potrzebuje zdecydowanie bardziej dokładnych i szczegółowych informacji dotyczących określonych składników majątku firmy i posiadanych przez nią kapitałów. Niejednokrotnie niewystarczające jest posiadanie rozeznania, ile wynosi ogólna kwota zobowiązań wobec poszczególnych dostawców, aby można je było spłacić w odpowiednim terminie i określonej kwocie. Trzeba się również orientować, jakie zaległości posiada firma względem konkretnego, wymienionego z imienia i nazwiska bądź nazwy, dostawcy. W tym celu każdemu z dostawców zakłada się osobne konto, na którym rejestruje się wszystkie operacje dotyczące współpracy tylko z tym jednym, określonym dostawcą. Taki sposób ewidencji stosuje się dla każdego składnika aktywów i pasywów w przypadku, gdy Ustawa o Rachunkowości przewiduje dla nich prowadzenie ewidencji szczegółowej lub jeśli dana jednostka uzna takie uszczegółowienie za konieczne i uzasadnione. Konta o charakterze szczegółowym nazywane są kontami ksiąg pomocniczych. O ilości i rodzaju kont, które będą prowadzone w firmie, powinien decydować kierownik danego podmiotu gospodarczego. Warunkiem jest, aby można w nich było, zgodnie z obowiązującymi przepisami, uwzględnić wszystkie aktywa, jakie jednostka posiada oraz wszelkie procesy gospodarcze zachodzące w firmie. Określony przez kierownika danego podmiotu gospodarczego zestaw kont nosi nazwę zakładowego planu kont. Podstawowymi elementami każdego planu kont są: odpowiednie nazwy kont, numery kont, a także komentarz, który objaśnia sposób, w jaki konta funkcjonują.

W celu usprawnienia opracowywania przez poszczególne przedsiębiorstwa zakładowych planów kont, Ministerstwo Finansów stworzyło przykładowy plan kont, który ma służyć innym za wzorzec. Jego zasadniczą część stanowi spis kont księgowych, które oznaczone są dwucyfrowymi symbolami.

Każdy zakładowy plan kont powinien uwzględniać następujące elementy:

  • zestawienie kont głównych wraz z określeniem sposobu ich funkcjonowania;
  • zasady zakładania i działania kont pomocniczych, jak również ich powiązania z kontami głównymi;
  • określenie sposobu wyceny aktywów i pasywów;
  • wykorzystywane metody amortyzacji aktywów trwałych;
  • spis ksiąg (zbiorów danych) - jeżeli ewidencjonowanie odbywa się za pomocą komputera.

Dla każdego podmiotu gospodarczego, prowadzenie planu kont jest czynnością bezwzględnie obowiązującą przez cały rok obrachunkowy. W ramach zakładowego planu kont, poszczególne konta przyporządkowane są do odpowiednich grup. Każda z grup kont ma swój własny numer, który zapoczątkowuje numerację wszystkich kont składających się na dany zespół. Poszczególne konta posiadają zatem nazwę w formie słownej oraz określony numer, czyli symbol cyfrowy. Pierwsza cyfra w numerze konta jest jednakowa dla numeracji obowiązującej w całym kraju, natomiast dwie kolejne są uzależnione od sposobu numerowania przyjętego w danej jednostce.

Działalność księgowa w danej firmie rozpoczyna się od sporządzenia bilansu początkowego. Zgodnie z nim zakłada się następnie konta księgowe w celu ewidencjonowania na nich wszelkich operacji gospodarczych, jakie miały miejsce w danym okresie obrachunkowym.

Konta należy otwierać zgodnie z określoną zasadą, według której powinno się:

  • uzupełnić nagłówek konta poprzez wpisanie nazwy konta oraz jego symbolu cyfrowego;
  • wpisać stan początkowy, który przejmuje się z bilansu:

- na konta aktywów po debetowej stronie;

- na konta pasywów po kredytowej stronie;

  • jeżeli z jakiegokolwiek powodu brak jest stanu początkowego, wówczas należy uwzględnić pierwszą operację gospodarczą, dla której dane konto zostało założone.

