Jednym z podstawowych programów służących do zarządzania, jest program Microsoft Excel - arkusz kalkulacyjny. Stanowi on najbardziej popularną aplikacją biurową służącą do przetwarzania danych liczbowych. Excel dokonuje na ekranie symulacji arkusza obliczeniowego (tabelę obliczeniową), czyli zestawień liczbowych, utworzonych przez kolumny oraz wiersze, gdzie wpisuje się etykiety (nazwy), liczby i wzory, za pomocą których dokonują się obliczenia .

Arkusz kalkulacyjny typu Excel umożliwia prowadzenie zarówno rachunków domowych jak i tych bardziej skomplikowanych; zawiera on od jednego do kilku arkuszy, gdzie nanoszone są odpowiednie dane, na których dokonuje się obliczeń. Program ten pozwala na dokonywanie analiz oraz prezentacji danych w różnej postaci:

  • w postaci liczbowej
  • w postaci wykresów (kołowych, liniowych czy słupkowych)

W przypadku istnienia tabelarycznego zestawienia, wystarczy użyć kreatora wykresów, poprzez wybranie odpowiedniej funkcji paska narzędzi lub wybranie polecenie z menu (wstaw/wykres) - by automatycznie dane znajdujące się w tabeli zostały przekonwertowane do wykresu. Excel umożliwia między innymi:

    • sporządzenie bilansu miesięcznego
    • przygotowanie do wydruku różnego typu rachunków
    • sporządzanie zestawień wybranych kwot
    • tworzenie tabel na przykład służących do opracowywania budżetu firmy
    • w biurze (dzięki odpowiednim arkuszom) pozwala on na realizację następujących funkcji:
    • programu księgowego
    • bazy klientów oraz kontrahentów
    • karty płac i innych

Arkusz kalkulacyjny stanowi niejako kartkę papieru, w której wydzielone są poszczególne pola o konkretnych współrzędnych. Zazwyczaj tabela taka ma tak duże rozmiary, iż nie jest w stanie się zmieścić cała na ekranie, dlatego też widoczny jest tylko jej fragment, który może być przesuwany. W nagłówkach wierszy oraz kolumn wpisywane są oznaczenia takie jak na przykład daty. Obliczenia wykonuje sam program na podstawie zdefiniowanych wzorów, gdzie przeliczenia dokonywane są jedną komendą.

Standardowy układ menu oraz paski narzędzi w programach firmy Microsoft umożliwiają intuicyjną ich obsługę (na przykład osobom wcześniej obsługującym edytor tekstów Word). Poszczególne adresy komórek arkusza są określane przez złożenie indeksu kolumny i wiesza: komórka znajdująca się na przecięciu się linii pierwszej kolumny oraz pierwszego wiersza ma adres A1, kolejna B1, z kolei komórka znajdująca się na przecięciu kolumny trzeciej i wiersza szóstego posiada adres C6 itd. Stosuje się również inne metody adresowania, a wprowadzane dane mogą być różnorodnej postaci (liczby, tekst, data, adresem, itd.).

Zazwyczaj po wprowadzeniu pewnych danych należy im nadać określony wygląd, czyli format; jest to parametr charakteryzujący komórkę, którego zmian dokonuje się za pośrednictwem menu (format/komórki). Do typowych parametrów należą tutaj:

  • wielkość czcionki
  • rodzaj czcionki
  • styl czcionki (pogrubienie, pokreślenie czy kursywa)

Można również określić dla wprowadzonych liczb:

  • ilość miejsc po przecinku
  • sposób prezentowania ułamków
  • sposób prezentowania liczb ujemnych

W przypadku dat oraz godzin, które stanowią specyficzne wartości liczbowe, można także ustawić sposób ich prezentacji. Excel, po wprowadzeniu pewnej liczby, daty czy godziny - automatycznie równa zawartość komórek do prawej, natomiast po wprowadzeniu tekstu - do lewej strony, przy czym ten sposób równania użytkownik może zmienić w razie potrzeby przez wybranie odpowiedniego narzędzia z paska lub polecenia z menu (format/komórki).

Program Excel firmy Microsoft oferuje swoim użytkownikom ponad 200 różnych funkcji, obejmujących podstawy matematyki, logiki oraz statystyki jak również operacje dokonywane na tekstach czy bazach danych, przy czym poznawanie owych funkcji nie polega na ich pamięciowym opanowywaniu, gdyż zazwyczaj potrzebujemy ich określonej grupy. Zatem poznawanie ich powinno być poprzedzone uściśleniem, które z funkcji mogą mieć swoje zastosowanie w aplikacjach tworzonych przez danego użytkownika w najbliższym czasie.