Dynamiczny postęp technologiczny, ewolucja środków komunikacji międzyludzkiej i zmieniające się warunki społeczne i gospodarcze wpłynęły w przeciągu ostatnich lat na tradycyjne wzorce komunikowania społecznego. Do niedawna dominującym sposobem kontaktowania się ludzi relacje bezpośrednie (rozmowa), ewentualnie pośrednie, ale spersonalizowane (korespondencja listowna, rozmowy telefoniczne). Bezpośrednie sposoby komunikowania przynosiły szereg korzyści osobom w nich uczestniczącym. Przede wszystkim następowało zacieśnianie więzi emocjonalnych, fizycznych i społecznych. Niestety ostatnimi czasy można obserwować zmiany w tradycyjnych formach komunikowania. Szybki i dynamiczny styl życia współczesnych ludzi doprowadził do sytuacji, kiedy niejednokrotnie nie ma czasu na zwykłą, bezpośrednią rozmowę, na kontakt z rozmówcą twarzą w twarz. Dodatkowo rozwój najnowszych technologii elektronicznych i cyfrowych przyczynił się do wyparcia tradycyjnych form komunikacji. Współczesnemu, zabieganemu i zapracowanemu człowiekowi o wiele łatwiej jest skorzystać z poczty elektronicznej, czy komunikatorów internetowych niż napisać i wysłać list pocztą lub pokusić się o bezpośrednie spotkanie i rozmowę z inną osobą.

Pomimo obserwowanego procesu wypierania tradycyjnych form komunikowania zarówno te stare, jak i nowe muszą spełniać pewne kryteria, zasady, schematy, aby można było mówić o nich w kategoriach komunikowania międzyludzkiego i społecznego.

Komunikacja werbalna jest swoiście ludzkim sposobem wymiany zakodowanych w słowach i zdaniach mówionych i pisanych informacji. Komunikacja międzyludzka, określana równolegle mianem komunikacji interpersonalnej jest złożonym procesem nadawania, przekazywania i odbierania sygnałów, który odbywa się na wielu płaszczyznach. Owe sygnały są zróżnicowane treściowo i formalnie, a ich wymiana służy doskonaleniu współpracy i porozumienia pomiędzy ludźmi. Sygnały te pod względem treściowym mogą nieść ze sobą informacje, emocje, postawy, opinie, doświadczenia. W procesie komunikowania wyróżnia się następujące elementy: nadawcę, komunikat, kanał, którym komunikat jest przekazywany, odbiorcę i konteksty, w których znajdują się zarówno nadawca, odbiorca, jak i komunikat pomiędzy nimi. W procesie komunikacji interpersonalnej funkcje nadawcy i odbiorcy powinny być wymienne. Oznacza to, ze na przykład w rozmowie dwóch osób najpierw jedna z nich jest nadawcą a druga odbiorcą, po czym dochodzi do zmiany ról i odbiorca staje się nadawcą, a nadawca odbiorcą. Poza tym koniecznym warunkiem komunikacji interpersonalnej jest, aby nadawca i odbiorca porozumiewali się tym samym kodem, na przykład, aby porozumiewali się w tym samym języku. Istotne jest również, by nadawca i odbiorca przypisywali jak najbardziej zbliżone znaczenie komunikatom, które przesyłają. W skutecznej komunikacji polega to na tym, że nadawca formułując komunikat koduje coś, co sam ma na myśli. Natomiast odbiorca rozkodowując odebrany komunikat powinien przypisać mu podobne znaczenie tak, aby komunikat stał się zrozumiałym.

Proces komunikowania międzyludzkiego przebiega na dwa zasadnicze sposoby:

- werbalny, czyli słowny;

- niewerbalny, czyli pozajęzykowy.

Komunikowanie interpersonalne może przybierać trzy zasadnicze odmiany kooperacji:

- współpraca, ma miejsce wówczas, gdy osoby komunikujące się mają wspólny cel koordynacji i modyfikacji wspólnych zachowań,

- rywalizacja, jest typem kooperacji, w którym jednostki podejmują konkurencję i rywalizację, które mogą prowadzić nawet do zawziętej walki i konfliktu,

- neutralność wynika z obojętności względem siebie partnerów interakcji, obcości, braku zainteresowania.

