Podstawą prawną funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego jest ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym ( Dz. U. z 1997 r., nr 121, poz. 769 ze zm. ).
Krajowy Rejestr Sądowy to zbiór danych, poszeregowanych ze względu na ich charakter, na trzy działy:
- rejestr przedsiębiorców,
- rejestr stowarzyszeń, fundacji, organizacji społecznych, zawodowych i publicznych zakładów opieki społecznej,
- rejestr dłużników niewypłacalnych.
Krajowy Rejestr Sądowy spełnia dwie zasadnicze funkcje:
- funkcję informacyjną - dotyczy udostępniania danych znajdujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym określonym podmiotom w szybki i sprawny sposób; informacje te mogą dotyczyć statusu prawnego partnera, jego sytuacji finansowej w zakresie określonych funkcji, sposobu reprezentowana; KRS jest bowiem centralą rejestrującą dane wszystkich podmiotów, na które ustawa nakłada obowiązek rejestracji
- funkcję legalizacyjną - wpis jest podstawą podjęcia działań już jako podmiot gospodarczy, bez wpisu nie można podjąć żadnych czynności prawnych, często zdarza się, iż dopiero z chwilą wpisu podmiot uzyskuje osobowość prawną.
System rejestrowy przeszedł niedawno istotne zmiany w stosunku do poprzednich przepisów dotyczących rejestrowania podmiotów gospodarczych. Zalety nowej regulacji są następujące:
- Stworzyła ona szansę na pełne przestrzeganie zasady jawności, co wpłynęło na wyeliminowanie "szarej strefy" gospodarczej.
Jawność i dostępność oraz możliwość analizy wszystkich danych znajdujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym umożliwia lepszą orientacje na rynku przedsiębiorców- działających w obrocie gospodarczym osób oraz kapitałów rynkowych - z uwagi na poszeregowanie tych danych w odpowiedni, przydatny sposób. Aktualnie rejestry prowadzone są przez sądy rejonowe i urzędach gminy i rejestrują przedsiębiorców z danego okręgu, i tylko informacje ich dotyczące można tam uzyskać.
Ta tradycyjna metoda rejestracji uniemożliwia szybszy przepływ informacji. Wprowadzenie centralnego Krajowego Rejestru Sądowego w systemie informatycznym wpłynie na znaczne zwiększenie sprawności i szybkości przekazywania bazy danych osiągalnych w każdym sądzie czy punkcie udzielającym takich informacji. Dane zgromadzone w Rejestrze dotyczą przedsiębiorców z całego kraju, a nie tak jak wcześniej - tylko z jednego okręgu.
- Lepsza koordynacja działań w zakresie walki z przestępczością, głównie
zorganizowaną.
Jako dodatkowy instrument do walki z przestępczością zorganizowaną, Krajowy
Rejestr Sądowy odgrywa ważną rolę w zakresie danych w nim zgromadzonych
dotyczących przedsiębiorców i konkretnych cech ich działalności. Informacje te mogą
być udostępnianie bezpłatnie odpowiednim służbom państwowym.
- Możliwość uzyskania pełniejszej informacji o przedsiębiorcy, co wpływa na
przejrzystość obrotu gospodarczego.
Zawarte w nowym Krajowym Rejestrze Sądowym dane są istotne dla obrotu gospodarczego jako dostarczające konkretnych informacji o przedsiębiorcy. Tymi informacjami są między innymi: informacje dotyczące zaległości podatkowych i celnych, informacje o zaległościach wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych , informacje dotyczące listy wierzycieli i niespłaconych wobec w terminie nich wierzytelności. W Krajowym Rejestrze Sądowym utworzono nowy nieznany wcześniej, rejestr dłużników niewypłacalnych ( RDN ) w celu gromadzenia danych osób fizycznych, prowadzenie z którymi działalności gospodarczej może wiązać się z zwiększonym ryzykiem gospodarczym.
4. Możliwość zwiększenia zysku dla budżetu poprzez uregulowanie zaległości podatkowych
wobec Skarbu Państwa.
Poprzez rejestr dłużników można wpływać na zwiększenie dyscypliny finansowej wśród
dłużników i innych wierzycieli pod katem uregulowania zaległych zobowiązań.
5. Eliminacja wykorzystywania do prowadzenia działalności gospodarczej form
organizacyjno - prawnych fundacji i stowarzyszeń.
Wprowadzenie w Krajowym Rejestrze Sądowym rejestru fundacji i stowarzyszeń
wyeliminuje możliwość prowadzenia działalności gospodarczej pod "przykrywką" innej.
6. Informatyzacja wpłynie na szybkość załatwiania i w konsekwencji zlikwiduje zjawisko
zalegania spraw w sądach rejestrowych poprzez przyspieszenie postępowania.
Ustawowy wymóg zgłaszania wniosków na urzędowych formularzach wpłynie na
ujednolicenie procedury sądowej dla wszystkich podmiotów oraz na znaczne jej
uproszczenie. Formularze ułatwią biurowości sądowej prace w systemie informatycznym.
7. Zintegrowanie już istniejących systemów informacyjnych.
Krajowy Rejestr sądowy wykorzystuje informacje z baz danych PESEL i REGON,
dostarczane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, sądy egzekucyjne, sądy
upadłościowe, Komisję Papierów Wartościowych, Urząd Ochrony Konkurencji i
Konsumentów, urzędy skarbowe. Konieczność integracji rejestrów z KRS-u z rejestrami
PESEL I REGON wpłynęła na współprace w tym zakresie pomiędzy Ministrem
Sprawiedliwości a Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji i Głównym
Urzędem Statystycznym.
