Jak napisać zaproszenie
Zaproszenie to krótka forma wypowiedzi, w której osoba lub instytucja zwraca się do adresata z prośbą o przybycie na konkretne wydarzenie. Musisz wiedzieć, jak napisać zaproszenie, ponieważ tej umiejętności będziesz używać przez całe swoje życie. Nie daj się także zwieść gotowcom i pisz zawsze samodzielnie. Osobiście napisane i własnoręcznie wykonane zaproszenie będzie nie tylko użytkowym tekstem, ale także miłą pamiątką dla odbiorcy.
Skoro już mowa o adresacie, to w przypadku zaproszenia obowiązuje zasada dostosowywania stylu wypowiedzi do poziomu zażyłości z odbiorcą. Innymi słowy, kogoś ci bliskiego (kolegę, babcię) możesz zapraszać w nieco luźniejszej formie, ale nauczyciela (lub kogoś z kim wiążą cię relacje oficjalne) – bezwzględnie w stylu formalnym.
Ponadto, jak to bywa z tekstami użytkowymi, tak w przypadku zaproszenia musisz stosować się do ogólnie przyjętych zasad redakcji tego typu wypowiedzi. Zaproszenie w swej strukturze przypomina gratulacje, podziękowania, czy życzenia. Trzymaj się zatem następującego schematu, odpowiadając na pytania:
- Wyśrodkowany nagłówek, najczęściej wielkimi literami: ZAPROSZENIE.
- Kto zaprasza? – tu podajesz swoje imię i nazwisko lub instytucję, którą reprezentujesz.
- Kogo zaprasza? – tu podajesz adresata. Pamiętaj o poprawnej odmianie i pisowni imienia i nazwiska. Błąd w tym miejscu to zdecydowane faux-pas! Jeśli piszesz zaproszenie oficjalne, poprzedź imię i nazwisko zwrotem grzecznościowym, np. „Szanowna Pani”.
- Z jakiej okazji? – imienin, urodzin, jubileuszu itp. Możesz tu wpisać też więcej szczegółów, np. „10. urodzin”.
- Gdzie? – tu wpisujesz miejsce, w którym ma się odbyć spotkanie lub impreza (np. nazwa restauracji i jej adres).
- Kiedy? – tu podajesz datę i godzinę wydarzenia.
- Dodatkowe informacje. Mogą się znaleźć na zaproszeniu, ale nie jest to konieczne. Może to być np.:
- Prośba o potwierdzenie przybycia. Najczęściej wskazuje się tu datę i formę potwierdzenie, np. na numer telefonu (należy podać ten numer).
- Informacje o planie imprezy i dodatkowych atrakcjach. Możesz go napisać jako program ramowy z podaniem godzin lub ogólnie wymienić czego zaproszony gość może spodziewać się po spotkaniu.
- Zwrot grzecznościowy poprzedzający podpis (np. „Serdecznie zapraszam” lub „Będzie nam miło Cię gościć”).
- Podpis nadawcy. Najlepiej podpisz się odręcznie. Jeśli występujesz w charakterze przedstawiciela jakiejś instytucji, wówczas dopisz także swoją funkcję (np. „Adam Nowak, Przewodniczący klasy 7a”).
Zazwyczaj zaproszenie posiada atrakcyjną formę graficzną. Zadbaj o wyśrodkowanie tekstu i umieszczanie następujących informacji kolejno po sobie w osobnych wersach w taki sposób, aby całość wyglądała schludnie i czytelnie.
Zwróć uwagę na najczęstsze błędy w zaproszeniach
Mogłoby się wydawać, że zaproszenie jest tak prostą i krótką formą wypowiedzi, że trudno tu coś pomylić, a jednak nawet w tym przypadku zdarzają się zaskakujące błędy. Aby uniknąć niepotrzebnego zamieszania, zanim wręczysz swoje zaproszenie adresatom, koniecznie przeczytaj listę najczęściej popełnianych błędów i sprawdź, czy twoje zaproszenie jest kompletne:
- brak daty, godziny lub miejsca wydarzenia albo błędne dane. To podstawa treści zaproszenia, ale sprawdź, czy coś ci nie umknęło i czy wszystkie dane są prawidłowe;
- niejasne określenie adresata – najlepiej na zaproszeniu użyć imienia i nazwiska lub imion i nazwisk, jeśli zapraszasz kilka osób. Niezręczność może pojawić się także, jeśli zaproszony ma sympatię/narzeczonego/narzeczoną/męża/żonę/partnera, a z zaproszenia nie wynika, czy osoby towarzyszące są także mile widziane. Jeśli nie znasz imienia i nazwiska drugiej połówki twojego gościa, możesz użyć właśnie sformułowania „z osobą towarzyszącą”. Podobnie wygląda zapraszanie rodzin – zawsze warto wymienić na zaproszeniu wszystkich zaproszonych członków rodziny (np. rodziców i dzieci), aby goście nie mieli co do tego wątpliwości. Możesz także użyć ogólnych stwierdzeń typu „Rodziców i Dziadków”, „Rodziców z dziećmi”, „Pracowników z małżonkami” itp.;
- niejasne określenie nadawcy – to istotne, jeśli jesteś współorganizatorem imprezy, albo reprezentantem instytucji. Postaraj się nie pozostawić w tym zakresie żadnych wątpliwości;
- błędy językowe i ortograficzne – to chyba jasne, że błędy są zawsze gafą. Sprawdź swoje zaproszenie od tym kątem kilka razy. Upewnij się także czy imiona i nazwiska są poprawnie odmienione;
- brak podpisu lub zakończenia – zadbaj również o ten szczegół;
- użycie zbyt swobodnego języka w sytuacjach oficjalnych – zawsze pamiętaj o etykiecie o zasadach dobrego tonu.
Słowniczek pojęć
Adresat – osoba lub grupa, do której skierowane jest zaproszenie.
Nadawca – osoba lub organizacja, która zaprasza.
Oficjalna forma/styl formalny – styl odpowiedni do zaproszeń kierowanych do osób dorosłych, instytucji, nauczycieli, np. „Serdecznie zapraszamy Panią Dyrektor na…”
Nieoficjalna forma – swobodniejszy styl, stosowany np. w zaproszeniu na urodziny kolegi, np. „Hej, wpadaj na moje urodziny!”
Przydatne zwroty
Podczas pisania zaproszenia z pomocą przychodzą gotowe zwroty:
„Serdecznie zapraszam…”
„Mamy zaszczyt zaprosić…”
„Z przyjemnością zapraszam na…”
„Uroczystość odbędzie się…”
„W programie przewidziano…”
„Liczymy na Twoją obecność”
„Będzie nam bardzo miło gościć…”
„Spotkanie odbędzie się w…”
Przykład poprawnie napisanej treści
ZAPROSZENIE
Dyrekcja oraz Grono Pedagogiczne Liceum Ogólnokształcącego im. Adama Mickiewicza w Krakowie
mają zaszczyt zaprosić
Szanowną Panią Annę Kowalską
na uroczystość zakończenia roku szkolnego,
która odbędzie się 21 czerwca 2025 roku o godzinie 10:00
w sali gimnastycznej szkoły przy ul. Szkolnej 1 w Krakowie.
W trakcie uroczystości zostaną wręczone nagrody specjalne dla najlepszych uczniów i najbardziej zaangażowanych nauczycieli.
Z wyrazami szacunku
Dyrektor szkoły
Jan Nowak
