Wstęp

Profesjonalne redagowanie tekstów jest rzeczą dość skomplikowaną. Jednak wcale nie oznacza to, że nie da się tego nauczyć. Wystarczy kilka godzin ćwiczeń, aby w łatwy sposób posługiwać się narzędziami, które są udostępnione przez takie aplikacje jak Microsoft Word. A są to narzędzia naprawdę różnorodne. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby do swojego tekstu dodać tabele, rysunki, zdjęcia, zmienić rozmiar i kolor czcionki o różnym kroju. Podstawowym narzędziom do profesjonalnego redagowania tekstu poświęcona jest niniejsza praca.

Praca z tabelami

Bardzo ważnym elementem wielu edytorów tekstu są tabele. Tak samo jest w Microsoft Word.

Tabelą nazywamy siatkę linii, składającą się z wierszy i kolumn. Na przecięciu wiersza i kolumny znajduje się komórka - podstawowa jednostka tabeli. Tabele są bardzo wygodnym sposobem prezentacji danych, dlatego warto wiedzieć, jak dodawać tabele do swoich dokumentów.

Najprostsze tabele to tabele siatkowe, które rzeczywiście wyglądają jak siatka linii. Aby wprowadzić taką tabelę do dokumentu, można skorzystać z gotowego polecenia Wstaw tabelę. W tym celu należy kursorem wskazać miejsce, gdzie tabela ma być umieszczona. Następnie klikamy na menu Tabela na pasku górnym i wybieramy polecenie Wstaw tabelę. W pojawiającym się okienku należy wybrać ilość wierszy i kolumn oraz szerokość kolumny. Można także wykorzystać jeden ze stylów wbudowanych. W tym celu należy kliknąć polecenie Autoformatowanie i tam wybrać interesujący nas styl. Po kliknięciu przycisku OK tabela zostanie wstawiona.

Jednak często zdarza się, że zwykłe tabele siatkowe są zbyt mało szczegółowe i potrzebne są tabele złożone. Można je narysować ręcznie. W tym celu w menu Tabela klikamy opcję Rysuj tabelę. Pojawi się pasek zadań dotyczący tabeli i krawędzi. Tam należy wybrać ikonkę ołówka. Dzięki temu mamy narzędzie pozwalające na rysowanie tabel. Pierwszym etapem jest narysowanie obrysu tabeli. Potem za pomocą ołówka można dorysować kolejne krawędzie, a za pomocą drugiego narzędzia - gumki - można wymazywać wskazane krawędzie.

Innym rodzajem tabel jest tabela zagnieżdżona w innej tabeli. Jest to zwykle stosowane przy tworzeniu stron internetowych, których struktura jest tworzona jako tabela, zaś potrzebna jest także tabela na stronie - na przykład z wykazem nazwisk pracowników firmy.

Aby stworzyć taką zagnieżdżoną tabelę, wystarczy wykonać rysunek tabeli wewnątrz jednej z komórek tabeli. Niestety, nie wszystkie wersje programu Microsoft Word obsługują zagnieżdżanie tabel.

Tabele nie są skazane na wyglądanie jak kilka skrzyżowanych ze sobą linii. Istnieją sposoby upiększenia tabeli, nie tylko za pomocą wbudowanych styli. Można stworzyć własny styl, a nawet każdą krawędź zrobić inną. Nic nie stoi na przeszkodzie - wystarczy pobawić się narzędziami oferowanymi przez pasek narzędzi tabeli.

Istnieją różne sposoby i techniki pracy z tabelami. Tabele można przesuwać i kopiować gdzie indziej, a także zmieniać ich rozmiar. Również same kolumny i wiersze, same komórki mogą mieć regulowaną wielkość. |Oprócz tego łatwo jest na przykład dopasować długie tabele, których wyświetlanie może zająć kilka stron. Jeśli chodzi o szerokość kolumn, można ją ustawić "na sztywno", lub pozwolić, by zwiększała się wraz z ilością wprowadzanego tekstu. Jest to tak zwane dopasowanie do zawartości. Oprócz tego każda komórka może mieć osobno określoną orientację tekstu - poziomą lub pionową, co często jest potrzebne przy wpisywaniu małych wartości w polu o dużej nazwie. Jeśli chodzi o komórki, można na przykład kolorować je, a także zwiększać odstępy pomiędzy poszczególnymi komórkami.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić rozmiar tabeli, która już raz została narysowana. W tym celu należy przejść do Układu wydruku. Kiedy będąc w tym widoku umieścimy kursor wewnątrz tabeli, będzie możliwe zaobserwowanie znacznika na górnym i lewym marginesie, którego przeciągnięcie umożliwi powiększenie lub pomniejszenie tabeli. Następnie należy przesunąć kursor myszy w miejsce owego znacznika. Kiedy klikniemy i nie puszczając przycisku myszy przesuniemy znacznik, tabela zostanie pomniejszona lub powiększona. Tak samo można zrobić z szerokością kolumn i wysokością wierszy - każdy z tych elementów posiada własny znacznik na marginesie.

