List oficjalny

List oficjalny — definicja 

List jest bardzo starą formą wypowiedzi pisemnej, której przykłady możemy odnaleźć w starożytnych zbiorach z lat 2400 – 2200 p.n.e. Warto pamiętać, że w związku z rozwojem retoryki (sztuki mówienia) w Grecji i Rzymie w czasach antycznych kwitła sztuka pisania listów, jako ważna gałąź piśmiennictwa, zwana epistolografią. Listy pisali znani twórcy i myśliciele (m.in. Platon, Seneka, Cyceron czy Isokrates).  

Pisanie listów uprawiano także w kolejnych wiekach, aż pojawienie się czasopism spowodowało istną rewolucję w tej dziedzinie i wpłynęło na powstanie nowych gatunków literackich na bazie dawnej epistolografii. Tak oto powstały dobrze nam znane współcześnie artykuły, eseje i recenzje (choć w niektórych gazetach pozostała jeszcze rubryka „listy do redakcji”). 

Oczywiście obecnie pisanie listów to nie tylko część literatury, ale przede wszystkim pisma użytkowe. W takim znaczeniu funkcjonuje także pojęcie listu oficjalnego. Listy kierowane są do konkretnego adresata i mogą mieć charakter prywatny, oficjalny, ale także otwarty – kierowany do szerszego grona osób. Nowoczesną i najczęściej używaną w dzisiejszych czasach formą listu jest e-mail.   

List oficjalny to forma, której używamy w korespondencji służbowej czy urzędowej. Taką formułę będą miały m.in. wnioski, podania, listy motywacyjne, odwołania czy prośby. Ich charakter daleki jest od luźnego stylu listów prywatnych.

Pisząc list oficjalny, należy pamiętać o sztywnych zasadach schematu takiej korespondencji oraz posługiwać się językiem formalnym. W liście oficjalnym należy także używać form i zwrotów grzecznościowych, pisać zwięźle i na temat, bez zbędnych ozdobników i rozbudowanych opisów (chyba że sytuacja tego właśnie wymaga). W liście formalnym zwracamy się do adresata z należytym szacunkiem. 

Warto zauważyć, że formę listu oficjalnego niekiedy przybierają także e-maile, jednakże wówczas najczęściej właściwa treść wysyłana jest jako załącznik i nadal ma należytą strukturę.

Jak napisać list oficjalny?

  • trzymaj się ogólnie przyjętego układu tekstu w liście: data i miejscowość po prawej, potem Twoje dane po lewej, poniżej zwrot grzecznościowy i dane adresata, tytuł (czego dotyczy list) lub pełen zwrot grzecznościowy, treść, pożegnalny zwrot grzecznościowy i Twój podpis – najlepiej odręczny; 
  • pamiętaj o zachowaniu oficjalnego tonu wypowiedzi. Przydatne sformułowania: 

* nawiązując do 

* w związku z  

* uprzejmie proszę 

* zwracam się z uprzejmą prośbą 

* proszę o rozpatrzenie mojego wniosku/mojej prośby 

* liczę na pozytywne rozpatrzenie prośby 

* proszę o szybkie rozpatrzenie wniosku 

*  mając nadzieję na pozytywną odpowiedź  

  • jeśli do listu oficjalnego dołączasz jeszcze jakieś dokumenty, jako załączniki, wówczas musisz je opisać na końcu listu zgodnie z ich tytułami lub nadać im nazwy (załącznik 1, załącznik 2 itd.) 
  • bezwzględnie zadbaj o poprawność stylistyczną, ortograficzną i interpunkcyjną Twojego listu. Jeśli nie masz pewności czy nie ma błędów, użyj darmowych programów online do sprawdzania pisowni lub poproś kogoś, aby przeczytał Twój list; 
  • nie zostawiaj tzw. sierot na końcu wiersza, ponieważ burzą one estetykę listu (sierotki to najczęściej spójniki i przyimki np. i, w, z, na, po); 
  • jeśli piszesz list ręcznie (a nie na komputerze), koniecznie zadbaj o staranny i czytelny charakter pisma. Unikaj skreśleń i poprawek, które zaburzą estetykę listu; 
  • nie zapomnij o poprawnym zaadresowaniu koperty (w lewym górnym rogu Twój adres, w prawym dolnym – adresata poprzedzony zwrotem grzecznościowym, jeśli list oficjalny kierowany jest do konkretnej osoby); 
  • jeśli wysyłasz list oficjalny pocztą, wybierz list polecony, aby mieć potwierdzenie nadania przesyłki.