Jedną z odmian komunikowania interpersonalnego jest komunikowanie społeczne. Jest to zjawisko definiowane na wiele różnorodnych sposobów. W kategoriach interakcji może być rozumiane jako fundamentalny proces społeczny, polegający na wzajemnym oddziaływaniu na siebie członków społeczności w ramach ciągłych interakcji, dzięki czemu kształtowane jest poczucie wspólnoty, następuje wymiana i transformacja znaczeń, idei, poglądów, sądów, emocji. Poprzez komunikowanie społeczne dochodzi również do zaspokojenia jednej z podstawowych potrzeb społecznych, jaką jest potrzeba zrozumienia, aprobaty i akceptacji.

Komunikacja społeczna może przebiegać na różnych wymiarach. Pierwszym wymiarem jest tak zwana komunikacja intrapersonalna. Polega ona na komunikowaniu się z samym sobą, prowadzenie wewnętrznych rozmów ze swoimi myślami, uczuciami, doświadczeniami. Drugim wymiarem komunikacji społecznej jest komunikacja interpersonalna - wymiar najbardziej powszechny. Jej warunkiem jest komunikacja pomiędzy co najmniej dwoma osobami. Kolejnym wymiar stanowi komunikacja wewnątrzgrupowa, zwana inaczej intragrupową, która odbywa się pomiędzy członkami małych, nieformalnych grup społecznych. Natomiast pomiędzy grupami społecznymi następuje kolejny wymiar komunikacji społecznej, czyli komunikacja międzygrupowa. Zaś pomiędzy dużymi i formalnymi strukturami społecznymi dochodzi do komunikacji instytucjonalnej. Natomiast najszerszym wymiarem komunikacji społecznej jest komunikacja masowa, inaczej powszechna, która łączy w sposób potencjalny i realny wszystkich członków i podmioty społeczeństwa, co możliwe jest dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii.

Komunikacja interpersonalna, zarówno werbalna, jak i niewerbalna spełnia określone funkcje. Partnerzy interakcji, czyli poszczególne jednostki lub podmioty społeczne mogą wspólnie dążyć do osiągnięcia pożądanych i cenionych celów oraz wartości. Oto najważniejsze funkcje komunikacji interpersonalnej werbalnej i niewerbalnej:

- funkcja deskryptywna: dzięki możliwościom komunikowania można nazywać i opisywać składniki otaczającego ludzi środowiska społecznego i materialnego, jak również generować i wyrażać myśli, poglądy, wyobrażenia i spostrzeżenia.

- funkcja ekspresyjna: daje możliwość ekspresji osobowości rozmówcy, dzięki czemu ma on swobodę w wyrażaniu swoich przeżyć, uczuć i nastrojów.

- funkcja impresyjna: dzięki niej partnerzy interakcji mają możliwość świadomego i zorganizowanego nadawania i odbierania zakodowanych w komunikatach informacji.

- funkcja socjotechniczna: obejmuje ona różnorodne techniki, dzięki którym możliwe jest wywieranie wpływu na inne osoby, optymalizacja porozumiewania i współdziałania międzyludzkiego.

- funkcja socjalizacyjna: umożliwia przygotowanie jednostek do pełnienia niezbędnych w funkcjonowaniu społecznym ról i postaw społecznych oraz uczenie obowiązujących w społeczeństwie norm i wartości, które są powszechnie akceptowane.

Zarówno komunikacja werbalna, jak i niewerbalna mają swoje odmiany: sformalizowaną i potoczną, a każda jednostka powinna znać zasady posługiwania się każdą z tych odmian, ponieważ różnią się one między sobą przeznaczeniem. Używanie języka potocznego sprawia, że komunikacja między jednostkami staje się bardziej ludzka. Komunikacja potoczna wpływa na zbliżanie się ludzi do siebie i zacieśnianie więzi pomiędzy nimi, poprzez zmniejszanie dzielącego ich dystansu. Dzięki niemu zwiększa się spójność grup nieformalnych: rodzinnych, koleżeńskich, towarzyskich. Język potoczny charakteryzuje się zaangażowaniem emocjonalnym, swobodą i elastycznością, cechuje go również większa częstotliwość stosowania różnego typu komunikatów niewerbalnych. Natomiast używając języka sformalizowanego musimy kierować się sztywnymi i precyzyjnie określonymi zasadami prowadzenia konwersacji. Jest to każdorazowo rzeczowa rozmowa, służąca przede wszystkim wymianie informacji w postaci schematycznie zorganizowanych treści. Pomiędzy uczestnikami tego typu interakcji występuje ściśle określona granica interpersonalna, której przekroczenie jest równoznaczne ze złamaniem zasad komunikacji formalnej. Ten typ komunikacji nie służy więc zacieśnianiu więzi międzyludzkich, jest sztywny i uschematyzowany.

