List oficjalny — definicja
List jest bardzo starą formą wypowiedzi pisemnej, której przykłady możemy odnaleźć w starożytnych zbiorach z lat 2400 – 2200 p.n.e. Warto pamiętać, że w związku z rozwojem retoryki (sztuki mówienia) w Grecji i Rzymie w czasach antycznych kwitła sztuka pisania listów, jako ważna gałąź piśmiennictwa, zwana epistolografią. Listy pisali znani twórcy i myśliciele (m.in. Platon, Seneka, Cyceron czy Isokrates).
Pisanie listów uprawiano także w kolejnych wiekach, aż pojawienie się czasopism spowodowało istną rewolucję w tej dziedzinie i wpłynęło na powstanie nowych gatunków literackich na bazie dawnej epistolografii. Tak oto powstały dobrze nam znane współcześnie artykuły, eseje i recenzje (choć w niektórych gazetach pozostała jeszcze rubryka „listy do redakcji”).
Oczywiście obecnie pisanie listów to nie tylko część literatury, ale przede wszystkim pisma użytkowe. W takim znaczeniu funkcjonuje także pojęcie listu oficjalnego. Listy kierowane są do konkretnego adresata i mogą mieć charakter prywatny, oficjalny, ale także otwarty – kierowany do szerszego grona osób. Nowoczesną i najczęściej używaną w dzisiejszych czasach formą listu jest e-mail.
List oficjalny to forma, której używamy w korespondencji służbowej czy urzędowej. Taką formułę będą miały m.in. wnioski, podania, listy motywacyjne, odwołania czy prośby. Ich charakter daleki jest od luźnego stylu listów prywatnych.
Pisząc list oficjalny, należy pamiętać o sztywnych zasadach schematu takiej korespondencji oraz posługiwać się językiem formalnym. W liście oficjalnym należy także używać form i zwrotów grzecznościowych, pisać zwięźle i na temat, bez zbędnych ozdobników i rozbudowanych opisów (chyba że sytuacja tego właśnie wymaga). W liście formalnym zwracamy się do adresata z należytym szacunkiem.
Warto zauważyć, że formę listu oficjalnego niekiedy przybierają także e-maile, jednakże wówczas najczęściej właściwa treść wysyłana jest jako załącznik i nadal ma należytą strukturę.
Jak napisać list oficjalny?
- trzymaj się ogólnie przyjętego układu tekstu w liście: data i miejscowość po prawej, potem Twoje dane po lewej, poniżej zwrot grzecznościowy i dane adresata, tytuł (czego dotyczy list) lub pełen zwrot grzecznościowy, treść, pożegnalny zwrot grzecznościowy i Twój podpis – najlepiej odręczny;
- pamiętaj o zachowaniu oficjalnego tonu wypowiedzi. Przydatne sformułowania:
* nawiązując do
* w związku z
* uprzejmie proszę
* zwracam się z uprzejmą prośbą
* proszę o rozpatrzenie mojego wniosku/mojej prośby
* liczę na pozytywne rozpatrzenie prośby
* proszę o szybkie rozpatrzenie wniosku
* mając nadzieję na pozytywną odpowiedź
- jeśli do listu oficjalnego dołączasz jeszcze jakieś dokumenty, jako załączniki, wówczas musisz je opisać na końcu listu zgodnie z ich tytułami lub nadać im nazwy (załącznik 1, załącznik 2 itd.)
- bezwzględnie zadbaj o poprawność stylistyczną, ortograficzną i interpunkcyjną Twojego listu. Jeśli nie masz pewności czy nie ma błędów, użyj darmowych programów online do sprawdzania pisowni lub poproś kogoś, aby przeczytał Twój list;
- nie zostawiaj tzw. sierot na końcu wiersza, ponieważ burzą one estetykę listu (sierotki to najczęściej spójniki i przyimki np. i, w, z, na, po);
- jeśli piszesz list ręcznie (a nie na komputerze), koniecznie zadbaj o staranny i czytelny charakter pisma. Unikaj skreśleń i poprawek, które zaburzą estetykę listu;
- nie zapomnij o poprawnym zaadresowaniu koperty (w lewym górnym rogu Twój adres, w prawym dolnym – adresata poprzedzony zwrotem grzecznościowym, jeśli list oficjalny kierowany jest do konkretnej osoby);
- jeśli wysyłasz list oficjalny pocztą, wybierz list polecony, aby mieć potwierdzenie nadania przesyłki.
List oficjalny — przykład
(miejscowość i data) Kraków, 1 września 2021 r.
(Twoje dane/dane instytucji, którą reprezentujesz:
Imię i nazwisko, adres, w niektórych wypadkach należy tu podać także numer telefonu, adres mailowy)
Jan Kowalski
ul. Przykładowa 1/1
00-000 Kraków
Tel. 000 000 000
e-mail: przyklad@przyklad.pl
(dane adresata
poprzedzone zwrotem grzecznościowym,
jeśli list oficjalny kierujemy do konkretnej osoby,
wg schematu:
Szanowny Pan/Pani/ Państwo
Imię i nazwisko, nazwa i adres instytucji)
Szanowny Pan Prezydent Miasta Przykładowego
Urząd Miasta Przykładowego
ul. Przykładowa 1/1
11-111 Przykładowe Miasto
Dotyczy wniosku numer 123456 (tu podać numer sprawy lub jej nazwę)
lub
Szanowny Panie/Szanowna Pani/Szanowni Państwo (w zależności od tego do kogo się zwracasz)
(wstęp)
Zwracam się z uprzejmą prośbą o objęcie Patronatem Honorowym Prezydenta Miasta Akcji „Zielony listek”. Akcja będzie w tym roku organizowana po raz pierwszy przez Szkołę Podstawową nr 536 w Krakowie i polega na znalezieniu pomysłów na wykorzystywanie surowców wtórnych na terenie szkół.
(rozwinięcie/opis tematu listu)
Zadaniem uczestników akcji jest zaproponowanie rozwiązań wspierających działania proekologiczne z wykorzystaniem recyklingu surowców lub ponownego wykorzystania przedmiotów, które do tej pory trafiały do kosza, a można dać im drugie życie.
Akcja ma na celu rozwijanie zainteresowań w zakresie nauk przyrodniczych i rozbudzenie potrzeby popularyzacji działań ekologicznych wśród uczniów klas 1-8 na terenie miasta. Szkoły, które zdecydują się wciąż w niej udział, zobligowane są do cyklicznych zbiórek surowców wtórnych (np. makulatury) oraz stosowania na terenie szkoły rozwiązań, mających na celu ochronę środowiska.
Nagrodami za udział w konkursie są drzewka, które każda z placówek będzie mogła uroczyście posadzić na swoim terenie, wspierając działania na rzecz ochrony przyrody. Patronat Honorowy Prezydenta Miasta będzie z kolei doskonałą zachętą dla uczniów i nauczycieli krakowskich szkół, aby dołączyć do akcji i wspólnie dbać o środowisko naturalne w naszym mieście.
(zakończenie)
Mam nadzieję na pozytywne rozpatrzenie mojej prośby. W razie dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji.
(pożegnanie z użyciem zwrotu grzecznościowego)
Z poważaniem
(własnoręczny podpis autora listu)
…………………………………………
Załączniki:
1. (nazwy załączonych dokumentów)
