Normy prawne zawarte są w różnego rodzaju aktach prawnych: kodeksach, ustawach i innych. Również instytucja pełnomocnictwa uregulowana jest w akcie prawnym - kodeksie cywilnym, natomiast zasady pełnomocnictwa procesowego znajdują się w kodeksie postępowania cywilnego.

Pełnomocnictwo to oświadczenie jednostronne danej osoby ( mocodawcy ), na podstawie którego upoważnia ona inną osobę ( pełnomocnika ) do działania w jej imieniu i w ten sposób wywoływania skutków prawnych w sferze prawnej mocodawcy.

Stronę można reprezentować, w zależności od jej rodzaju, w dwojaki sposób:

  • na podstawie właśnie pełnomocnictwa - opartego na oświadczeniu woli strony mocującego określony podmiot do podejmowania czynności procesowych w jej imieniu i na jej rzecz w trakcie postępowania cywilnego,
  • jako przedstawiciel ustawowy - także na podstawie prawa, dotyczy sytuacji, gdy osoba jej ubezwłasnowolniona częściowo lub całkowicie oraz niepełnoletnia - wtedy jej przedstawicielem zazwyczaj jest każde z rodziców, gdy mają władzę rodzicielską lub kurator - gdy takiej władzy nie mają; w przypadku osób ubezwłasnowolnionych jest to kurator; przedstawiciel ustawowy ma dbać o dobro danej osoby, reprezentować ja przed sądem i innymi organami oraz chronić prawnie.

Mogą ustanowić pełnomocnika:

  1. osoby fizyczne posiadające pełną zdolność procesową, będące stronami w postępowaniu,
  2. osoby prawne posiadające zdolność sądową,
  3. jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające zdolność sądową,
  4. przedstawiciele ustawowi stron.

Osoby fizyczne mogą ustanowić jako swojego pełnomocnika : małżonka, wstępnych, zstępnych, rodzeństwo, współuczestnika sporu ( tzn. osobę, która również bierze udział w postępowaniu po tej samej stronie ), a także pełnomocników zawodowych - adwokata i radcę prawnego, a w zakresie spraw dotyczących własności przemysłowej - rzecznika patentowego.

W przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnikiem może być adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy ( sprawy własności przemysłowej ) oraz pracownicy tych osób prawnych i jednostek organizacyjnych.

W niektórych sprawach, na podstawie przepisów szczególnych, pełnomocnikami mogą być także inne osoby, jak np. w sprawie alimentacyjnej może to być prawnik jednostki organizacyjnej w gminie, właściwej do spraw pomocy rodzinie.

Ze względu na zakres działania, pełnomocnictwo można podzielić na dwa rodzaje:

  • pełnomocnictwo ogólne - dotyczy prowadzenia wszystkich spraw mocodawcy w ramach zwykłego zarządu, np. administrowanie budynkiem, stałe reprezentowanie mocodawcy,
  • pełnomocnictwo szczegółowe - dotyczące wykonania konkretnej, określonej czynności, np. kupno wskazanej rzeczy; niekiedy w przepisach prawnych wskazane jest, iż do dokonania danej czynności niezbędne jest pełnomocnictwo szczegółowe.

Pewne specyficzne uregulowania dotyczące pełnomocnictwa znaleźć można w kodeksie postępowania cywilnego. Jest to pełnomocnictwo do poszczególnych czynności, jak np. złożenie określonego wniosku, odbiór pism procesowych, udział w oględzinach itd., ale nie jest to pełnomocnictwo procesowe. Pełnomocnictwo procesowe nawiązuje się bowiem zazwyczaj na podstawie oświadczenia strony lub jej przedstawiciela ustawowego złożone pisemnie lub ustnie do protokołu. W przypadku, gdy stronę nie stać na pełnomocnika zawodowego, a jest on konieczny z uwagi na charakter sprawy lub istniejący przy niektórych czynnościach przymus adwokacki ( np. sporządzenie skargi kasacyjnej ), sąd może na posiedzeniu wyznaczyć pełnomocnika zawodowego z urzędu. Osoba mająca pełnomocnika z urzędu jest zazwyczaj także zwalniana z kosztów sądowych.

Zakres pełnomocnictwa procesowego jest ściśle zakreślony w kodeksie postępowania cywilnego. Obejmuje ono całość czynności procesowych, zaczynając od wniesienia pozwu a kończąc na czynnościach egzekucyjnych i obiorze kosztów postępowania od strony przeciwnej. Nie obejmuje ono natomiast zawarcia ugody i zrzeczenia się roszczenia.

Każda ze stron może posiadać więcej niż jednego pełnomocnika, ale licz ich dla jednej nie może przekraczać trzech. W przypadku zaś zasądzenia kosztów procesowych, strona przeciwna zwraca koszty reprezentacji przez tylko jednego pełnomocnika.

Z uwagi na charakter działań bądź pełnomocnika ( w imieniu i na rzecz mocodawcy ), wywołują one bezpośrednie skutki w sytuacji prawnej mocodawcy. Wyjątek stanowi przypadek, gdy na rozprawie mocodawca występuje wespół z pełnomocnikiem. Może on wówczas niezwłocznie zmienić lub odwołać decyzje podjęte przez swojego pełnomocnika.

Pełnomocnictwo procesowe wygasa w następujących sytuacjach:

  • śmierci lub utraty zdolności sądowej mocodawcy,
  • śmierci pełnomocnika lub utraty przez niego zdolności procesowej albo kwalifikacji niezbędnych do uznania za pełnomocnika ( np. w przypadku rozwodu ),
  • wypowiedzenie pełnomocnictwa przez jedną ze stron; może ona zrobić to w każdym czasie; wypowiedzenie jest skuteczne w odniesieniu do sądu - z chwilą wpłynięcia wypowiedzenia do sądu, zaś w odniesieniu do innych uczestników postępowania - w momencie doręczenia im przez sąd zawiadomienia o wypowiedzeniu.

Gdy pełnomocnictwo wypowiedział pełnomocnik zawodowy, ma on obowiązek reprezentować stronę jeszcze przez dwa tygodnie od momentu wypowiedzenia, chyba że mocodawca zwolni go od tego obowiązku.

W przypadku zaś, gdy pełnomocnikiem jest inny podmiot, obowiązek reprezentacji po złożeniu wypowiedzenia pełnomocnictwa, obowiązuje go, gdy jego brak mógłby narazić mocodawcę na szkodę.

Przepisy prawne przewidują jedne przypadek, gdy można reprezentować stronę bez odpowiedniego umocowania. Jest to tzw. falsus procurator. Jest to możliwie, gdy konieczne jest dokonanie danej czynności procesowej, a udzielenie pełnomocnictwa jest niemożliwie, z uwagi na np. wyjazd strony za granicę. W takim przypadku stronę w postępowaniu może reprezentować osoba, co do której istnieje duże prawdopodobieństwo, że gdyby strona była w stanie udzielić pełnomocnictwa, udzieliłaby go właśnie tej osobie. Sąd może jej wstąpienie uzależnić od złożenia odpowiedniego zabezpieczania na poczet kosztów reprezentacji. Sąd także wyznacza termin do przedstawienia przez tą osobę pełnomocnictwa procesowego wystawionego przez stronę lub oświadczenia strony o potwierdzeniu dokonanych do tej pory przez osobę czynności procesowych. Brak potwierdzenia i bezskuteczny upływ terminu powoduje, że dokonane czynności przez tą osobę uważa się za niebyłe, a strona przeciwna może żądać zwrotu kosztów związanych z działaniem tej osoby.