Działalność gospodarcza jest zarobkową działalnością wytwórczą, handlową, budowlaną, usługową lub poszukiwaniem, rozpoznawaniem czy eksploatacją zasobów naturalnych. ze złóż. To także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. Mniej więcej tak tę działalność definiuje ustawa o swobodzie działalności gospodarczej.

Firmą jest z kolei nazwa przedsiębiorstwa (przemysłowego, usługowego, handlowego lub innego), które jest prowadzone przez osobę prawną czy fizyczną. Firma jest złożona z nazwy osoby prawnej lub z imienia (pierwszej litery) i nazwiska osoby fizycznej (właściciela). Nazwa zwykle przybliża formę oraz rodzaj prowadzonej przez przedsiębiorstwo działalności. Nazwa firmy jest rejestrowana w rejestrze przedsiębiorców, a jej używanie jest chronione przez prawo. Potocznie firma oznacza samo przedsiębiorstwo.

Firma osoby prawnej zawiera określenie jej formy prawnej, które może być podane w skrócie, a także może wskazywać na przedmiot działalności, siedzibę tej osoby oraz inne określane dobrane dowolnie. Przedsiębiorca może posługiwać się skrótem firmy.

Zgodnie z polskim prawem mogą istnieć m.in.:

- spółki prawa cywilnego (są to umowy spółki uregulowane w przepisach kodeksu cywilnego; w spółce cywilnej każdy wspólnik odpowiada za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem)

- spółki prawa handlowego, takie jak:

spółka jawna jest najprostszą formą spółki handlowej, która różni się od spółki cywilnej tym, iż jest rejestrowana w rejestrze przedsiębiorców i występuje w obrocie jako odrębny podmiot, który jednak nie posiada osobowości prawnej)

- spółka partnerska - spółka osobowa, utworzona przez wspólników (partnerów) w celu wykonywania wolnego zawodu w spółce prowadzącej przedsiębiorstwo pod własną firmą; spółka może być zawiązana w celu wykonywania więcej niż jednego wolnego zawodu, chyba że odrębna ustawa stanowi inaczej; partnerami w spółce mogą być wyłącznie osoby fizyczne, uprawnione do wykonywania wolnych zawodów, określonych przepisami prawa;

spółka komandytowa jest to forma spółki osobowej, w której wobec wierzycieli za zobowiązania spółki co najmniej jeden wspólnik odpowiada osobiście całym swoim majątkiem bez ograniczenia (komplementariusz), a odpowiedzialność co najmniej jednego wspólnika jest ograniczona do wysokości tzw. sumy komandytowej (komandytariusz).

- spółka komandytowo-akcyjna - spółka osobowa mająca na celu prowadzenie przedsiębiorstwa pod własną firmą, w której wobec wierzycieli za zobowiązania spółki co najmniej jeden wspólnik odpowiada bez ograniczenia (komplementariusz), a co najmniej jeden wspólnik jest akcjonariuszem.

spółka akcyjna to forma spółki kapitałowej, która posiada osobowość prawną, a jej niektóre cechy charakterystyczne to:

* zdolność do emisji akcji, czyli dokumentów o cechach ściśle określonych prawem (akcje są na ogół zbywalne, choć statut spółki akcyjnej może uzależnić rozporządzenie akcjami imiennymi od zgody spółki lub w inny sposób ograniczyć możliwość rozporządzenia akcjami imiennymi)

* prawo do gromadzenia kapitału za pomocą publicznych ogłoszeń, w trybie subskrypcji

spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - jest to uproszczona wersja spółki akcyjnej, przeznaczona w zasadzie do tworzenia małych i średnich przedsiębiorstw o mniejszej liczbie wspólników; różni się ona od spółki akcyjnej m.in. tym, że:

* nie może wystawiać dokumentów z tytułu udziału na okaziciela

* nie może rozprowadzać udziałów w trybie subskrypcji

Podział przedsiębiorstw co do wielkości jest ujmowany w literaturze światowej ekonomicznej w sposób niejednolity. W Polsce ludowej (zgodnie z uchwałą nr 167 Rady Ministrów z dnia 13.10.1979 r. w sprawie zasad systemu ekonomiczno-finansowego uspołecznionego przemysłu drobnego) uznawano za małe przedsiębiorstwo jednostkę, w której zatrudnionych jest do 200 osób. Podział ten dzielił firmy pod względem wielkości, w zależności od ilości pracowników, wysokości osiąganego obrotu czy branży, w jakiej firma działała. W gospodarce rynkowej bardzo duże jest znaczenie gospodarcze małych firm. Takie firmy wzmacniają konstrukcję rynkową, a tym samym umacniają system gospodarki rynkowej.