Inną metodą przesuwania linii wewnętrznych tabeli jest po prostu ich "łapanie" i przeciąganie. Kiedy najedzie się myszką na którąś z krawędzi, kursor zmieni się na taki, który wygląda jak pionowa bądź pozioma kreseczka z dwoma strzałkami. Metodą przeciągnij i puść można przesunąć taką krawędź w obrębie tabeli.

Jest to jednak sposób niepewny, ponieważ takie przesuwanie "skacze" o niezbyt precyzyjnie określoną wielkość (2-3mm). Często zależy nam, aby kolumna czy wiersz posiadały dokładnie takie wymiary, jakie nam odpowiadają. W tym celu należy skorzystać z narzędzia o nazwie Właściwości tabeli. Kiedy kursor migoce wewnątrz tabeli, wybieramy tą opcję z menu Tabela. W niektórych wersjach programu Word możliwe jest, że opcja ta nazywa się inaczej, na przykład Wysokość i szerokość komórki. W pojawiającym się oknie wybieramy wiersz lub kolumnę i możemy określić dokładnie jej wielkość w punktach lub milimetrach.

Kolejną ważną i często stosowaną opcją jest dopasowanie do zawartości. Oznacza to, że komórka sama potrafi określić, jak musi być duża aby pomieścić cały tekst znajdujący się wewnątrz. W tym celu klikamy znów na menu Tabela i wybieramy polecenie Autodopasowanie. Tam wybieramy opcję Automatycznie dopasuj do zawartości. Wówczas komórka sama zmieni swój rozmiar tak, by była możliwie najmniejsza i by cały znajdujący się weń tekst był widoczny.

Formatowanie akapitów i podstawy formatowania tekstu

Tekst w programie Microsoft Word może być formatowany na wiele różnych sposobów. Dozwolone jest zmniejszanie i zwiększanie czcionki, zmienianie kroju pisma, dodawanie efektów takich jak pochylenie, pogrubienie, podkreślenie, a także zmiana koloru. Dzięki temu każdy z naszych tekstów może wyglądać inaczej.

W nowych wersjach programu Microsoft Word bardzo przydatnym narzędziem jest okienko formatowania. Aby je wyświetlić, należy kliknąć menu Format i tam wybrać polecenie Wyświetl formatowanie. Narzędzie to pozwala na zmianę formatowania każdego z akapitów bez potrzeby zaznaczania go i oddzielnego wprowadzania formatowania. Aby zmienić format tekstu za pomocą okienka Wyświetl formatowanie należy w okienku kliknąć fragment tekstu, który wyróżniony jest niebieską linią. Pojawi się informacja dotycząca wszystkich elementów formatowania, jakie zostały wykorzystane w danym fragmencie tekstu. Teraz wystarczy już tylko zmienić konkretne opcje w okienku aby otrzymać tekst o zupełnie innym formatowaniu. Również można wykorzystać do formatowania wbudowany styl (lub styl własny, jeśli taki został stworzony). W tym celu należy zaznaczyć opcję Rozróżniaj źródła stylu, aby być pewnym, że dane formatowanie jest wynikiem zastosowania jakiegoś stylu.

Poza tymi elementami, okienko Wyświetl formatowanie posiada także wiele innych opcji. Można na przykład wyświetlić w tekście domyślnie niewidoczne znaczniki formatowania. W tym celu należy zaznaczyć opcję Pokaż wszystkie znaczniki formatowania.

Kolejną opcją jest formatowanie tekstu w ten sposób, jak jest sformatowany tekst go okalający. Kiedy zaznaczymy fragment o innym formatowaniu niż pozostały tekst, wystarczy zastosować narzędzie Zastosuj formatowanie otaczającego tekstu.

Jednak takie formatowanie na końcu jest często dla użytkownika uciążliwe. Najczęściej chcemy, by niektóre elementy były formatowane w określony sposób już podczas pisania. Opcje dostępne dla tego narzędzia można obejrzeć w menu Narzędzia --> Opcje autokorekty (w starszych wersjach programu może się to nazywać inaczej, na przykład Autokorekta). Tam należy kliknąć zakładkę Autoformatowanie podczas pisania. Dostępne tam opcje to przede wszystkim zamiana prostych cudzysłowów na cudzysłowy drukarskie, zamiana słów pomiędzy znakami * na pogrubienie, a pomiędzy znakami _ na kursywę. Pełna lista zawiera kilkanaście tego typu opcji automatycznego formatowania.