List oficjalny — przykład 

(miejscowość i data) Kraków, 1 września 2021 r. 

(Twoje dane/dane instytucji, którą reprezentujesz: 

Imię i nazwisko, adres, w niektórych wypadkach należy tu podać także numer telefonu, adres mailowy) 

Jan Kowalski 

ul. Przykładowa 1/1 

00-000 Kraków 

Tel. 000 000 000 

e-mail: przyklad@przyklad.pl 

 

(dane adresata  

poprzedzone zwrotem grzecznościowym,  

jeśli list oficjalny kierujemy do konkretnej osoby,  

wg schematu:  

Szanowny Pan/Pani/ Państwo 

Imię i nazwisko, nazwa i adres instytucji) 

 

Szanowny Pan Prezydent Miasta Przykładowego 

Urząd Miasta Przykładowego 

ul. Przykładowa 1/1 

11-111 Przykładowe Miasto 

 

Dotyczy wniosku numer 123456 (tu podać numer sprawy lub jej nazwę) 

lub 

Szanowny Panie/Szanowna Pani/Szanowni Państwo (w zależności od tego do kogo się zwracasz) 

 

(wstęp) 

Zwracam się z uprzejmą prośbą o objęcie Patronatem Honorowym Prezydenta Miasta Akcji „Zielony listek”. Akcja będzie w tym roku organizowana po raz pierwszy przez Szkołę Podstawową nr 536 w Krakowie i polega na znalezieniu pomysłów na wykorzystywanie surowców wtórnych na terenie szkół.  

(rozwinięcie/opis tematu listu) 

Zadaniem uczestników akcji jest zaproponowanie rozwiązań wspierających działania proekologiczne z wykorzystaniem recyklingu surowców lub ponownego wykorzystania przedmiotów, które do tej pory trafiały do kosza, a można dać im drugie życie. 

Akcja ma na celu rozwijanie zainteresowań w zakresie nauk przyrodniczych i rozbudzenie potrzeby popularyzacji działań ekologicznych wśród uczniów klas 1-8 na terenie miasta. Szkoły, które zdecydują się wciąż w niej udział, zobligowane są do cyklicznych zbiórek surowców wtórnych (np. makulatury) oraz stosowania na terenie szkoły rozwiązań, mających na celu ochronę środowiska.  

Nagrodami za udział w konkursie są drzewka, które każda z placówek będzie mogła uroczyście posadzić na swoim terenie, wspierając działania na rzecz ochrony przyrody.  Patronat Honorowy Prezydenta Miasta będzie z kolei doskonałą zachętą dla uczniów i nauczycieli krakowskich szkół, aby dołączyć do akcji i wspólnie dbać o środowisko naturalne w naszym mieście. 

(zakończenie) 

Mam nadzieję na pozytywne rozpatrzenie mojej prośby. W razie dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji. 

 

(pożegnanie z użyciem zwrotu grzecznościowego) 

Z poważaniem 

(własnoręczny podpis autora listu) 

………………………………………… 

 

Załączniki: 

1. (nazwy załączonych dokumentów) 

Korzystanie z portalu oznacza akceptację Regulaminu.

Polityka Cookies. Prywatność. Copyright: INTERIA.PL 1999-2022 Wszystkie prawa zastrzeżone.