Podstawowym elementem, który musimy rozważyć przy planowaniu tworzenia czy rozwoju małej firmy jest sformułowanie celu. W późniejszym okresie działalności firmy należy określić cele, jakie firma zamierza osiągnąć, strategię działania oraz czas, w jakim te cele mają zostać zrealizowane. Określenie celu działalności czy celu przedsięwzięcia stanowi punkt wyjścia do stworzenia koncepcji działania (business planu). Nakreślenie celu w praktyce opiera się na przedstawieniu zamierzeń i całej filozofii przedsięwzięcia. Punkt ten nie musi być oczywiście sformalizowany i może jedynie pozostać pomysłem właściciela czy menadżera firmy. Lepiej jednak, aby został sformalizowany, a sam cel sformułowany w formie pisemnej. Może to zostać uczynione na różne sposoby - w bardziej lub mniej rozwiniętej formie. Sformalizowany cel funkcjonowania firmy winien być nakreślony wg następującego schematu:

określenie profilu firmy, produkcja, określenie celów długoterminowych, określenie bieżących priorytetów.

Priorytety bieżące to kroki, które firma musi podjąć, aby zrealizować założony cel działania; długoterminowe cele i priorytety są powiązane z przyjęciem pewnej strategii działania firmy.

Strategia działania firmy to kierunek, w którym zamierza ona podążać. Strategia ta obejmuje:

działalność firmy (kierunek, w jakim zmierzamy, w jaki sposób);

  • zasoby firmy
  • informacje o kadrze zarządzającej i pracownikach

otoczenie firmy

  • pozycja firmy na rynku
  • stosunek do innych podmiotów gospodarczych, do klientów, konkurencji

Strategia firmy powinna określać cechy firmy, słabe i mocne strony, powinna również uwzględnić szanse i ograniczenia, które tkwią w otoczeniu. Punktem wyjściowym do opracowania strategii firmy jest zdiagnozowanie jej sytuacji wewnętrznej oraz otoczenia.

Diagnoza sytuacji wewnętrznej firmy powinna zawierać takie elementy, jak::

  • sytuacja finansowa
  • struktura organizacyjna
  • jakość i liczba personelu
  • pozycja na rynku
  • proces wytwórczy
  • zdolność firmy w sferze marketingu
  • zdolność firmy w sferze badań i rozwoju
  • cele i strategie preferowane w przyszłości

Należy także sporządzić diagnozę profilu firmy w świetle branży, w której ona działa. Diagnoza taka zawiera następujące elementy:

  • historia firmy
  • działania firmy w sferze marketingu i struktura rynku, na którym firma prowadzi działalność
  • sytuacja finansowa firmy
  • konkurencja
  • warunki produkcji
  • technika produkcji

Analiza otoczenia powinna skupiać się wokół możliwości utrzymania się firmy na rynku w sytuacji ostrej konkurencji oraz wokół szukania innowacyjnych okazji. Działalność każdej firmy powinna uwzględniać przede wszystkim potrzeby klientów i ich oczekiwania. To właśnie zachowania klientów (moda, zamiłowania, upodobania) stanowią czynnik generujący innowacje. Firma, która jako pierwsza przewidzi, co spodoba się klientom, co będzie modne w przyszłym sezonie lub która nowinka techniczna stanie się hitem - taka firma osiągnie sukces, a opracowana przez nią strategia okaże się trafna.

