Zarządzanie jest procesem prowadzonym we wszystkich organizacjach nastawionym na realizacje celów, które przedsiębiorstwo sobie zakłada.

Jest to zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie - kierowanie ludźmi i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji. Do zasobów tych należą:

1). zasoby ludzkie - np. kadra, personel, kierownicy, robotnicy, czyli wszelkie osoby zaangażowane w realizację celów organizacji. Zarządzanie personelem wpływa na postrzeganie przedsiębiorstwa w otoczeniu.

2). zasoby finansowe - zyski, inwestycje akcjonariuszy, dotacje rządowe - stanowi wizytówkę firmy na zewnątrz.

3). zasoby rzeczowe - budynki, urządzenia biurowe, samochody - wyznacza pewien poziom nowoczesności przedsiębiorstwa.

4). Zasoby informacyjne - prognozy sprzedaży, sprawozdania i wyniki badań, statystyki, prognozy gospodarcze - dane niezbędnego dla trwałego i zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa.

Obecnie jednym z urządzeń bez których nie można sobie nawet wyobrazić skutecznego i sprawnego zarządzania jest komputer. Wyposażony w odpowiednie oprogramowanie jest on doskonałym narzędziem, które pozwala na zwiększenie wydajności pracy i efektywniejsze realizowane celów. W tej pracy chcę szczególnie omówić programy pakietu Microsoft Office, które poprzez różne narzędzia (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych itp.) umożliwiają oszczędność czasu i pozwalają na precyzyjne zarządzanie wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa.

Jednym z najpowszechniej używanych programów jest Microsoft Word - edytor tekstowy. Jest on wykorzystywany do tworzenia wszelkiego rodzaju dokumentów, notatek, raportów, sprawozdań, a także seryjnej korespondencji, co jest możliwe dzięki opcji tworzenia automatycznego listów i drukowania etykiet adresowych.

Wykorzystuje się także elementy składu komputerowego - wiele kolumn tekstu, tekst pisany pod kątem, kolorowe litery i elementy graficzne. Program ten pozwala również na sprawdzanie tekstu pod kątem pisowni

i gramatyki - dostępne są słowniki, które można na bieżąco rozszerzać i uzupełniać. Jednak moim zdaniem jego największą zaletą jest jego prostota, czytelność i łatwość w obsłudze, co pozwala na szybkie zaznajomienie się z nim i pozwala zaoszczędzić tak cenny dziś w zarządzaniu czas.

Kolejnym z programów pakietu biurowego jest Microsoft Excel, zwany też arkuszem kalkulacyjnym. Prezentuje on dane, najczęściej liczbowe, głównie w postaci zestawu dużych dwuwymiarowych tabel. Pozwala na automatyczną obróbkę tych danych oraz na rozmaity sposób ich prezentacji. Najważniejszym jego narzędziem są formuły matematyczne, które służą do automatycznego przetwarzania danych. Dla lepszego wyobrażenia tych danych mamy w Excelu do dyspozycji cały szereg wykresów - liniowych, słupkowych czy kołowych. Program ten wykorzystywany jest przy prowadzeniu rachunków, zestawianiu kwot pieniężnych, planowania budżetu firmy czy opracowywania bilansów, kosztorysów i wszelkich projektów finansowych.

Bardzo ciekawym i niezwykle przydatnym w zarządzaniu programem jest Microsoft PowerPoint. Służy on do tworzenia prezentacji multimedialnych, będących specyficzną formą komunikacji z grupą ludzi. Każda prezentacja złożona jest ze slajdów, w skład których wchodzi tekst, grafika, a często również animacja i dźwięk. Program oferuje nam gotowe szablony, co stanowi znaczne ułatwienie w przygotowywaniu slajdów. Prezentacje można wyświetlać zarówno na komputerze, jak i innym urządzeniu do niego podłączonym. Mamy również możliwość wyboru sposobu, w jaki chcemy zaprezentować nasze wystąpienie. Może to być automatyczne wyświetlanie po kolei wszystkich slajdów, ale również możemy omawiać poszczególne elementy danego slajdu. Dysponujemy oprócz tego możliwością czasowego ustawienia prezentacji. program ten jest skuteczną formą komunikacji, pozwala na interesujące zaprezentowanie potrzebnych informacji. Całość pokazu lub poszczególne slajdy możemy łatwo wydrukować i tym samym utrwalić w pamięci odbiorców.

