Buziaczek? Lepiej nie 

Zanim siądziesz do napisania wiadomości, sprawdź nazwę swojego maila. Nie wysyłamy maili z kont typu: buziaczek@interia.pl czy misiek19@interia.pl, ponieważ nie są one odpowiednie do oficjalnych wiadomości. Najlepiej, aby nasz mail składał się z imienia i nazwiska np. annanowak@interia.pl. Jeśli taki adres jest zajęty, spróbuj dodać do niego liczbę – np. rok urodzenia lub drugie imię.

Następnie uzupełniamy rubrykę pt. temat. Nigdy nie zostawiamy jej pustej. Wykładowca może dostawać od kilkunastu do kilkudziesięciu maili dziennie, a brak tytułu utrudnia odpisywanie, ponieważ nie informuje o temacie wiadomości. Taki mail może zostać uznany jako spam lub po prostu przeoczony.

Witają gospodarze – jakich zwrotów nie używać

Najważniejszą zasadą jest użycie poprawnego zwrotu grzecznościowego. Do wykładowcy nie piszemy: „witam” lub „cześć”, gdyż możemy nie otrzymać odpowiedzi na naszą wiadomość. Maila należy rozpocząć od słów: „Szanowna Pani Profesor/Szanowny Panie Profesorze” – pamiętajmy, żeby użyć właściwego tytułu naukowego, ignorancja w tym zakresie nie jest mile widziana. Warto pamiętać, że nie każdy wykładowca jest profesorem, a potoczne używanie tego określenia na niektórych nauczycieli w liceach ma charakter wyłącznie umowny, nie ma na to miejsca w murach wyższej uczelni. Dopuszczalne w powitaniu (choć znacznie mniej lubiane) jest także zwykłe „dzień dobry”.

Jeśli piszemy do wykładowcy po raz pierwszy, warto na początku wiadomości napisać: kim jesteśmy, na jakim kierunku studiujemy, na którym roku jesteśmy oraz na jakiej uczelni się uczymy (ewentualnie można te informacje zawrzeć w tytule maila). Są to ważne informacje, gdyż wykładowca nie pamięta wszystkich studentów, a także może wykładać na kilku różnych uczelniach. 

Krótko, zwięźle i na temat 

Kiedy się już przedstawimy, przechodzimy do sformułowania treści naszej wiadomości. Starajmy się pisać zwięźle i na temat, ale w sposób kulturalny. Należy również wystrzegać się słownictwa potocznego oraz przed wysłaniem sprawdzić, czy w naszej wiadomości nie ma żadnych literówek. 

Jak już sprawdziliśmy naszego maila i jesteśmy pewni, że jest on poprawny, to czas zabrać się za prawidłową formę pożegnania. Kończąc naszą wiadomość nie piszemy: „Pozdrawiam”, „do zobaczenia” lub „do usłyszenia”, gdyż są to sformułowania nieoficjalne i w takich kontaktach niedopuszczalne. Najczęstszymi zwrotami pożegnalnymi są: „Z poważaniem” oraz „Z wyrazami szacunku”. 

Powyższe wskazówki warto stosować nie tylko do korespondencji z wykładowcami, ale także we wszelkich kontaktach oficjalnych. Formy grzecznościowe w komunikacji są podstawą. Dzięki ich stosowaniu złapiecie lepszy kontakt z wykładowcom i nie najecie się wstydu z powodu źle napisanego maila.

 

Przykładowy mail:

Szanowna Pani Profesor,

 

zwracam się z uprzejmą prośbą o informacje dotyczącą osób, które zostały zwolnione z przystępowania do egzaminu.

 

Z poważaniem

Anna Nowak