W trakcie swojej działalności organy administracji publicznej wydają różne akty, będące formą ich działania. Pomiędzy nimi są tzw. decyzje administracyjne, których wydawanie jest szczegółowo unormowane przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. Decyzja administracyjnego jest aktem woli organu administracji publicznej i stanowi wybór pomiędzy różnymi możliwościami rozstrzygnięcia danej sprawy. Tym samym decyzje administracyjne są sposobem kształtowania społeczno-gospodarczych stosunków w społeczeństwie.

Decyzje wydawane są przez konkretną osobę, jednakże przez podmiot je wydający należy rozumieć pewną strukturę organizacyjną. Na proces wydawania decyzji mają wpływ różne argumenty; podjęcie rozstrzygnięcia stanowiącego sentencję decyzji wpływa szereg czynników zarówno formalnych jak i niesformalizowanych. W celu wydania właściwej decyzji musi nastąpić przepływ informacji zarówno w obrębie danej instytucji jak też informacji, które można uzyskać na zewnątrz. Pod uwagę brane są wszelkie informacje, które mogą mieć wpływ na przebieg procesu decyzyjnego i które pojawiają się podczas przeprowadzania postępowania wyjaśniającego.

Teoria prawa administracyjnego coraz częściej posługuje się podejściem systemowym w stosunku do procesów wydawania decyzji. Dzięki niemu prościej wyjaśnić procesy decyzyjne zachodzące we współczesnym społeczeństwie. Podejście systemowe umożliwia także zrozumienie związków, jakie występują pomiędzy administracją publiczna a społeczeństwem. Ważne jest by proces decyzyjny był zorganizowany jasno i przejrzyście, bowiem pozwala to na wydawanie właściwych i adekwatnych do stanu faktycznego decyzji. Proces decyzyjny nie musi być uregulowany w ten sam sposób. Polskie prawo administracyjne charakteryzuje się wysokim stopniem uregulowania prawnego.

Proces decyzyjny nie jest jednolity, możemy w nim wyróżnić kilka etapów a mianowicie: etap, podczas którego określony zostaje problem, etap związany z dokładnym określeniem celów oraz etap, w trakcie którego opracowywane są alternatywy decyzyjne oraz programy realizacyjne.

Na podejmowane decyzje wpływ mogą mieć różne czynniki - psychologiczne, techniczne lub polityczne. Czynnik psychologiczny jest związany bezpośrednio z osobą podejmującą dane rozstrzygnięcie. Ma to związek z tzw. psychologią decyzji. Organy administracyjne są częścią układu społeczno-gospodarczo-politycznego, w związku z czym podejmowane decyzje mają nierozerwalny związek z aktualnym systemem politycznym. Natomiast czynniki techniczne związane są z różnymi metodami podejmowania decyzji.

W trakcie podejmowania decyzji organ administracyjny posiada wybór między różnymi możliwościami. Oznacza to, iż podejmowanie decyzji jest alternatywne oraz, ze podjęta przez organ decydujący ocena jest subiektywna i zaspokaja określone interesy. W celu uniknięcia zarzutów zbyt swobodnego podejmowania decyzji postępowanie administracyjne jest uregulowane Kodeksem postępowania administracyjnego. Zawarte w nim zasady, normy prawne ułatwiają rozstrzygania tzw. konfliktów decyzyjnych. Artykuł 7 Kodeksu postępowania administracyjnego nakłada na organy administracji publicznej obowiązek stosowania w procesie decyzyjnym zasady interesu społecznego oraz zasady słusznego interesu obywateli. Zasady te mają ogromne znaczenie zwłaszcza podczas podejmowania decyzji na podstawie uznania administracyjnego. Biorąc pod uwagę regulację poprzez decyzje stosunków pomiędzy państwem a obywatelem a także pomiędzy obywatelami należy uznać, iż główną funkcją decyzji jest tzw. "administracja konfliktami".

Można wyróżnić kilka rodzajów konfliktów decyzyjnych:

- konflikty indywidualne: dotyczą jednostki, której decyzja ma dotyczyć,

- konflikty wewnątrzorganizacyjne: występują one pomiędzy pracownikami danego organu, a także pomiędzy wewnętrznymi komórkami wchodzącymi w skład danego organu,

- konflikty miedzyorganizacyjne: występujące pomiędzy dwoma lub więcej organami, mającymi sprzeczne interesy.

- konflikty pomiędzy członkami organu a samym organem (najczęściej są to konflikty o podłożu płacowym lub też związane są z nierównym rozłożeniem obowiązków służbowych).

Występujące w procesach decyzyjnych konflikty mogą mieć charakter zarówno jawny jak i ukryty. Ich występowanie jest naturalnym zjawiskiem zachodzi zazwyczaj z systemach społecznych rozwijających się dynamicznie.

Decyzje administracyjne można rozróżnić pod względem kryteriów właściwych dla nauki administracji. Tym samym możemy wyróżnić decyzje wewnątrzsystemowe oraz zewnętrzne. Dodatkowo można wyszczególnić także decyzje zintegrowane. Nauka administracji wskazuje także na duże znaczenie modeli decyzyjnych.

Bardzo często procesy decyzyjne związane są z istniejącą w danym organie strukturą organizacyjną. Sam organ i jego wewnętrzna regulacja stanowi, jakie cele i założenia służą jako kryterium wyboru dla różnych części organizacji. Właściwa struktura, podział zadań, zatrudnienie pracowników może skutkować szybszym wydawaniem właściwych decyzji. Ta zasada projektowania struktury organizacji nazywana jest prawem planowania Greshama. Główne jej założenie stanowi, że działalność nieprogramowalna wypiera działalność programowalną. W związku z tym, decyzje administracyjne można podzielić ze względu na kryterium posiadania informacji. W oparciu o to kryterium możemy wyróżnić:

- decyzje, które są podejmowane przy posiadaniu pełnych informacji,

- decyzje, które podejmowane są w warunkach ryzyka,

- decyzje, które są podejmowane w warunkach niepewności.