W skład pakietu biurowego wchodzi również Microsoft Access. jest on wykorzystywany do tworzenia baz danych, czyli zboru informacji zapisanych w ściśle określony sposób w strukturach odpowiadających założonemu modelowi danych. Najczęściej w przedsiębiorstwach w bazach danych gromadzone są informacje dotyczące wykazu klientów, pracowników, wyników inwentaryzacji czy systemy wynagrodzeń. Program Microsoft Access umożliwia łatwe zapisanie tych danych, przechowywanie ich w jednym miejscu, a tym samym swobodny dostęp do nich. Oferuje on użytkownikom sześć zasadniczych rodzajów obiektów przeznaczonych do budowy systemu bazy danych. Są nimi: tabele, zapytania, formularze, raporty, makropolecenia i moduły.

Nawet jednak mając do dyspozycji najskuteczniejsze narzędzia komputerowe nie sposób sobie dzisiaj wyobrazić sprawnego zarządzania bez szybkiego przekazywania informacji. Szybkiej łączności sprzyja Internet,

a zwłaszcza poczta elektroniczna, tzw., e - mail. Dzięki tej jednej z podstawowych usług internetowych można bardzo szybko przesyłać do zainteresowanych osób wiadomości tekstowe lub całe pliki, które utworzyliśmy przy użyciu opisanych powyżej przeze mnie programów. Do identyfikacji użytkowników sieci służą adresy internetowe. Do sprawnego zarządzania swoim kontem pocztowym służy np. program Microsoft Outlook. Służy on do tworzenia, przeglądania i porządkowania wiadomości. dzięki niemu możemy wysyłać i odbierać pocztę elektroniczną, zapisywać spotkania, prowadzić kalendarz, terminarz, notować nazwiska i potrzebne adresy. Komunikacja internetowa jest bardzo ważna w procesach zarządzania. Bez niej nie może być mowy o skutecznym zarządzaniu. Szybka wymiana informacji jest w dzisiejszym świecie podstawą sprawnego podejmowania decyzji, których realizacja prowadzi do osiągnięcia zamierzonego celu organizacji.

Na koniec chcę omówić program księgowo - finansowy Symfonia wspomagający zarządzanie w małych

i średnich firmach. Został on napisany specjalnie dla środowiska Windows. Wspiera on zarówno codzienną działalność firmy w zakresie ewidencji zdarzeń gospodarczych, jak i pozwala na uzyskanie precyzyjnych informacji, niezbędnych do podejmowania ważnych decyzji. Służy on do realizowania wszystkich zasadniczych operacji księgowych - od budowania planu kont i łatwego księgowania dokumentów poprzez bilanse i pełne rozrachunki aż do końcowych sprawozdań i rozliczeń.

Program ten zwiększa komfort codziennej pracy biurowej w firmie i skutecznie zabezpiecza posiadane dane. Zapewnia ciągłość rozliczeń poprzez wprowadzenie nierozliczonych transakcji do obrotów rozpoczęcia. Zapewnia pełna kontrolę nad mechanizmem automatycznego przeksięgowania kosztów wg zadanych kryteriów.

Ujmując rzecz najogólniej Symfonia służy do księgowania zadekretowanych dokumentów. Umożliwia księgowanie do tzw. bufora roboczego, co pozwala pracować przy otwartych księgach nawet po upływie roku obrotowego.

Dzięki niemu można utworzyć wzorcowe szablony księgowań, nadające się do wykorzystania przy co miesięcznym księgowaniu różnych dokumentów. Mamy również możliwość kopiowania istniejących dekretów na nowe dokumenty.

Zaletą programu jest posiadanie dużej bazy rozrachunków, która umożliwia windykację i rozliczanie różnic kursowych, jak również wykorzystanie wszelkiego rodzaju wskaźników, np. efektywności czy rentowności dla potrzeb kierownictwa i zarządu.

Wymienione tutaj przykłady są zaledwie reprezentantami całej gamy programów wspomagających zarządzanie. Doświadczony menedżer przy umiejętnym ich wykorzystaniu potrafi podejmować trafne decyzje i skutecznie kierować powierzoną sobie organizacją.