Informacje o populacji ludzi czy danej grupy społecznej stanowią ważny czynnik decydujący o wyborze strategii działania. Wszystkie zmiany, które dokonują się w strukturze handlu (zmiany w dystrybucji dóbr konsumpcyjnych, zmiany źródeł zaopatrzenia, metod handlowania) czy przemysłu, prowadzą do zmian w uwarunkowaniach działania firm - przy opracowywaniu strategii działania firmy należy koniecznie uwzględnić te elementy (przykładowo prywatyzacja w Polsce to element, który ma duży wpływ na działalność już działających jednostek w przemyśle). Opracowanie strategii działania musi uwzględnić najświeższe zdobycze nauki, techniki i technologii, ale także względność poczynionych prognoz, gdyż trzeba przewidzieć również innowacyjność w dziedzinie techniki, czyli konieczność stałego doskonalenia i postępu technicznego.

Metodologia planowania (Business Plan)

Za pomocą terminu "Business Plan" określa się formalny zapis planu działalności firmy, który jest sporządzany w celu kierowania firmą, jak również celem pozyskania odpowiednich funduszy na prowadzenie takiej działalności. W rzeczywistości jednak terminem tym określa się każdą formę planowania działalności, która często jest niesformalizowana, istnieje jedynie "w głowie" właściciela firmy czy kandydata na właściciela. Duże firmy dysponują specjalnymi komórkami, które opracowują plany działalności tych firm. Plany takie są następnie wykorzystywane do koordynacji działań zmierzających do wykonania poszczególnych zadań. Business plan, bez względu na to, czy jest on sporządzony w sposób sformalizowany czy nie, jest podstawą koncepcyjną działania firmy (przedsięwzięcia). Business plan składa się z:

  • treści planu
  • profilu przedsiębiorstwa i jego produkcji
  • planu działalności marketingowej
  • planu finansowego
  • profilu zespołu
  • wniosków

Każdy business plan, bez względu na swój stopień sformalizowania i szczegółowości, powinien składać się z wymienionych elementów. Treść planu stanowi proste streszczenie jego podstawowych elementów. Profil przedsiębiorstwa i jego produkcji składa się z informacji o firmie, jej produktach oraz usługach; jego zadaniem jest prezentowanie wiarygodności firmy. Profil ten musi zawierać informacje o zdolności firmy do osiągania zysków, charakterystykę wytwarzania produktów bądź świadczenia usługi, opisy rynków zbytu, charakterystykę zatrudnienia i inne ważne wskaźniki działalności firmy. Plan działalności marketingowej mówi o założeniach strategii marketingu firmy, czyli o promocji i dystrybucji wyrobów bądź usług, o prognozach zbytu itd. Plan finansowy dotyczy źródeł finansowania działalności oraz planu wydatków. Profil zespołu to inaczej plan zatrudnienia, który uwzględnia liczbę pracowników, zakres ich obowiązków, które są niezbędne dla wykonania założeń planu).

Współczesne teorie na temat marketingu mówią o tym, iż jest to wręcz podstawa działalności gospodarczej i na nim opiera się cała filozofia działalności firm. W praktyce marketing jest realizowany poprzez tzw. działania marketingowe, które składają się z:

  • określenia potrzeb,
  • kształtowania produktu z punktu widzenia potrzeb nabywców,
  • tworzenia i utrzymywania popytu,
  • ustalenia polityki rynkowej,
  • finansowania i kredytowania obrotu,
  • działań związanych z fizycznym ruchem towarów

Działania marketingowe są podejmowane za pomocą pewnych instrumentów marketingu, do których należą: [tu]

Instrumenty dotyczące dystrybucji:

  • kanał dystrybucji
  • organizacja fizycznego przepływu towarów

Instrumenty dotyczące aktywacji sprzedaży:

  • propaganda gospodarcza,
  • reklama
  • public relations (refleksy społeczne działalności firmy, opinia o firmie),
  • promocja sprzedaży (sales promotion)

Każda firma może dysponować własną metodą prowadzenia marketingu, ale każda taka metoda musi uwzględniać cztery etapy:

  1. zdefiniowanie rynku,
  2. określenie celów i strategii marketingowej,
  3. opracowanie planu działalności marketingowej,
  4. kontrola reakcji, sprzedaży i opłacalności

Rynek w pewnym sensie stanowi ograniczenie działalności gospodarczej małych firm, nie tylko jeśli chodzi o sferę ilościową działalności produkcyjnej, ale również jakościową (asortymentową).