Stany poszczególnych elementów bilansu, które zostały naniesione na konta, zmieniają się każdorazowo po zaewidencjonowaniu jakiejkolwiek dokonanej przez daną jednostkę operacji gospodarczej. Operacje gospodarcze księguje się na konkretnych kontach według reguły podwójnego zapisu. Reguła ta polega w szczególności na tym, że:

  • operacje księgowane są na minimum dwóch kontach;
  • operacje księguje się po przeciwnych stronach wybranych kont (jeżeli na jednym z kont daną operację zaksięgowano po stronie debetowej, to na drugim koncie musi ona zostać zaksięgowana po stronie kredytowej);
  • na obydwu kontach księguje się taką samą kwotę, która musi być zgodna z dokumentem będącym podstawą ewidencji.

Wszelkie błędy, które w jakikolwiek sposób naruszają zasadę podwójnego zapisu i mają znaczący wpływ na zachwianie równowagi bilansowej, pozwala odnaleźć zestawienie obrotów i sald. Do błędów tych należą przede wszystkim:

  • błędy arytmetyczne wynikające z nieprawidłowego obliczenia sum obrotowych na poszczególnych kontach lub też łącznych sum w zestawieniu obrotów oraz sald;
  • błędy, które polegają na zaksięgowaniu salda początkowego po złej stronie konta lub też niewłaściwej kwoty salda;
  • błędy wynikające z zaksięgowania operacji gospodarczych niezgodnie z regułą podwójnego zapisu.

Za pomocą zestawienia obrotów i sald nie można natomiast wykryć błędów nienaruszających zasady podwójnego zapisu, takich jak:

  • błędy związane z pominięciem operacji gospodarczych;
  • błędy wynikające z zaksięgowana operacji na niewłaściwych kontach lub po nieodpowiednich stronach kont;
  • błędy polegające na zaksięgowaniu złej kwoty danej operacji gospodarczej.

Zestawienie obrotów i sald stanowi podstawę sporządzenia na koniec każdego okresu sprawozdawczego bilansu końcowego. Obowiązek sporządzenia każdorazowo bilansu końcowego wynika z konieczności realizowania jednej z podstawowych zasad występujących

w rachunkowości, a mianowicie - zasady ciągłości bilansowej. Według tej zasady, wszystkie podmioty gospodarcze, które kontynuują swoją działalność, mają obowiązek rozpoczynania roku obrotowego od otwarcia kont księgowych poprzez wpisanie stanów aktywów i pasywów przejętych z bilansu początkowego. Na każdym założonym koncie określone operacje gospodarcze są ewidencjonowane przez cały okres obrachunkowy, a następnie w dniu kończącym rok obrotowy, czyli 31 grudnia, wszystkie aktywa i pasywa poddawane są wycenie oraz potwierdzane za pomocą inwentaryzacji. Wszystkie te czynności służą ostatecznemu ustaleniu sald końcowych, które stanowią punkt wyjścia do sporządzenia bilansu końcowego. Bilans końcowy jest równocześnie bilansem początkowym kolejnego okresu sprawozdawczego.

Czynnością, jaką należy wykonać po opracowaniu bilansu końcowego, jest zamknięcie wszystkich kont. Polega ono w szczególności na:

  • dokonaniu sumowania obrotów po stronie debetowej, jak również kredytowej konta;
  • zapisaniu salda końcowego po tej stronie konta, po której obrót ma mniejszą wartość (Na kontach aktywów - zwykle po stronie kredytowej; na kontach pasywów - po stronie debetowej. W efekcie powoduje to ujednolicenie obrotów po obydwu stronach konta do sum kontrolnych, które są równe obrotowi konta);
  • wykonaniu zamknięcia kont poprzez podkreślenie ich podwójną linią.

Należy mieć na względzie, że na to, jaką postać ma saldo końcowe konta nie wpływa sposób zapisu salda końcowego po stronie debetowej lub kredytowej, lecz wielkość obrotów. Ostatecznie saldo przejmuje nazwę od strony posiadającej większą wartość obrotów.

KORESPONDENCJA KONT - jest to określona relacja, jaka zachodzi pomiędzy kontami, na których zaksięgowano konkretną operację gospodarczą.

STORNO - sposób zapisu, którego celem jest poprawienie zaistniałych błędów. Jest on zgodny

z zasadą podwójnego zapisu.