Spis treści:

Błędy w e-mailach

Wiadomości e-mail to w dzisiejszych czasach podstawowy sposób komunikacji internetowej w większości miejsc pracy, a także na uczelniach. Jeśli chcemy wypaść przed swoim odbiorcą profesjonalnie, powinniśmy stosować się do pewnych zasad i unikać gaf. Jakie błędy najczęściej pojawiają się w e-mailach? Oto one:

  • Nieodpowiednie formuły powitalne i pożegnalne np. „witam” lub „pozdrawiam” w korespondencji oficjalnej.
  • Brak tytułu lub tytuł niezwiązany z treścią e-maila.
  • Wysyłanie oficjalnej wiadomości z nieprofesjonalnie brzmiącego adresu e-mail np. kasia666@buziaczek.pl.
  • Nieużywanie wielkich liter w zwrotach do adresata lub stosowanie wielkich liter w zaimkach w 1 os.
  • Brak załączników lub wysłanie samych załączników bez treści.
  • Za długa i nieprzejrzysta treść e-maila.
  • Nieodpowiednie sformatowanie treści.
  • Niedopasowany do adresata i rodzaju korespondencji styl np. zbyt potoczne słownictwo lub emotikony w oficjalnej korespondencji.
  • Używanie bez potrzeby drukowanych liter (według netykiety słowa zapisane przy pomocy Caps Locka oznaczają krzyk).
  • Błędy ortograficzne i interpunkcyjne oraz literówki.

Przeczytaj również: Jak napisać CV? Tłumaczymy krok po kroku

Jak nie witać się w e-mailach?

W pisaniu e-maili najwięcej błędów pojawia się w formułach powitalnych i pożegnalnych. Wszyscy wiedzą, że takie formy powinny się tam znaleźć, jednak nie każdy wie, których z nich używać. Zatem jak nie witać się w e-mailach? Niedopuszczalne jest rozpoczynanie wiadomości od słowa „witam/witaj”, ponieważ jest ono zarezerwowane tylko dla gospodarza, który przyjmuje swoich gości w swoim domu.  

Nie powinno się także rozpoczynać oficjalnego e-maila od zwrotów typu „Cześć”, „Dzień dobry” czy „Droga Pani Magdo”, szczególnie jeśli nie mamy zażyłych relacji z odbiorcą. Na takie powitania można pozwolić sobie tylko przy wymienianiu wiadomości z osobami, które dobrze znamy lub gdy takie zasady panują w naszym miejscu pracy.

W korespondencji oficjalnej powinno zaczynać się e-maile zwrotem „Szanowny Panie/Szanowna Pani” lub „Szanowni Państwo”, jeśli jeszcze nie wiemy, kim dokładnie jest adresat naszej wiadomości. Jeśli e-mail kierowany jest do wykładowcy, należy także użyć jego tytułu naukowego (np. Szanowny Panie Profesorze). Ważne jest wówczas również, by każdy człon zwrotu został zapisany wielką literą.  

Po powitalnym zwrocie do adresata najlepiej postawić przecinek, a dalszą część wypowiedzi rozpocząć małą literą od nowego wersu. Jeśli jednak zdecydujemy się postawić po powitaniu kropkę, musimy już zacząć dalszą wypowiedź wielką literą od kolejnego wersu.

Jak nie żegnać się w e-mailach?

Użycie odpowiedniej formuły pożegnalnej w e-mailu również może być problematyczne. Jak zatem nie żegnać się w e-mailach? Tu mamy sytuację podobną do powitania – w oficjalnej korespondencji nie powinno się używać na końcu wiadomości zwrotów typu „do zobaczenia” czy „pozdrawiam”, natomiast mogą być one użyte w luźniejszych e-mailach między pracownikami czy znajomymi. Jeśli piszemy oficjalnego maila najlepiej użyć zwrotów „z poważaniem” czy „z wyrazami szacunku”.

