Pod pojęciem "odpowiedzialności porządkowej pracownika" rozumie się możliwość nakładania przez pracodawcę kar na pracownika za nieprzestrzeganie przez niego obowiązującego w miejscu pracy porządku, regulaminu, przepisów dotyczących BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy) oraz przepisów przeciwpożarowych.

Regulacje Kodeksu pracy odnoszące się do odpowiedzialności porządkowej pracownika stanowią normy prawne bezwzględnie obowiązujące. Nie można ich zatem w jakikolwiek sposób ograniczyć, wyłączyć czy rozszerzyć w odniesieniu do rodzajów kar porządkowych czy zakresu ich stosowania.

W Kodeksie pracy wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje kar porządkowych:

  • upomnienie,
  • nagana,
  • kara pieniężna.

Powyższy katalog kar porządkowych ma charakter zamknięty, co oznacza, że pracodawca w swojej działalności nie może wykorzystywać innych rodzajów kar. W przypadku, gdy pracodawca ma zamiar ukarać swojego pracownika karą porządkową, w pierwszej kolejności powinien wziąć pod uwagę rodzaj naruszenia obowiązków, których dopuścił się pracownik, stopień winy pracownika oraz dotychczasowy przebieg pracy pracownika.

Kara upomnienia i kara nagany może zostać zastosowana przez pracodawcę w przypadku:

  • nieprzestrzegania przez pracownika ustalonego porządku pracy i regulaminu pracy,
  • nieprzestrzegania wymagań wynikających z przepisów BHP,
  • nieprzestrzegania przepisów przeciwpożarowych.

Kara pieniężna może natomiast zostać nałożona w przypadku, gdy pracownik:

  • nie przestrzega przepisów BHP,
  • nie przestrzega przepisów przeciwpożarowych,
  • opuści pracę bez usprawiedliwienia,
  • stawi się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spożywa alkohol w czasie pracy.

Maksymalna wysokość kar pieniężnych jest ściśle określona w Kodeksie pracy. W przypadku pojedynczego przewinienia, jak również za każdy dzień nieobecności nieusprawiedliwionej w pracy, pracodawca może nałożyć karę nie wyższą od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, przy czym kary pieniężne łącznie za kilka przewinień nie mogą być wyższe niż dziesiąta część wynagrodzenia przypadającego do wypłaty pracownikowi po dokonaniu innych przewidzianych przez prawo potrąceń.

Istnieją również pewne ograniczenia dotyczące okresu, w którym pracodawca może nałożyć karę porządkową na pracownika. I tak, pracodawca nie może nałożyć kary porządkowej po upływie okresu 2 tygodni od momentu powzięcia informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego lub o popełnieniu przewinienia oraz po upływie 3 miesięcy od dnia dopuszczenia się przez pracownika naruszenia obowiązku pracowniczego lub popełnienia przewinienia. W przypadku nieobecności pracownika w miejscu pracy i braku możliwości spełnienia obowiązku wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary przez pracodawcę, bieg powyższego 2-tygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a gdy jego bieg się już rozpoczął, ulega on zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Kodeks pracy precyzuje ponadto tryb nakładania kar oraz stosowania środków odwoławczych w odniesieniu do odpowiedzialności porządkowej pracownika. Przepisy te dotyczą następujących regulacji:

  • warunkiem zastosowania przez pracodawcę kary porządkowej wobec pracownika jest uprzednie wysłuchanie wyjaśnień pracownika,
  • na pracodawcy ciąży obowiązek zawiadomienia pracownika na piśmie o nałożonej karze porządkowej, które powinno zawierać m.in. wskazanie rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych, datę ich popełnienia oraz informacje o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia (odpis zawiadomienia powinien zostać złożony w aktach osobowych pracownika),
  • pracownik ma prawo wniesienia sprzeciwu do pracodawcy wobec zastosowanej kary w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu,
  • wniesiony w terminie sprzeciw rozpatruje pracodawca i decyduje o jego uwzględnieniu bądź odrzuceniu (w przypadku gdy pracownik jest członkiem związku zawodowego lub związek zawodowy wyraził zgodę na reprezentowanie jego interesów, pracodawca dodatkowo uwzględnia stanowisko zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika),
  • w przypadku odrzucenia przez pracodawcę sprzeciwu, pracownik w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia go o tym fakcie ma prawo wystąpić do sądu pracy z wnioskiem o uchylenie zastosowanej wobec niego kary,
  • orzeczenia sądów pracy w powyższych kwestiach są wiążące dla obu stron.

Po roku nienagannej pracy ukaranego pracownika, kara nałożona na niego zatarciu (uważa się ją za niebyłą), a z akt osobowych pracownika usuwa się odpis zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca może uznać karę za niebyłą również przed upływem tego terminu w przypadku, gdy sam podejmie taką inicjatywę lub uwzględni wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.