Jak pokierować swoją firmą ? To trudne pytanie, chociaż kierowanie małą firmą nie jest aż tak skomplikowane, jak zarządzanie dużym przedsiębiorstwem. Ze uwagi jednak na fakt osobistego zaangażowania jak i na liczne czynniki, które determinują to zaangażowanie, kierowania własną firmą trudno jest uczyć się w oparciu o typowe, teoretyczne wskazówki czy zasady. Dużo zależy właśnie od stopnia osobistego zaangażowania. Jakkolwiek można przyjąć tu określone założenia teoretyczne, do których należy zaliczyć:

  • osobisty kontakt ze współpracownikami, który m.in. umożliwia dawanie własnego przykładu zaangażowania w interesy firmy, poprawnej pracy; jeśli szef pracuje na równi ze współpracownikami, to motywacja do pracy jest większa,
  • osobisty nadzór i kontrola wykonania zadań; ważny jest tu także sposób przekazywania informacji i zadań; polecenia czy decyzje muszą być wydawane pracownikom w sposób jasny, prosty i czytelny; cele stawiane współpracownikom powinny być wymierne, a czas wykonania dokładnie wyznaczony i przestrzegany,
  • właściwa motywacja pracowników, która powstaje dzięki osobistej ocenie ich zaangażowania; dzięki osobistemu udziałowi właściciela w działalności firmy istnieją możliwości prawidłowego różnicowania płac, premii i nagród czy szczególnych gratyfikacji za zaangażowanie pracownika w działalność firmy; należy poinformować pracownika o sukcesach i niepowodzeniach; kiedy zauważymy, że ktoś robi coś właściwie, należy mu udzielić pochwały, najlepiej w obecności innych,
  • organizacja pracowników w zespoły pracownicze wg prawidłowej oceny ich faktycznej przydatności do wykonania oznaczonego zadania; najważniejszy składnik firmy stanowią ludzie, gdyż to oni decydują o jakości firmy - to powinna być podstawowa przesłanka przy zarządzaniu firmą,
  • decyzje należy podejmować szybko, uwzględniając istniejące warunki otoczenia; jeśli nie znamy tych warunków wystarczająco dobrze, powinniśmy skorzystać z pomocy zewnętrznych doradców lub konsultantów.

Ważnym elementem zarządzania firmą jest istnienie systemu informacyjnego, który umożliwia podejmowanie właściwych decyzji operacyjnych. Prowadzenie firmy to nie tylko teraźniejszość, ale również przyszłość. Firmą dobrze kierowaną jest firma, z którą liczy się konkurencja, z którą dobrze jest robić interesy. To także taka firma, która zwykle przynosi zyski. Co więcej, w takiej firmie pracuje się po prostu dobrze. Możemy wyróżnić obiektywne mierniki, za pomocą których ocenia się działalność firm. Zaliczymy do nich między innymi zysk, zwrot kapitału, zatrudnienie, sprzedaż, liczbę wyrobów bądź usług, które zostały wprowadzone na rynek, itp. Prowadzimy wówczas tzw. analizę dynamiki wskaźników firmy - poprzez porównanie ze sobą poszczególnych lat.

Struktura zatrudnienia jest ilościowym udziałem poszczególnych grup zatrudnionych w stosunku do ogólnej ilości zatrudnionych. W przypadku małych firm jest to po prostu liczbowy udział w ogólnej liczbie pracowników firmy:

  • właścicieli
  • członków ich rodzin
  • urzędników
  • robotników wykwalifikowanych i niewykwalifikowanych
  • uczniów.

Zatrudnienie pracowników w małej firmie musi być zgodne z unormowaniami kodeksu pracy. Należy więc zawrzeć z nimi pisemną umowę o pracę.

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy,

2) miejsce wykonywania pracy,

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

4) wymiar czasu pracy,

5) termin rozpoczęcia pracy (art. 29 par. 1 kodeksu pracy)

Umowa o pracę może być zawarta na czas:

  • określony,
  • nieokreślony,
  • na czas wykonania określonej pracy,

Każda z tych umów może być poprzedzona umową o pracę na okres próbny, który nie przekracza 3 miesięcy.