Podobnie można sformatować tekst już po zakończeniu pisania go. W tym celu z menu Format należy wybrać narzędzie Autoformatowanie. W pojawiającym się okienku należy wybrać przycisk Opcje, który poprowadzi do wcześniej omawianej listy autokorekty. Tam zaznaczamy odpowiednie opcje, jakie program ma zastosować do całego tekstu. Po kliknięciu przycisku OK możemy zaobserwować, w jaki sposób został sformatowany cały dokument.

Opcja ta posiada także drugi wariant, mianowicie Autoformatowanie z możliwością przeglądania zmian. dzięki zaznaczeniu tej opcji, każdą zmianę, jaką zaproponuje program Microsoft Word będziemy mogli zaakceptować bądź odrzucić.

Najbardziej przydatnym i najczęściej stosowanym w profesjonalnym formatowaniu jest stosowanie styli. Stylem nazywamy zbiór pojedynczych elementów formatujących, dzięki którym tekst zmienia się szybko i łatwo. Style są wykorzystywane po to, by nie wprowadzać za każdym razem formatowania ręcznie, ale by łatwo, za pomocą jednego kliknięcia móc zmienić (na przykład ujednolicić) cały fragment tekstu.

Przykładowo, istnieje styl wbudowany o nazwie Zwykły tekst. Jest to tekst o wielkości 10 punktów, pisany czcionką o jednakowej szerokości znaków, jaką jest Courier New, z wyjustowaniem. Aby zastosować takie formatowanie, wystarczy zaznaczyć konkretny akapit i kliknąć w styl o nazwie Zwykły tekst.

Jeśli chodzi o style to jest ich kilka rodzajów.

Najważniejszym rodzajem stylu jest styl akapitu. Styl taki, chociaż może obejmować także formatowanie samych znaków, najczęściej zawiera takie elementy jak wyrównanie tekstu akapitu (do lewej, do prawej, do środka, wyjustowany), wielkość używanych w danym akapicie tabulatorów, wielkość interlinii (odległości pomiędzy poszczególnymi wierszami tekstu), a także poboczne elementy takie jak obramowanie akapitu.

Najważniejszym i najczęściej używanym typem stylu jest styl znaków. Obejmuje on takie elementy jak krój czcionki, jej wielkość, kolor i efekty, takie jak podkreślenie, kursywa, pogrubienie, podkreślenia czy inne.

Kolejnym rodzajem stylu jest styl nadawany konkretnym tabelom - mówiliśmy o nim przy okazji omawiania pracy z tabelami. Styl taki określa, jaki wygląd będą miały poszczególne komórki tabeli, czy będą kolorowane, cieniowane, a także, jak będzie wyglądać na przykład obramowanie tabeli i każdej komórki. Istnieje wiele styli wbudowanych jeśli chodzi o tabele.

W końcu style można także zdefiniować dla konkretnych list - numerowanych i punktowanych. Można określić wielkość wcięć w listach, sposób numeracji (np. cyfry arabskie lub rzymskie), elementy punktorów (kropki, myślniki, gwiazdki).

Niewiele potrzeba zachodu, aby stworzyć swój własny, nowy styl. W zależności od wersji programu Microsoft Word należy wykonać następującą procedurę. Najpierw należy odnaleźć narzędzie tworzenia stylów. W nowych wersjach narzędzie to znajduje się na pasku narzędzi Formatowanie pod nazwą Style i formatowanie. Starsze wersje w menu Format posiadają narzędzie Style.

Kiedy pojawi się okienko stylu należy kliknąć Nowy styl (lub po prostu Nowy). W pojawiającym się okienku można wprowadzić wszystkie elementy nowego stylu.

Przede wszystkim należy nadać stylowi nazwę. Obok należy wybrać typ stylu, tu również w zależności od wersji możemy stworzyć styl czcionki, akapitu, listy i tabeli. Aby uzyskać więcej opcji tworzenia stylu (na przykład chcemy styl akapitu określić także za pomocą stylu czcionki), należy kliknąć przycisk Format, gdzie dostępne są dodatkowe narzędzia, dzięki którym określimy krój i typ czcionki, efekty, a także stworzymy styl dla list tworzonych w tym akapicie - i wiele innych elementów.

