Jak napisać list motywacyjny
List motywacyjny to jeden z najważniejszych dokumentów, z jakimi mamy do czynienia, gdy ubiegamy się o pracę, praktyki zawodowe, staż, udział w wolontariacie czy miejsce na uczelni wyższej. Coraz częściej bywa też wymagany podczas rekrutacji do szkół branżowych, techników lub projektów edukacyjnych (np. programów wymiany międzynarodowej, warsztatów młodzieżowych, konkursów i projektów unijnych).
List motywacyjny zawsze ma charakter formalny, dlatego też ważne, aby nie tylko używać języka oficjalnego, ale także trzymać się struktury listy motywacyjnego. List motywacyjny powinien zawierać następujący schemat:
- Miejscowość i data (zawsze po prawej stronie w górnym rogu).
- Dane nadawcy: imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub/i adres e-mail (w kolejnej linii od lewej).
- Dane adresata: zwrot grzecznościowy (np. „Szanowny/a Pan/i”), tytuł, imię i nazwisko, nazwa instytucji, adres (tym razem wyrównane do prawej strony, choć poprawny jest także zapis od lewej strony).
- Tytuł: list motywacyjny (wyśrodkowane w kolejnej linii). Nie zawsze jest stosowany i bywa zamieniony na zwrot grzecznościowy np. „Szanowny Panie”.
- Wstęp (wystarczy akapit) – napisz tu, skąd wiesz o rekrutacji (np. „W nawiązaniu do ogłoszenia rekrutacyjnego, zamieszczonego w serwisie... Zwracam się z prośbą o rozpatrzenie mojej kandydatury na stanowisku”).
- Rozwinięcie (1-3 akapity powinny wystarczyć) – to miejsce na opisanie swoich mocnych stron, kwalifikacji, doświadczenia i przede wszystkim twojej motywacji.
- Zakończenie (wystarczy akapit) – tu wyrażasz nadzieję na pozytywne rozpatrzenie prośby. Możesz także dopisać, że chętnie odpowiesz na dodatkowe pytania.
- Podpis z formułą grzecznościową (po prawej stronie), np. „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. W liście motywacyjnym nie używaj formuł z pozdrowieniami. Pamiętaj o zachowaniu formalnego tonu. Podpis oczywiście musi być odręczny, nawet jeśli list piszesz na komputerze. Możesz go też napisać podwójnie: w edytorze tekstu i odręcznie po wydrukowaniu (poniżej).
Oczywiście list motywacyjny musi być napisany poprawną polszczyzną. Sprawdź kilka razy czy nie zawiera błędów ortograficznych, interpunkcyjnych lub stylistycznych. Sprawdź także, czy dane adresata są poprawne. Literówka czy błąd w tym miejscu to niezłe faux-pas.
List motywacyjny powinien mieścić się na kartce A4.
Zwróć uwagę na funkcje listu motywacyjnego
W jakich sytuacjach i po co pisze się list motywacyjny? Pełni on kilka kluczowych funkcji:
- uzupełnia CV lub podanie o przyjęcie — o ile CV to lista suchych faktów, to list motywacyjny pozwala je uzupełnić. W liście możesz np. rozwinąć informacje o ukończonej szkole, opisując szerzej kompetencje, jakie z tego etapu edukacji wynosisz (konkretne umiejętności). To także miejsce, w którym możesz o sobie więcej opowiedzieć, a przede wszystkim umotywować, dlaczego zależy ci na danej pracy/praktyce/stażu i z jakiego powodu twoja kandydatura jest doskonała na to miejsce;
- pozwala wyróżnić się spośród innych kandydatów — nie wystarczy napisać, że ma się dobre oceny czy doświadczenie — w liście motywacyjnym można pokazać zaangażowanie, inicjatywę, pasję. Pamiętaj, że jeśli wysyłasz swój list motywacyjny do różnych miejsc jednocześnie, nie ślij jednego gotowca. Do każdej instytucji pisz list motywacyjny osobno, jak najlepiej pokazując swoje atuty, które możesz wykorzystać w danym miejscu;
- uzasadnia wybór danej firmy, instytucji lub uczelni — rekruterzy chcą wiedzieć, dlaczego chcesz się rozwijać właśnie w tej firmie/instytucji, a nie gdzie indziej. Oczywiście dobrze, jeśli czytając twój list motywacyjny, adresat poczuje się wyróżniony twoim wyborem;
- buduje profesjonalny wizerunek — dobrze napisany list motywacyjny świadczy o twojej dojrzałości, samodzielności i odpowiedzialności. Jest miejscem, w którym kładziesz nacisk na swoje atuty. I znów – wysyłając ogólnego gotowca, prawdopodobnie nie osiągniesz tego celu.