Umowa o pracę rozwiązuje się:

1) na mocy porozumienia stron,

2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),

3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),

4) z upływem czasu, na który była zawarta,

5) z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta (art. 30 par. 1 kodeksu pracy).

Prawidłowe funkcjonowanie każdego z obszarów działalności przedsiębiorstwa (zaopatrzenie, produkcja, zbyt) zależy od właściwego zasilenia finansowego. Dlatego też tak istotne są źródła finansowania przedsiębiorstwa. W odniesieniu do małych firm zaliczamy do nich:

  • kapitał własny,
  • udział spółek,
  • samofinansowanie,
  • obce finansowanie,
  • pożyczki bankowe,
  • kredyty bieżące,
  • kredyty dostawców,
  • kredyty wekslowe.
  • leasing,

Opracowanie analizy finansowej działalności firmy będzie nie tylko informacją dla banku, ale również istotnym wskaźnikiem dla kierownictwa firmy świadczących o tym, jakie ma ona perspektywy czy możliwości finansowe. Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego. Wdrażana od 1992 roku w Polsce reforma systemu podatkowego zakłada stosowanie powszechnego oraz jednolitego opodatkowania dochodów osobistych. Zastąpiono również podatek obrotowy powszechnym podatkiem od towarów i usług określanym często jako podatek od wartości dodanej (VAT). Podatek od wartości dodanej należy do podatków powszechnych i wielofazowych. Jest on nakładany przy sprzedaży prawie wszystkich nowo wytworzonych dóbr oraz usług.

Jakie czynności należy wykonać, aby założyć własną działalność gospodarczą?

Naszą firmę powinniśmy przede wszystkim zarejestrować. Tu drogi są różne, w zależności od tego, czy chcemy prowadzić działalność gospodarczą np. w formie spółki handlowej czy też jako przedsiębiorca będący osobą fizyczną. Jeśli korzystamy z formy spółki handlowej, to musimy zarejestrować się w Krajowym Rejestrze Sądowym, a dokładnie w rejestrze przedsiębiorców. Krajowy Rejestr Sądowy prowadzą sądy rejonowe, a konkretnie ich wydziały gospodarcze, które są do tego upoważnione. Jeśli natomiast prowadzimy działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, to podlegamy wpisowi do Ewidencji Działalności Gospodarczej. Należy pamiętać o tym, że spółki cywilne nie podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego i tylko poszczególni wspólnicy muszą się zarejestrować w Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Zgłoszenie o dokonanie wpisu do odpowiedniego rejestru powinno zawierać m.in.:

oznaczenie przedsiębiorcy, oznaczenie adresu siedziby przedsiębiorcy, określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD).

Aby prowadzić działalność gospodarczą, potrzebujemy również numeru identyfikacyjnego REGON. Wniosek o ten numer należy złożyć w urzędzie statystycznym -We wniosku podaje się m.in. nazwę, adres siedziby, PESEL, nazwisko i imiona, adres zamieszkania, adres do korespondencji, formę organizacyjno-prawną, formę własności, rodzaje wykonywanej działalności (numery PKD). Nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku Urząd Statystyczny doręcza przedsiębiorcy zaświadczenie, które potwierdza rejestrację wraz z nadanym mu numerem REGON.

Przedsiębiorca musi również założyć Firmowe konto bankowe.

Następnie należy udać się do Urzędu skarbowego i poprosić o zgłoszenie prowadzenia działalności gospodarczej oraz zgłoszenie rejestracyjne VAT. Osoby fizyczne które samodzielnie prowadzą działalność gospodarczą powinny złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-1. Zgłoszenie VAT kosztuje około 152 zł.

Następnie należy udać się do siedziby Zakładu Ubezpieczeń Społecznychdokonać ubezpieczeń. Zgłoszenie do ubezpieczeń następuje na druku ZUS ZUA, natomiast zgłoszenie płatnika składek powinno być złożone na druku ZUS ZFA. Do zgłoszenia ZFA należy załączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP oraz zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.