Wróćmy teraz do okienka styli. Oprócz możliwości tworzenia nowego stylu jest tam możliwe modyfikowanie istniejących styli. W tym celu należy wybrać styl i kliknąć przycisk modyfikacji. W pojawiającym się okienku możemy zmienić każdą z dostępnych opcji. Jest to bardzo wygodne, ponieważ program Word zauważa, że jakiś styl został zmieniony i w momencie, gdy zobaczy, że styl ten został już wcześniej użyty w dokumencie, automatycznie aktualizuje formatowanie tak, by spełniało wymogi nowego stylu.

Widok konspektu

Kolejną przydatną rzeczą, jeśli chodzi o formatowanie tekstu, jest tak zwany widok konspektu pracy. Aby wyświetlić konspekt, należy przejść w menu Widok na tak zwany Widok konspektu. W takim widoku można nie tylko zmieniać style konkretnych akapitów, ale przede wszystkim można przesuwać fragmenty tekstu wyżej lub niżej, obejrzeć poziomy zagnieżdżenia dokumentów (nagłówki pierwszego, drugiego, trzeciego stopnia). Jest to bardzo przydatne, zwłaszcza w pracy z dużymi dokumentami o wyraźnie zarysowanej strukturze.

Każdy z nagłówków i fragmentów tekstu można w widoku konspektu przenieść na wyższy lub niższy poziom zagnieżdżenia.

Oprócz tego, widok konspektu ułatwia pracę w jeszcze jeden sposób. Możemy w tym widoku zrezygnować w ogóle z całego formatowania po to, by tekst był bardziej czytelny. W tym celu zostało stworzone narzędzie Pokaż formatowanie, które domyślnie jest włączone, ale które można wyłączyć na pasku narzędziowym widoku konspektu. Dzięki temu nie mamy zaciemnienia struktury dokumentu przez niepotrzebne formatowanie i łatwiej możemy manipulować poszczególnymi częściami i nagłówkami w tekście.

W układzie konspektu możliwe jest także przemieszczanie wyżej lub niżej całej części tekstu opatrzonej jednym nagłówkiem. W tym celu należy wykonać przemieszczenie nagłówka tekstu, a wraz z nim przemieszczony zostanie cały fragment tekstu odpowiadający owemu nagłówkowi.

Praca z dużymi plikami

Praca z dużymi plikami nie jest wcale taka łatwa jak by się mogło wydawać. Dlatego często należy stosować na przykład takie elementy jak spisy treści, hiperłącza odnoszące się do innych fragmentów dokumentu czy zakładki, dzięki którym łatwo jest się poruszać po całym dokumencie.

Bardzo ważną rzeczą jest tworzenie spisów treści. Kiedy mamy stworzone nagłówki różnego poziomu, spis treści jest możliwy do wykonania automatycznie, automatycznie także aktualizuje się on, jeśli dodamy nowe nagłówki czy zmienimy strony, na których dane fragmenty tekstu mają się znaleźć.

Aby stworzyć spis treści, wystarczy kilka kliknięć myszą. Przede wszystkim, wybieramy miejsce, gdzie spis ma się znaleźć. Następnie klikamy menu Widok, gdzie odnajdujemy polecenie Indeks i spisy. Oprócz indeksu, można w tym narzędziu stworzyć właśnie spis treści. Należy jedynie kliknąć zakładkę Spis treści. Można wykorzystać wbudowany styl spisu treści, jednak warto pobawić się z ręcznym tworzeniem stylu spisu treści. Każdy z dostępnych spisów można modyfikować, ale także można stworzyć od podstaw własny styl spisu treści.

Kolejnym elementem, który ułatwia pracę z dużymi dokumentami jest tworzenie hiperłączy. Warto stworzyć hiperłącze do każdego z nagłówków składających się na spis treści - wówczas poruszanie się po dokumencie jest bardzo proste i wygodne. Oprócz tego, hiperłącza można stosować także po to, aby z dowolnego miejsca w dokumencie można było skoczyć do strony sieci Web lub też do programu pocztowego, który napisze e-mail do posiadacza konkretnego adresu pocztowego.

Aby skoczyć do konkretnego miejsca w dokumencie, potrzebne jest stworzenie zakładki.

Zakładką nazywamy etykietę, która zostaje dołączona jako określenie konkretnego miejsca w tekście. Warto korzystać z zakładek po to, by móc dochodzić do konkretnego miejsca w każdym czasie. Dokładnie na tej samej zasadzie działają zakładki stosowane w książkach - aby można było w każdej chwili przejść do interesującej nas strony. Dodawanie zakładek jest bardzo proste. Wystarczy w menu Wstaw wybrać polecenie Zakładka, wpisać nazwę zakładki i kliknąć przycisk Dodaj. Oczywiście należy pamiętać, że zakładka zostanie dodana w miejscu, gdzie akurat znajduje się kursor. Zakładki można potem wykorzystywać jako cele dla hiperłączy.