Oczywiście zwrot pożegnalny powinien być oddzielony od treści maila, a w kolejnym wersie musi znaleźć się podpis nadawcy. Warto też pamiętać, że po formule pożegnalnej, a przed podpisem, nie powinno być przecinka, choć wiele osób go stosuje. Najlepiej nie stawiać tam żadnego znaku interpunkcyjnego lub ewentualnie przed podpisem postawić myślnik.

Przeczytaj również: Jak napisać rozprawkę? Podstawowe zasady z przykładem

Jak wygląda dobrze napisany e-mail?

Skoro wiemy już, jakich formuł używać na początku i na końcu maila oraz jakie błędy zdarzają się najczęściej w korespondencji internetowej, warto zastanowić się także na tym, jak wygląda dobrze napisany e-mail.  

Profesjonalny adres mailowy

By oficjalny e-mail wyglądał profesjonalnie, powinien być wysłany z adresu mailowego, który nie budzi żadnych skojarzeń. Najlepiej sprawdzą się tu adresy z naszym imieniem i nazwiskiem oraz domeną firmy, w której pracujemy, lub po prostu założone na którymś z popularnych portali i z nazwą ich domeny po „małpie” tj. imie.nazwisko@interia.pl.

Odpowiedni tytuł maila

W tytule maila powinno się znaleźć to, z czym zwracamy się do adresata. Dzięki temu od razu będzie on wiedział, czego dotyczy wiadomość, a w razie jej zagubienia, będzie mógł ją szybko odnaleźć. Jeśli odpowiadamy na kolejnego już w konwersacji maila, powinniśmy użyć opcji „odpowiedz” lub „odpowiedz wszystkim” – wówczas tytuł pozostanie taki sam, a pod wiadomością pojawi się cała rozmowa, co ułatwi wam odnalezienie się we wcześniej poruszanych wątkach.

Przejrzystość wiadomości

E-mail powinien być przede wszystkim możliwie krótki i przejrzysty, by osoba, która go czyta, nie znudziła się jego treścią i od razu mogła znaleźć najważniejsze informacje. Dlatego warto podzielić treść na akapity, używać wypunktowań czy pogrubić najważniejsze kwestie. Nie warto natomiast używać drukowanych liter, ponieważ mogą one zostać odebrane jako krzyk.

Przeczytaj również: Jak napisać list oficjalny? O tym musisz pamiętać

Załączniki

Przed wysłaniem e-maila należy sprawdzić, czy dodało się do niego wszystkie załączniki lub nie znalazło się w nich coś, co nie powinno się tam znaleźć. Najlepiej poinformować adresata w treści wiadomości, że się je przesyła, by ich nie pominął. Nie powinno się też wysyłać wiadomości bez treści, a jedynie z samym załącznikiem – zawsze należy w takim wypadku poinformować w tytule i treści, co przesyłamy, a także odpowiednio przywitać się i pożegnać.

Zwroty grzecznościowe

Ważną częścią e-maila są zwroty grzecznościowe do adresata, które zawsze w korespondencji piszemy wielką literą. Warto pamiętać jednak, że nie używamy wielkich liter, gdy piszemy o sobie, czyli w zaimkach w drugiej osobie (np. mój, nasz, my itp.).  

Dostosowanie stylu do adresata

Pisząc maila, należy myśleć o tym, do kogo go kierujemy oraz czy jest on oficjalny, czy nieoficjalny, ponieważ od tego zależy to, jakich zwrotów użyjemy oraz jaki będzie styl naszej wypowiedzi. W oficjalnej korespondencji nie powinno się używać ani mowy potocznej, ani emotikonów.

Sprawdzenie e-maila przed wysłaniem

W wielu mailach pojawiają się błędy ortograficzne, interpunkcyjne i językowe, a także literówki. Aby ich uniknąć, warto przeczytać przed wysłaniem swoją wiadomość przynajmniej raz, by dzięki temu znaleźć je i poprawić.

oprac. Joanna Cwynar

 

Odpowiedzi do zadań z podręczników z języka polskiego znajdziesz tutaj:

Język polski  – rozwiązania do zadań z podręcznika

Język polski – odpowiedzi do zadań z zeszytu ćwiczeń

Język polski – zadania z objaśnieniami