Badania komunikowania wykazują, że za pomocą komunikatów pozajęzykowych przekazujemy o wiele więcej ukrytych informacji niż poprzez komunikaty werbalne, w związku z tym nie można bagatelizować znaczenia tego typu komunikacji. Spośród form komunikacji niewerbalnej najbardziej powszechne są: gesty, mimika, kontakt wzrokowy i fizyczne, modulacja głosu, przestrzeń intymna, wygląd zewnętrzny, postawa i ubiór. Niewerbalny język ciała spełnia funkcje różniące się od funkcji komunikacji werbalnej. Na przykład drogą pozawerbalną możemy powtarzać informacje, które przekazujemy drogą słowną. Powszechnie znane są gesty akceptacji i nagany, które stosowane są równolegle z informacjami werbalnymi. Komunikacja niewerbalna może też służyć wzmacnianiu komunikatów mówionych poprzez mimikę, gesty, wzrok, dotyk. Ale może być również tak, że komunikaty niewerbalne są stosowane zamiast komunikatu językowego. Na przykład zamiast słowa "bądź cicho" można położyć palec na ustach. Dzięki komunikatom pozawerbalnym możemy kierować konwersacją, regulować długość wypowiedzi, kolejność mówienia, przerwy. Niestety komunikaty niewerbalne mogą służyć także ukrywaniu i kamuflowaniu faktycznych myśli, uczuć, postaw. Objawia się to unikaniem spojrzenia w oczy rozmówcy, tak zwana "kamienna twarz", relacje dotykowe nieadekwatne do komunikatów werbalnych. Spośród innych funkcji komunikowania niewerbalnego wymienia się funkcją syntaktyczną, dzięki której organizowane są zachowania rozmówcy; funkcję semantyczną polegającą na zaprzeczaniu, akcentowaniu, poszerzaniu znaczeń, akcentowaniu odniesienia; funkcję pragmatyczną, dzięki której możliwe jest wpływanie na zachowanie partnerów interakcji i określanie swojego stosunku do nich, wyrażanie swojej indywidualnej i grupowej tożsamości.

Najpopularniejszym sposobem komunikowania międzyludzkiego jest rozmowa. Odbywająca się pomiędzy dwoma osobami nazywana jest dialogiem, natomiast pomiędzy większą liczbą osób określana jest mianem polilogu. Każda rozmowa powinna składać się z trzech etapów. Etap pierwszy to nawiązanie kontaktu oraz rozpoczęcie rozmowy. Etap drugi to już rozmowa właściwa. Etap ostatni to zakończenie rozmowy. Umiejętność słuchania jest niezbędnym warunkiem skutecznej rozmowy. Aktywne słuchanie wymaga zaangażowania od osoby słuchającej oraz umiejętności empatycznych, dzięki którym słuchacz potrafi zrekonstruować świat z perspektywy osoby mówiącej. Aby skutecznie słuchać nie wystarczy pozwolić drugiej osobie mówić i jedynie milczeć. Umiejętność słuchania jest o wiele bardziej skomplikowana. Prawdziwe słuchanie wymaga od słuchacza zrozumienia dla osoby mówiącej, cieszenia się jej obecnością, udzielania mu pomocy i wsparcia. Podczas gdy przeciwieństwem prawidłowego słuchania jest pseudosłuchanie, które polega na tym, że w rzeczywistości nie słucha się osoby mówiącej, tylko udaje to dla osiągnięcia jakiś własnych celów. Cele te mogą być różne, na przykład zdobycie sympatii drugiej osoby, chęć zdobycia potrzebnych informacji, zbieranie dowodów przeciwko komuś, granie na zwłokę, upewnianie się co do intencji drugiej osoby.

Prowadzenie rozmowy powinno odbywać się według określonych zasad, powinny być one automatycznie i podświadomie stosowane przez uczestników rozmowy. Jedynie w przypadku rozmowy sformalizowanej można zaplanować przebieg rozmowy, kolejność wypowiedzi, temat i czas jej trwania. Natomiast w przypadku rozmowy spontanicznej kwestie te powinny mieć charakter spontaniczny i wynikać bezpośrednio w trakcie trwania rozmowy. Są również sytuacje, kiedy nie powinna zmieniać się liczba osób uczestniczących. Fundamentalna zasada rozmowy prowadzonej w dużej grupie osób zakłada, że kiedy mówi jedna osoba, to pozostałe powinny jej słuchać. Natomiast w momencie, kiedy jedna osoba kończy mówić, to głos próbują podejmować inne osoby, wtedy odzywa się kilka głosów jednocześnie. Ale kiedy głos jednej osoby już zdominuje rozmowy wtedy pozostałe powinny umilknąć i oddać jej głos. Czas, w którym powinien zostać przekazany głos innej osobie wynosi średnio ok. 1 sekundy. W momencie, kiedy on się przedłuża wiadomo, że osoba, która do tej pory słuchała nie chce przejąć roli nadawcy. W rozmowie bardziej formalnej może być tak, że osoba, która kończy rozmowę może przekazać glos kolejnemu rozmówcy, poprzez wskazanie na niego. Również w zależności od charakteru rozmowy czas i długość wypowiedzi może być ograniczona np. do kilki zdań, kilku minut, lub też może odbywać się bez ograniczeń.

