Partnerem publikacji jest Poczta Interia

Oficjalny adres e-mail

Adres e-mail to niejako nasza wizytówka, jeśli więc nie posiadamy takiego, który prezentuje się profesjonalnie, najwyższy czas go założyć. Używanie adresu brzmiącego niepoważnie (np. rudy102) to błąd, który najczęściej popełniają studenci pierwszego roku, czyli osoby dopiero wchodzące w dorosłość. Sytuacji, w których będziemy musieli prowadzić oficjalną korespondencję z wykładowcami, pracodawcami czy urzędnikami będzie sporo, dlatego założenie skrzynki z adresem opatrzonym naszym imieniem i nazwiskiem jest koniecznością. Jeśli nazwa konta jest zajęta, spróbujmy nieco ją zmodyfikować (zamiast jan.kowalski – jkowalski, jan.kowalski9678). Można także spróbować zmienić domenę. Poczta Interia oferuje ich wiele w ramach swojej usługi. Najpopularniejsza z nich to interia.pl, ale obok niej znajdują się także m.in.: poczta.fm, interia.com czy hub.pl. Ta ostatni pozwala na założenie konta we własnej subdomenie, np. jan@kowalski.hub.pl

Warto wiedzieć, że zakładając nowy adres, możemy tworzyć także aliasy do istniejących już kont. Ta opcja przyda się zwłaszcza wtedy, gdy poprzedni adres brzmi nieprofesjonalnie. Skrzynka pocztowa jest jedna, ale mamy dwa adresy mailowe, z których będziemy mogli odbierać wiadomości.

Na przykład, mając konto pocztowe zgrywusek@interia.pl możemy do niego dodać alias o nazwie anna.zet. Będziemy mieć dwa adresy zgrywusek@interia.pl i anna.zet@interia.pl, ale jedną skrzynkę.

Powitanie i pożegnanie

Gdy mamy już oficjalny adres e-mail, możemy przejść do korespondencji. Przygotowując wiadomość, zacznijmy od jej treści, dopiero na końcu wpiszmy adres odbiorcy oraz temat. Lepiej się trzymać tej zasady, by uniknąć wysłania przez przypadek niegotowej wiadomości.

Wciąż wiele trudności sprawia forma, od której należy rozpocząć pisanie e-maila. Większość już wie, że nie należy stosować zwrotu „Witam”. Dlaczego? Ponieważ takiego powitania używamy wyłącznie, gdy przyjmujemy gości, poprawne jest również użycie go w sytuacji, gdy prowadzący program wita słuchaczy bądź widzów.

Jak w takim razie rozpocząć wiadomość? To zależy, do kogo się zwracamy. Jeśli jesteśmy z odbiorcą maila na stopie koleżeńskiej, można zacząć od „Cześć”, „Hej”, tego typu przywitania z wołaczem lub samego wołacza („Olu”, „Wojtku”), przy czym nic się nie stanie, jeśli w takiej nieoficjalnej korespondencji zamiast wołacza zastosujemy mianownik („Ola”, „Wojtek”). Wtedy też na zakończenie wiadomości należy użyć adekwatnej formy: „Pozdrawiam”, „Całuję”.

W oficjalnej korespondencji powyższe formy są niedopuszczalne. W takiej sytuacji najlepiej użyć zwrotu „Szanowna Pani/Panie” lub mniej oficjalnego „Dzień dobry”. Można również zwrócić się do odbiorcy, wykorzystując jego tytuł naukowy lub stanowisko: „Pani Profesor”, „Panie Redaktorze”, „Pani Dyrektor”, „Szanowny Panie Doktorze”. Jeśli korespondencja nie wymaga aż tak oficjalnej formy, ale mimo wszystko należy zastosować zwrot grzecznościowy, możemy rozpocząć maila od: „Pani Jadwigo”, „Panie Piotrze”. Jak zakończyć taką wiadomość? Najbardziej stosowne formy w takim przypadku to: „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”.