List motywacyjny to swego rodzaju „reklama samego siebie” — ale nie chodzi tu o przechwałki, tylko o rzetelne przedstawienie swoich kompetencji, celów i motywacji. Dzięki niemu można:
- pokazać, że rozumiemy, na czym polega praca lub udział w danym projekcie,
- przekonać, że jesteśmy dobrze przygotowani i naprawdę nam zależy,
- wyjaśnić pewne kwestie, których nie da się zawrzeć w suchym życiorysie (np. zmianę szkoły, lukę w doświadczeniu, trudną sytuację życiową),
- zaprezentować cechy charakteru i umiejętności miękkie, które trudno ująć w tabeli (np. odpowiedzialność, samodzielność, otwartość, chęć nauki).
Słowniczek pojęć
CV (Curriculum Vitae) – życiorys zawodowy zawierający informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym i umiejętnościach. Najczęściej pisze się go w przejrzystej formie tabeli lub wypunktowania.
Nadawca – autor listu.
Adresat – osoba lub instytucja, do której kierowany jest list.
Styl formalny – język oficjalny, stosowany w dokumentach urzędowych i oficjalnej korespondencji. Pozbawiony jest on mowy potocznej i kolokwializmów.
Zwroty grzecznościowe – formuły językowe wyrażające szacunek wobec odbiorcy, np. „Szanowni Państwo”, „Z poważaniem”.
Przydatne zwroty
Podczas pisania listu motywacyjnego mogą przydać ci się takie sformułowania jak:
„Z zainteresowaniem zapoznałem się z ofertą pracy na stanowisko…”
„W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w…”
„Mam doświadczenie w…”
„Moje umiejętności w zakresie…”
„Mam nadzieję na pozytywne rozpatrzenie mojej kandydatury”
„Chętnie odpowiem na wszelkie pytania podczas spotkania”
„Z poważaniem”
„Z wyrazami szacunku”
Przykład poprawnie napisanej treści
Gdańsk, 30.06.2025 r.
Jan Kowalski
Ul. Wymyślona 1
80-000 Gdańsk
Tel. 111 111 111
Dział HR
Agencja reklamowa „Kreatywna”
Ul. Wymyślona 20
80-000 Gdańsk
Szanowni Państwo,
Z zainteresowaniem zapoznałem się z ofertą praktyki w dziale marketingu w Państwa firmie. Chciałbym zgłosić swoją kandydaturę, ponieważ uważam, że moje kwalifikacje i doświadczenie odpowiadają wymaganiom tego stanowiska.
Jestem przekonany, że wiedza w zakresie marketingu zdobyta w toku edukacji będzie przeze mnie owocnie wykorzystana podczas praktyk. Potrafię szybko się uczyć i myśleć kreatywnie. Swoje umiejętności w tym zakresie udało mi się potwierdzić w trakcie konkursów ogólnopolskich, w których brałem udział ze znakomitym skutkiem. W jednym z nich zdobyłem pierwsze miejsce za pomysł na kampanię reklamową produktów, kierowanych do młodzieży szkolnej, co jest niewątpliwie moim ogromnym sukcesem. Tym samym w trakcie praktyki mam nadzieję nie tylko zyskiwać nową wiedzę, ale także stanowić wsparcie dla pracowników działu marketingu. Możliwość współpracy ze specjalistami będzie dla mnie wspaniałym doświadczeniem i możliwością zdobycia nowych kompetencji.
Mam nadzieję na możliwość spotkania i omówienia mojej kandydatury w dogodnym dla Państwa terminie.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