Planując strukturę urzędu należy rozróżnić dwa terminy: "plan" i "planowanie". Termin "plan" rozumiemy jako pewnego rodzaju rozstrzygnięcie, do osiągnięcia którego potrzebne jest zastosowanie szczególnej procedury. Planowanie natomiast jest jedynie procesem, celem którego jest ustanowienie planu. Zgodnie z teorią Ackoffa, planowanie jest wymagane w sytuacjach, gdy cel do którego dążymy wiąże się z systemem wydawania decyzji.

Aby proces osiągnięcia celów przebiegał sprawnie i prawidłowo, konieczne jest dokonywanie jego kontroli. Większość działań podejmowanych przez ludzi, a więc i przez organy administracyjne nie jest wolna od błędów, w związku z powyższym koniecznym staje się przeprowadzenie stosownej kontroli, która byłaby w stanie błędy i nieprawidłowości odnaleźć oraz która potrafiłaby wskazać sposoby ich pokonania i uniknięcia na przyszłość.

Kontrole powinno się przeprowadzać zarówno podczas etapu przygotowywania planu jak i podczas jego wykonywania. Osoby kontrolujące powinny przede wszystkim przeanalizować, czy cele jakie zostały założone są możliwe do osiągnięcia, a także czy zostały już osiągnięte lub też w jakim stopniu zostały one zrealizowane. Do głównych cech charakterystycznych planu jest jego elastyczność powinien możliwość korygowania jego zapisów. Specjalne mechanizmy wprowadzone do planu pozwalają na przeprowadzanie w jego założeniach zmian. Pozawala to na dostosowanie go (nawet podczas realizacji) otaczającej rzeczywistości.

We współczesnych państwach, planowanie w administracji stało się jednym z kluczowych zadań. Do tej pory, najważniejszą częścią planowania systemu w państwie było i jest nadal planowanie budżetu. Ustawa budżetowa wymaga wydawania do niej wielu aktów wykonawczych; na podstawie ustawy budżetowej oraz aktów okołobudżetowych wydaje się decyzje jednostkowe. Aktualnie to planowanie zostało znacznie rozszerzone, a charakter planów jest przede wszystkim zadaniowy. Zazwyczaj możemy wyróżnić trzy rodzaje planów ze względu na kryterium czasu:

- krótkoterminowe, będąca w zasadzie planami charakterze wykonawczym (planowanie środków),

- średniookresowe, obejmujące co najmniej okres pięciu lat (są to np. plany stabilizacji gospodarki),

- długookresowe, obejmujące okres powyżej pięciu lat.

Dodatkowo możemy wyróżnić następujące rodzaje planów:

- plany ramowe, których wykonywanie następuje poprzez wykonywanie planów cząstkowych,

- plany wykonawcze, stanowiące podstawę do wydawania decyzji w zakresie zabudowy i zagospodarowania terenu.

Kolejny podziałem jest podział na:

- plany imperatywne, których adresat na prawny obowiązek je wykonać,

- plany indykatywne, których wykonanie nie stanowi prawnego obowiązku bowiem są one planami ogólnymi, zaznaczającymi jedynie ramy problemu lub też zawierają one tylko ogólne cele.

W celu przyjęcia danego planu organ podejmuje także pewne decyzje, w związku z czym należy przyjąć, iż planowanie to także rodzaj procesu decyzyjnego. Planowanie dotyczy przede wszystkim przyszłości i dotyczy przede wszystkim celów ogólnych. Plan to rozstrzygnięcie kompleksowe. Postępowanie opisane w Kodeksie posterowania administracyjnego jest więc czymś zupełnie innym niż postępowanie planistyczne. Planowanie podzielone jest także na kilka etapów. Pierwszym z nich jest etap opracowania pola planu. Oznacza to określenie, w jakich granicach plan będzie działał poprzez określenie, jakie warunki ograniczają osiągniecie zamierzonych celów. Należy więc dokonać analizy, jakie z występujących w otoczeniu czynników mogą zagrażać realizacji planu w przyszłości i wszcząć postępowanie w celu zapobieżenia takiej sytuacji. Po wyznaczeniu pola planu następuje etap sformułowania systemu celów a następnie etap poszukiwania środków, dzięki którym cele będą mogły być realizowane. Etap ten nazywany jest także etapem planowania alternatyw. Dla realizacji celów nie jest ważna ilość znalezionych na realizację środków; możliwe jest pozostanie przy jednym. Jednakże plan oznacza także pewien zbiór różnego rodzaju środków, które są od siebie zależne. W celu ułatwienia znalezienia najwłaściwszej alternatywy stosuje się elektroniczne bazy danych oraz programy służące do ich przetwarzania.

Decyzje planistyczne, w odróżnieniu od decyzji indywidualnych w znacznie większym stopniu uzależnione są od dużej ilości informacji. Tym samym, im więcej właściwych informacji posiada dany podmiot, tym lepsze i bardziej skuteczne będą decyzje planistyczne przez niego podjęte.

Poprzez wykonywanie planu nie kształtuje się wprost stosunków społeczno-gospodarczeych. Założenia planu realizowane są miedzy innymi dzięki wydawaniu decyzji administracyjnych lub też aktów normatywnych. Na ich podstawie wymagane jest pewne zachowanie zarówno państwa jak i obywatela. Podjecie właściwych decyzji służących realizacji celu wymaga stworzenia właściwego aparatu decyzyjnego.