Podział tekstu

Istnieją również zasady odnośnie tego, jak należy dzielić tekst graficznie. Najpierw wydzielamy nagłówek. Jeśli zwrot powitalny zakończony jest przecinkiem, treść maila rozpoczynamy małą literą, gdy zdecydujemy się na wykrzyknik, kolejne zdanie zaczynamy wielką literą. Treść wiadomości piszemy w następnym wersie, a jeśli jest długa, dzielimy ją na akapity. Następnie wydzielamy zwrot pożegnalny, a na końcu – podpis. Praktycznym rozwiązaniem jest utworzenie stopki z imieniem i nazwiskiem, która będzie się pojawiać automatycznie w każdym wysyłanym przez nas mailu.

Styl wiadomości

Pamiętajmy, że podobnie jak w tradycyjnej korespondencji, zaimki osobowe (Cię, Ciebie, Twoja, Wasz) oraz zwroty grzecznościowe (Pani, Dyrektor, Doktor, Redaktor) zapisujemy wielkimi literami. Oczywiście musimy również pamiętać o poprawnej pisowni, zwróćmy uwagę na interpunkcję i ortografię. W oficjalnej korespondencji nie wolno nam używać emotikonów. Istotne jest także właściwe sformatowanie tekstu, używajmy wyłącznie jednego standardowego fontu o kolorze czarnym. Jeśli bardzo chcemy podkreślić jakąś informację, możemy zmienić kolor na czerwony lub pogrubić istotny fragment tekstu, ale nie używajmy w tym celu wielkich liter – w internecie przyjęło się, że tak napisane słowa wyrażają krzyk.

Treść maila

Treść wiadomości powinna być konkretna, rzeczowa i zwięzła, by odbiorca mógł szybko się zorientować, co chcemy mu zakomunikować. Trzymajmy się przyjętych zasad tworzenia pism oficjalnych. Jeśli e-mail ma charakter informacyjny, postarajmy się jak najprościej przekazać komunikat. W przypadku gdy wnioskujemy, musimy określić przedmiot wniosku i wypisać argumenty na uzasadnienie prośby. Unikajmy emocjonalnego stylu i językowych ozdobników. Zwięzła forma wypowiedzi nie oznacza, że wiadomość może być napisana niestarannie. Nie stosujmy skrótów, mogą one sprawić, że nasz e-mail stanie się niezrozumiały. Adresat nie powinien się domyślać, co chcieliśmy przekazać. Naszym zadaniem jest napisanie wiadomości w taki sposób, by wszystko było jasne.

Załącznik i temat

Na koniec pozostaje dodanie ewentualnych załączników. Bezwzględnie należy używać programu antywirusowego, jego brak może doprowadzić do przypadkowego przesłania odbiorcy złośliwego oprogramowania. Nie wysyłajmy e-mailem dużych plików, by nie zapełniać niepotrzebnie skrzynki odbiorcy. O wysyłanym załączniku wspomnijmy w treści maila, żeby odbiorca go nie przegapił. Warto też krótko napisać, co się w nim znajduje.

Istotne jest także odpowiednie zatytułowanie maila, wiadomość bez tytułu może trafić do spamu. Nie powinien on brzmieć tajemniczo. Ujmijmy krótkim zwrotem, co znajduje się w treści, by w przyszłości odbiorca mógł łatwo odnaleźć wiadomość. Na koniec wpisujemy adres e-mail odbiorcy.

Odpowiadanie na wiadomości

Po otrzymaniu odpowiedzi nie zwlekajmy długo z odpisaniem. Jeśli nie możemy zrobić tego od razu, oznaczmy maila gwiazdką, by szybko do niego wrócić. Przyjęło się, że na wiadomości służbowe odpisujemy w ciągu jednego dnia roboczego. Z odpowiedzią na prywatną wiadomość możemy poczekać parę dni, szczególnie gdy osoba, która do nas pisze, w pilnej sprawie może skontaktować się z nami telefonicznie.

Partnerem publikacji jest Poczta Interia


Rozwiąż nasze quizy:

QUIZ ortograficzny. Czy wiesz, jak zapisać te rzadko używane wyrazy?

Bardzo trudny QUIZ z wiedzy ogólnej. Nieliczni zdobywają 100 proc.

QUIZ: Byłeś uczniem w PRL? Z łatwością odpowiesz na te pytania, choć przy 9. może być różnie