Dojrzała komunikacja interpersonalna powinna uwzględniać następujące zasady: spójności, ekspresyjności, poprawności i zrozumiałości gramatycznej, grzeczności, skromności, aprobaty, ekonomiczności, kooperacji, spójności interpersonalnej, cierpliwości, ironii, cierpliwości, zainteresowania drugą osobą oraz tak zwaną zasadę Pollyanny, polegającą na unikaniu trudnych i drażliwych tematów, a także podtrzymywanie optymistycznej atmosfery.

Zarówno mówienie, jak i słuchanie może napotykać na różne bariery zakłócające i utrudniające prawidłową komunikację. Zestaw najczęstszych barier komunikacyjnych wyodrębnił T. Gordon. Oto one:

- Wydawanie poleceń, sterowanie, dyrygowanie;

- Dydaktyzm, moralizowanie, przesadne i uniżone proszenie;

- Narzucanie pomysłów, chęć nadmiernego doradzania, sugerowanie niepotrzebnych rozwiązań (nierealnych lub typowych);

- Przestrzeganie proszenie, nakłanianie;

- Stosowanie logicznej argumentacji w celu przekonania rozmówcy

- Osądzanie, schlebianie, potępianie, krytykowanie;

- Ubliżanie, zawstydzanie, wyszydzanie;

- Interpretacja, spekulacja, opiniowanie;

- Uspokajanie, dodawanie otuchy, ubolewanie;

- Dopytywanie się, wypytywanie;

- Zmienianie tematu rozmowy, rozśmieszanie rozmówcy.

Podobnie z uważnym słuchaniem - również można wymienić szereg przeszkód i barier tego procesu. Słuchając nie należy porównywać sytuacji, zdarzeń, problemów (np. mówiąc "ona miała ten sam problem i jakoś sobie poradziła"). Nie należy domyślać się, co może powiedzieć druga osoba i wyprzedzać ją, albo kończyć za nią zdania. Nie należy również przygotowywać potencjalnych odpowiedzi oraz filtrować. Utożsamianie się i skojarzenia również są barierą słuchania. Słuchając nie powinno się również sprzeciwiać za bardzo, ale też zbyt mocno przekonywać o swoich racjach. Barierami słuchania są również zmienianie toru rozmowy, próby zjednywania sobie rozmówcy, albo przygotowywanie wcześniejsze rad.

Dzięki wyżej wymienionym zasadom można wypracować sobie sposób efektywnego słuchania, zaś najbardziej optymalną jego formą jest słuchanie aktywne. Najskuteczniejszym jego narzędziem jest parafraza, czyli powtarzanie własnymi słowami tego, co przed chwilą powiedział nasz współrozmówca. Dzięki takiemu powtarzaniu osoba mówiąca czuje się komfortowo, bo czuje, że jest słuchana, zaś osoba słuchająca łatwiej zapamiętuje treść rozmowy, dzięki czemu można uniknąć wielu nieporozumień, a rozmowa jest na bieżąco komentowana. Oprócz parafrazowania równie skuteczne w aktywnym słuchaniu jest precyzowanie. Polega ono na odnoszeniu się do wypowiedzi, która wydaje się słuchaczowi niejasna. Można zapytać o to, co rozmówca ma na myśli, a wówczas będzie to dla rozmówcy znak, że go słuchamy.

Prawidłowa komunikacja umożliwiła rozwój ludzkości. W szczególności komunikacja interpersonalna, dzięki której formowały się społeczeństwa, społeczności i grupy. Te zaś dzięki umiejętnościom komunikacyjnym mogły kształtować swoją kulturę i cywilizację. Każdy człowiek każdego dnia, godziny i minuty staje wobec różnych interakcji komunikacyjnych, dlatego niezbędnym jej warunkiem jest znajomość jej zasad i reguł, których respektowanie przyczynia się do postępu ludzkości.