8. Dążenie do ujednolicenia polskich standardów gromadzenia danych o działalności
gospodarczej ze standardami unijnymi.
Model rozwiązania przyjęty w nowej ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym -
elektroniczny rejestr centralny - został zaaprobowany przez ekspertów Unii Europejskiej
oraz Banku Światowego i zalecany przez Unię dla wszystkich państw członkowskich.
9. Współpraca o dużym zasięgu między sądami a gminami
Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym nakłada na gminy w art. 2 ut. 2 obowiązek
wykonywania czynności pomocniczych dotyczących prowadzenia rejestru w zakresie
zapewniania zainteresowanym dostępu do Polskiej Klasyfikacji Działalności ( PKD ),
urzędowych formularzy wniosków niezbędnych dla rejestracji osób fizycznych
prowadzących działalność gospodarczą i spółek jawnych, oraz udostępnienia dla każdego
zainteresowanego informacji o wysokości opłat, sposobie uiszczania i właściwości
miejscowej sądów prowadzących Krajowy Rejestr Sądowy.
Krajowy Rejestr Sądowy funkcjonuje od 1 stycznia 2001 r. z zastrzeżeniem wyjątków:
- dotyczącego prowadzenie przez gminy ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych indywidualnych lub jako wspólników spółki cywilnej ( na podstawie nowej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z 2004 r. )- miały one funkcjonować przy gminach do 31 grudnia 2001 r.; od stycznia 2007 r. wejdą nowe przepisy dotyczące rejestru działalności gospodarczej,
- dotyczącego spraw, które były wszczęte przed wejściem w życie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym;
przepisy wprowadzające ustawę ( art. 6 ) nakazywały prowadzenie spraw przedsiębiorców dotyczących dalszych wpisów do ówczesnych rejestrów według dotychczasowych przepisów, gdy sprawę wszczęto pod rządami starej ustawy, a nie zakończono do momentu wejścia w życie nowej ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Do I części rejestru - rejestru przedsiębiorców - wpisuje się następujące podmioty:
- od stycznia 2002 r. - osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- spółki,
- przedsiębiorstwa państwowe,
- przedsiębiorstwa zagraniczne,
- oddziały przedsiębiorstw zagranicznych działających w Polsce,
- spółdzielnie,
- jednostki rozwojowo - badawcze,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
- główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
- inne osoby prawne wpisywane do rejestru na podstawie przepisów szczególnych.
W II części rejestru - rejestru stowarzyszeń i innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, publicznych zakładów opieki społecznej, wpisuje się:
- fundacje,
- stowarzyszenia,
- stowarzyszenia kultury fizycznej,
- cechy,
- izby gospodarcze,
- Związek Rzemiosła Polskiego,
- Społeczno - zawodowe organizacje rolników,
- Związki zawodowe ( w tym związki zawodowe rolników indywidualnych ),
- Związki zawodowe pracodawców,
- Publiczne zakład opieki zdrowotnej,
- Jednostki samorządu zawodowego niektórych podmiotów gospodarczych,
- Kolumny transportu sanitarnego.
W rejestrze dłużników umieszcza się:
- Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w przypadku ogłoszenia ich upadłości lub oddalenia prawomocnego wniosku o ogłoszenie ich upadłości z powodu braku majątku wystarczającego na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego, albo jeśli umorzono prowadzoną wobec nich egzekucję sądową lub administracyjną z powodu nieuzyskania sumy przez egzekucję wyższej od kosztów egzekucyjnych,
- Wspólników, gdy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania spółki całym swym majątkiem, z wyłączeniem jednak komandytariuszy w spółce komandytowej gdy ogłoszono jej upadłość lub jeśli wniosek o ogłoszenie upadłości oddalono gdyż brak było majątku wystarczającego do pokrycia kosztów postępowania upadłościowego lub umorzono prowadzoną egzekucje administracyjną lub sądową z powodu nieuzyskania sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych,
- Dłużników zobowiązanych do wyjawienia stanu majątku na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego dotyczących postępowania egzekucyjnego,
- Osoby pozbawione możliwości prowadzenia działalności gospodarczej przez sąd w toku postępowania upadłościowego; dotyczy to działalności prowadzonej na własny rachunek, pełnienia funkcji pełnomocnika lub reprezentanta przedsiębiorcy, członka rady nadzorczej, komisji rewizyjnej w spółce akcyjnej, z ograniczona odpowiedzialnością bądź spółdzielni,
- Na wniosek wierzyciela mającego tytuł wykonawczy względem dłużnika - dłużnicy, którzy w ciągu 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia stwierdzonego tytułem wykonawczym nie spełnili.
Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym dokonywana jest na urzędowych formularzach ( np. wnioski o ujawnienie danych, o zmianę danych ). Konieczne jest wniesienie odpowiedniej opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Formularze te są dostępne w sądach i w urzędach gminnych z zastrzeżeniem jednak, iż w gminach znajdują się formularze wniosków dotyczących rejestracji spółek jawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Obecnie na podstawie ustawy dostępnych jest 69 wzorów formularzy urzędowych. Umożliwiają one wpis do rejestru wszystkich rodzajów funkcjonujących na rynku polskim podmiotów.
Obecnie w 20 Sądach Rejonowych w kraju funkcjonują wydziały Krajowego Rejestru Sądowego.
