Krajowy Rejestr Sądowy został utworzony na podstawie ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U z 1997 roku, nr 121, poz. 769 z późniejszymi zmianami).
Jest on bazą zawierającą dane dotyczące poszczególnych form działalności podlegających rejestracji oraz dane dotyczące dłużników. Składa się on z:
- rejestru przedsiębiorców,
- rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki społecznej,
- rejestru dłużników niewypłacalnych.
Krajowy Rejestr Sądowy spełnia dwie podstawowe funkcje: legalizacyjną i informacyjną.
- FUNKCJA LEGALIZACYJNA - zazwyczaj dopiero wpis do rejestru jest chwilą nabycia przez dany podmiot zdolności do czynności prawnych, a to oznacza, iż dopiero z chwila wpisu podmiot może dokonywać kolejnych czynności prawnych.
- FUNKCJA INFORMACYJNA - w Krajowym Rejestrze Sądowym zawarte są wszystkie najważniejsze informacje, które pozwalają na sprawdzenie w obrocie gospodarczym statusu prawnego partnera, jego sytuacji finansowej, sposobu reprezentacji, informacji o zaległościach podatkowych i celnych, zaległościach wobec ZUS, listy wierzycieli i wysokości ich nie spłaconych w terminie wierzytelności.
Jednocześnie utworzenie po raz pierwszy w polskim systemie prawnym rejestru dłużników niewypłacalnych (RDN) jest źródłem informacji o osobach fizycznych, z którymi prowadzenie wspólnej działalności gospodarczej wiąże się podwyższonym ryzykiem.
W celu usprawnienia udzielania informacji została powołana, jako jednostka organizacyjna Ministerstwa Sprawiedliwości, Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego. Jest ona scentralizowaną i w pełni skomputeryzowana jednostką, która zapewnia szybkie i sprawne przekazywanie informacji.
Nowy system rejestrowy ma więcej zalet w stosunku do wcześniejszych przepisów prawa dotyczących rejestrowania podmiotów gospodarczych. Przede wszystkim w pełni akceptuje zasadę jawności, co może skutecznie przyczynić się do wyeliminowania tzw. "szarej strefy". Ujawnione w KRS w sposób skomputeryzowany informacje, pozwalają na łatwy i szybki dostęp do wielu elementów, co znacznie ułatwia analizę sytuacji danego podmiotu. W odróżnieniu do tradycyjnych rejestrów sądowych lub gminnych prowadzonych w formie papierowej, KRS pozwala na otrzymanie informacji nie tylko z jednego okręgu, ale z terenu całej Polski.
Jednocześnie dostęp do KRS jest ułatwiony poprzez umożliwienie przeglądania baz danych nie tylko w każdym sadzie, ale także w specjalnie utworzonych punktach informacyjnych. Wydziały Krajowego Rejestru Sądowego utworzone zostały w 20 Sądach Rejonowych.
Stworzenie scentralizowanej bazy danych ma także na celu ułatwienie walki z przestępczością gospodarczą a przede wszystkim z przestępczością zorganizowaną. Krajowy Rejestr zawiera olbrzymią ilość informacji na temat zarejestrowanych podmiotów, które w sposób szerszy niż dla przeciętnego obywatela są udostępniane odpowiednim służbom państwowym a co za tym idzie mogą być one przez nie służbowo wykorzystywane. Zamieszczenie pełnej informacji o podmiotach a także prowadzenie rejestru dłużników niewypłacalnych powinno także zapewnić większe bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej, a jednocześnie może pomóc w dyscyplinowaniu dłużników do regulowania zaległych zobowiązań wobec Skarbu Państwa lub innych wierzycieli.
Ponieważ w KRS zamieszczono osobny rejestr dla stowarzyszeń i fundacji nie będzie można ukryć prowadzenia działalności gospodarczej przy wykorzystaniu ich form organizacyjno-prawnych.
Fakt, iż system jest skomputeryzowany, pozwoli na szybsze załatwienie spraw i likwidację zaległości w sądach rejestrowych. Ustawodawca nałożył na wnioskodawcę obowiązek korzystania ze stosownych formularzy, co spowoduje ujednolicenie i uproszczenie procedury sądowej.
Krajowy Rejestr Sądowy wykorzystuje także informacje, które zawarte są w bazach danych PESEL i REGON, oraz informacje, które dostarczane są przez sądy egzekucyjne, sądy upadłościowe, ZUS, Komisje Papierów Wartościowych, Urząd Ochrony Konsumentów i Konkurencji oraz urzędy skarbowe. Ponieważ niezbędnym stała się integracja informacyjna Krajowego Rejestru Sądowego oraz funkcjonujących obecnie rejestrów PESEL i REGON, Ministerstwo Sprawiedliwości współpracuje na powyższej płaszczyźnie z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Głównym Urzędem Statystycznym.
