Jak napisać list oficjalny
List oficjalny to jedna z podstawowych form wypowiedzi pisemnej wykorzystywana w kontaktach formalnych, m.in. z instytucjami, urzędami, władzami samorządowymi, dyrekcją szkoły czy redakcją mediów. Umiejętność poprawnego redagowania listu oficjalnego przydaje się nie tylko w szkole, ale również w codziennym życiu — np. gdy chcesz zgłosić wniosek, skargę, prośbę lub wyrazić swoje stanowisko.
Pisząc list oficjalny, musisz bezwzględnie zachować styl formalny wypowiedzi. Nie może tu być miejsca na mowę potoczną i luźne sformułowania. Właśnie dlatego w pismach dobrze sprawdzają się utarte konstrukcje zdaniowe (znajdziesz je w kolejnych nagłówkach). Pamiętaj także, iż podając swoje dane, w liście oficjalnym nie należy zdrabniać imion i trzeba je wpisywać w pełnej formie. Powinno się także stosować:
- formy bezosobowe (np. „Za stosowne uznano podjęcie działań”),
- stronę bierną (np. „Sprawa została zgłoszona…”),
- zwroty grzecznościowe (np. „Proszę o rozpatrzenie mojej sprawy”, „Z góry dziękuję za odpowiedź”).
- nie używaj: wykrzykników, ironii, ani skrótów typu „np.”, „itd.”, „w ogóle”.
List oficjalny powinien być zwięzły i treściwy. Pisząc go postaw na konkrety. To nie wypracowanie maturalne. Ważne jest także, aby list był jasny i czytelny dla odbiorcy, a „rozgadanie” w tym nie pomoże. Staraj się w dosłownie dwóch zdaniach nakreślić temat, uargumentować go w kolejnych kilku i podsumować. Jeśli sprawa, z którą się zwracasz, nie jest zbyt skomplikowana, taka długość listu powinna w zupełności wystarczyć. Ponadto list oficjalny ma ściśle określoną strukturę, której należy przestrzegać. Więcej na ten temat znajdziesz w kolejnym nagłówku.
Zwróć uwagę na schemat listu oficjalnego
W przypadku listu oficjalnego istotne jest nie tylko, jak jest on napisany, ale równie istotna jest również warstwa graficzna dokumentu. I tak:
- Prawy górny róg – tu ma się znaleźć miejscowość i data, wyjustowane do prawej strony.
- Kolejna linia, od lewej – miejsce na nadawcę (tego, kto pisze list). Powinno się tu znaleźć:
Imię i nazwisko
Adres (ulica, numer domu/mieszkania)
Adres cd. (kod pocztowy, miasto)
Telefon (opcjonalnie, ale warto go umieścić, aby adresat mógł w razie potrzeby o coś dopytać lub poprosić o dodatkowe dokumenty. Podanie numeru telefonu w wielu przypadkach przyspiesza odpowiedź na list)
e-mail (opcjonalnie)
- Kolejna linia, od prawej – adres adresata (do kogo kierujesz list):
Tytuł (np.: Dyrektor, Kierownik, Naczelnik, Pan/Pani itp.), imię i nazwisko
Nazwa urzędu/placówki (np. Szkoła Podstawowa im. Jana Nowaka nr 1, Urząd Skarbowy itp.)
Adres (ulica, numer)
Adres cd. (kod pocztowy, miasto)
- Kolejna linia, od lewej – zwrot grzecznościowy do adresata (Szanowny Panie, Szanowni Państwo, Szanowna Pani)
- Kolejna linia od akapitu – właściwa treść listu, podzielona na wstęp (krótkie nakreślenie tematu), rozwinięcie (cel listu, umotywowanie prośby, argumenty) i zakończenie (wyrażenie nadziei na pozytywne rozpatrzenie sprawy). Każdą z tych części należy pisać w kolejnym akapicie.
- Kolejna linia, od prawej – pożegnalny zwrot grzecznościowy (Z poważaniem, Z wyrazami szacunku)
- Kolejna linia, od prawej – podpis nadawcy. Powinien być własnoręczny, jednak jeśli piszesz swój list na komputerze, wówczas zostaw wolną linię na podpis ręczny, a w kolejnej możesz napisać swoje imię i nazwisko. Takie zdublowanie podpisu jest zasadne szczególnie wówczas, gdy podpis odręczny jest nieczytelny.
- W lewym dolnym rogu – załączniki. Należy wymienić je w kolejnych linijkach w punktach.
- Jeśli do swojego listu dołączasz załączniki, pamiętaj, aby opisać je zgodnie z numeracją punktów, które zawarte zostały w ostatnim punkcie twojego listu oficjalnego (załącznik 1, załącznik 2 itd.).
Słowniczek pojęć
Zwrot grzecznościowy – formuła rozpoczynająca i kończąca list, wyrażająca szacunek wobec adresata (np. „Szanowna Pani”, „Z wyrazami szacunku”).
Styl formalny – styl pozbawiony emocji, potocznych wyrażeń i kolokwializmów, charakterystyczny dla oficjalnych wypowiedzi.
Bezosobowość językowa – sposób wyrażania się bez używania osoby mówiącej (np. „Uprzejmie informuję, że…” zamiast „Chcę powiedzieć, że…”). Bezosobowość charakteryzuje styl formalny.
Przydatne zwroty
W pisaniu listu oficjalnego pomoże ci krótka lista popularnych zwrotów, używanych w pismach formalnych:
„Zwracam się z uprzejmą prośbą o...”
„Niniejszym wyrażam swoje stanowisko w sprawie...”
„Zostało to zgłoszone do odpowiednich służb...”
„Proszę o rozpatrzenie sprawy w możliwie najkrótszym terminie”
„Z wyrazami szacunku / Z poważaniem”
„Mam nadzieję na pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku”
„W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia...”
Przykład poprawnie napisanej treści
Warszawa, 21 maja 2025 r.
Jan Kowalski
ul. Lipowa 15
00-123 Warszawa
tel. 600 000 000
Szanowna Pani Dyrektor
Anna Nowak
Szkoła Podstawowa nr 1
ul. Szkolna 2
00-100 Warszawa
Szanowna Pani Dyrektor,
Zwracam się z uprzejmą prośbą o rozważenie możliwości wydłużenia godzin otwarcia biblioteki szkolnej. Obecnie uczniowie mają ograniczony dostęp do zasobów bibliotecznych po zakończeniu zajęć lekcyjnych, szczególnie w dniach, w których kończą zajęcia w godzinach popołudniowych.
Wydłużenie godzin funkcjonowania biblioteki pozwoliłoby większej liczbie uczniów na korzystanie z jej zbiorów. Ponadto niektórzy uczniowie nie mają odpowiednich warunków do nauki w domu, toteż czytelnia biblioteczna stanowi dla nich niekiedy jedyne ciche i odpowiednie miejsce do pracy.
Mam nadzieję, że pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski
Załączniki:
- Lista podpisów uczniów popierających wydłużenie godzin pracy biblioteki.