Jednocześnie przystąpienie Polski do Unii Europejskiej spowodowało konieczność dostosowania naszego prawa do norm przyjętych w Unii. Wprowadzony w KRS model jest modelem stosowanym przez państwa unijne a wprowadzenie go do polskiego systemu spotkało się z aprobatą zarówno ekspertów Unii Europejskiej jak i ekspertów Banku Światowego.
Dodatkowo wprowadzenie Krajowego Rejestru Sądowego skutkuje rozpoczęciem szerokiej współpracy pomiędzy sądami a samorządem gminnym. Artykuł 2 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym nakłada na gminy obowiązek wykonywania czynności pomocniczych związanych z prowadzeniem rejestru. Gminy są zobowiązane do zapewnienia zainteresowanym wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), zapewnienia urzędowych formularzy umożliwiających rejestrację osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek jawnych, a także mają obowiązek udzielać dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów prowadzących Krajowy Rejestr Sądowy.
Krajowy Rejestr Sadowy funkcjonuje od 1 stycznia 2001 roku z pewnymi wyjątkami:
- do 31 grudnia 2001 r., w oparciu o art. 8 i art. 13 ustawy o działalności gospodarczej (Dz. U. Z 1988 r., nr 41, poz. 324 z późn. zm.) gminy prowadziły ewidencje działalności gospodarczej prowadzonej przez osoby fizyczne indywidualnie lub jako wspólnicy w spółkach cywilnych.
- Art. 6 ust. 1 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym nakazywał, aby wszystkie rozpoczęte sprawy przedsiębiorców dotyczące wpisów były zakończone w oparciu o przepisy, które obowiązywały w chwili wszczęcia sprawy.
Zgodnie przepisami do rejestru przedsiębiorców są wpisywane następujące podmioty:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (od 1 stycznia 2002),
- spółki,
- spółdzielnie,
- przedsiębiorstwa państwowe,
- jednostki badawczo-rozwojowe,
- przedsiębiorstwa zagraniczne,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
- oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających w Polsce,
- główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
- inne osoby prawne, jeśli prowadzą one działalność gospodarczą, a podlegają wpisowi do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki społecznej.
Zgodnie z przepisami do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki społecznej wpisywane są następujące podmioty:
- fundacje,
- społeczno-zawodowe organizacje rolników,
- izby gospodarcze,
- cechy,
- izby rzemieślnicze,
- Związek Rzemiosła Polskiego,
- Stowarzyszenia,
- Stowarzyszenia kultury fizycznej,
- Związki zawodowe pracodawców,
- związki zawodowe (także związki zawodowe rolników indywidualnych),
- jednostki samorządu zawodowego niektórych podmiotów gospodarczych,
- kolumny transportu sanitarnego,
- publiczne zakłady opieki zdrowotnej.
Zgodnie dłużników przepisami do rejestru dłużników niewypłacalnych wpisywane są następujące podmioty:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie ich upadłości został prawomocnie oddalony z powodu braku wystarczającego majątku na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych,
- wspólnicy ponoszący odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, z wyłączeniem komandytariuszy w spółce komandytowej, jeżeli ogłoszono jej upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie jej upadłości został prawomocnie oddalony z powodu braku wystarczającego majątku na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych,
- dłużnicy, którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu egzekucyjnym,
- osoby, które przez sąd prowadzący postępowanie upadłościowe zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji reprezentanta lub pełnomocnika przedsiębiorcy, członka rady nadzorczej i komisji rewizyjnej w spółce akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółdzielni.
Do rejestru dłużników niewypłacalnych wpisywani są także, na wniosek wierzyciela, ci dłużnicy, którzy w terminie 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia nie spłacili należności stwierdzonej tytułem wykonawczym.
Wnioski składa się na urzędowych formularzach, które udostępniane są w sądach i gminach (w gminach są udostępniane formularze wniosków umożliwiających rejestrację osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i spółek jawnych). Do wniosku dołącza się opłatę sądową oraz opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Przewidziano 69 wzorów urzędowych formularzy, które obejmują wszystkie możliwe wnioski o wpis do rejestru dla wszystkich rodzajów wpisywanych podmiotów.
